Теоретичні засади ведення бібліотечного фонду
Облік бібліотечного фонду - це фіксоване за встановленими правилами відомостей про величину, вартість, склад, рух фонду та їх накопичення для кількісної та якісної характеристики його стану. До обліку віднесено всі операції з організованого оформлення належності документів до фонду з моменту їх надходження до бібліотеки.
Облік бібліотечного фонду незалежно від способів його ведення -традиційних або з використанням комп'ютерних технологій - повинен забезпечувати повноту та достовірність облікової інформації, документоване оформлення кожного надходження до фонду та вибуття з нього, сумісність прийомів та форм обліку, їх надійність в умовах застосування традиційної та автоматизованої технологій. , відповідність номенклатури показників обліку бібліотечного фонду аналогічним показникам державної статистики [1]
Облік є формою документованого спостереження за станом БФ, що здійснюється з метою контролю за його якістю та безпекою. Цілі обліку: накопичення фактичної інформації про фонд для подальшого аналізу та прийняття рішень щодо його вдосконалення; складання реальних моделей фонду, необхідних для порівняння їх з ідеальними моделями та оцінки на цій основі якості БФ; стеження рухом документів задля забезпечення їх безпеки. [14]
Документи, в яких ведеться облік БФ, мають статус фінансових документів суворої звітності і їх необхідно зберігати до ліквідації бібліотеки. Вони повинні зберігатися у сейфах, доступ до них строго обмежується. При веденні електронного обліку обов'язковим є роздрук паперової копії облікових документів.
Зобов'язання з фінансування та матеріально-технічного забезпечення бібліотекиприймає він засновник. Він затверджує статут бібліотеки, у якому мають бути закріплені: юридичний статус, джерела фінансування, основні завдання діяльності, умови доступності, майнові відносини між бібліотекою та її засновниками, порядок управління. Майнові та фінансові відносини між бібліотекою та її засновником регулюються чинним законодавством та установчими документами (ст. 22 Закону N 78-ФЗ).
Бібліотеки мають право:
Бібліотеки мають переважне право на придбання документів, що випускаються за федеральними державними програмами книговидання, і першочергове придбання документів бібліотек, що ліквідуються.[19]
У зв'язку з тим, що в будь-якій бібліотеці існують і використовуються не тільки документи, які збираються для задоволення інформаційних запитів, а й документи іншого призначення, виникає необхідність розрізняти, які з них повинні бути облікові, а які - ні.
Об'єктами обліку є всі документи, незалежно від їх виду, матеріальної конструкції, носія та знакової природи інформації, що надходять до бібліотеки, так і вибувають з фонду. Документи, які не підлягають обліку як частина фонду: програмні продукти, які є інструментом для працівників бібліотеки; матеріали, що купуються для оформлення або інших підсобних робіт, не пов'язаних із комплектуванням БФ (настільні або настінні календарі, постери тощо); кіно- фото- та звукозаписи, призначені для проведення культурних заходів; управлінська документація бібліотеки; документи особистого характеру; матеріали, створені бібліотекою своєму обладнанні без введення у законный оборот.[15]
Результатом обліку БФ є достовірна документована інформація про реальний станфонду, що характеризує: обсяги фонду та окремих підфондів, а також їх приріст; кількісний розвиток БФ протягом усього часу його існування; вартісні характеристики БФ; наявність та місцезнаходження кожного документа у фонді.[16]
Облікова інформація про фонди впливає на багато сторін діяльності бібліотеки: упорядковує рух документів у бібліотеці; забезпечує контроль за збереженням фонду; служить обґрунтуванням для розрахунку величини необхідних штатів, приміщень, фінансів тощо; дозволяє порівнювати обсяги фондів різних бібліотек, оцінювати ефективність їхньої діяльності та використання в них різних видів ресурсів; становить основу планування діяльності бібліотеки. [11] Зазвичай облік ведеться як централізовано, а й кожним структурним підрозділом, яке встановлює і контролює наявність свого підфонду, що дає керівникам підрозділів можливість краще знати свою частину фонду, полегшує її перевірку. До обліку бібліотечного фонду висувають такі вимоги: обов'язковість його ведення всіма без винятку бібліотеками; повноту, тобто. надання достатньої інформації як про кожну облікову одиницю, так і про групу одиниць, виділених за тією чи іншою ознакою, а також БФ загалом. Щоб відповідати цим вимогам, облік може бути безперервним, тобто. не мати перепусток із самого початку комплектування. Необхідна точність та ретельність ведення обліку, що забезпечується документуванням надходження та вибуття кожної одиниці БФ. Облік базується на первинній документації (рахунках, накладних, квитанціях тощо), що супроводжує кожне нове надходження до фонду. За її відсутності надходження документують актом. Такої ж юридичної грамотності вимагають підстави виключення документів їх із фонду.
Точністьзалежить від акуратності ведення облікової документації. Всі записи належить вести чітко, розбірливо, без позначок і підчисток. Неправильні записи наголошують, щоб можна було прочитати те, що було написано. Над закресленим поміщають правильний текст і засвідчують його.
Важливою є оперативність обліку. Неврахований документ наражається на ризик бути втраченим, заплутує технологічні процеси. Не менш важливими є простота, уніфікація та стабільність облікових записів, їх збіг з обліковими одиницями використання фонду. Це дозволяє зіставити фонди різних бібліотек у просторі та часі, робити висновки про якість та ефективність їх оформлення. Облікова одиниця має бути єдиним цілим, відповідати завданням розміщення та збереження фонду, полегшувати його перевірку.
Уніфікація методів, форм та одиниць обліку вступників і вибувають документів забезпечується застосуванням ГОСТів і виконання вимог бухгалтерського обліку. [12]