Удосконалення бізнес-процесів за допомогою Microsoft Office Visio 2003 - Програмні продукти

Одне з найактуальніших завдань, що стоять перед сучасною українською компанією – це вдосконалення бізнес-процесів та системи управління загалом. Використовуючи Microsoft Visio 2003, бізнес-аналітик може спростити та прискорити основні роботи щодо опису системи управління компанією.

Опис системи управління

Оптимально спроектовані бізнес-процеси здатні реалізувати стратегічні цілі організації та надати можливість системного аналізу для прийняття обґрунтованих бізнес-рішень.

Формалізацією та документуванням систем управління сьогодні займаються консультанти з управління, фахівці зі стратегічного та організаційного розвитку, ІТ-фахівці та менеджери з якості. При цьому найбільше часто вони стикаються з вирішенням наступних завдань:

опис та оптимізація бізнес-процесів;
проектування системи управління для нового бізнес-напряму;
використання автоматизованих систем управління;
побудова системи управління якістю.

Опис системи управління, як правило, включає модель бізнес-процесів компанії, організаційну структуру і документи, що фіксують посадові обов'язки і відповідальність співробітників компанії за той чи інший процес.

Модель бізнес-процесів компанії

Модель визначає діяльність підприємства як системи бізнес-процесів і показує, що робиться у компанії, і які результати виходять у результаті. Під бізнес-процесом розуміється цілеспрямована послідовність дій, які призводять до заданого результату, цінного підприємствам. Найбільш простим способом побудови моделі бізнес-процесу є застосування однієї зпоширених графічних нотацій, у своїй бізнес-процес зображується з допомогою діаграми з допомогою спеціальних графічних символів.

Організаційна структура показує ієрархію посад і підрозділів в організації і включає розподіл основних функцій підприємства, зон відповідальності і повноважень по ієрархічних сходах управління.

Графічно організаційна структура зображується як діаграми, де блоками показуються підрозділи і посадові особи підприємства, а лініями - відносини підпорядкованості з-поміж них.

На сьогоднішній день більшість технологій бізнес-моделювання ґрунтуються на використанні графічних діаграм. З огляду на це компанія Microsoft включила у свою систему створення бізнес-діаграм і схем Microsoft Visio 2003 спеціальні засоби для опису бізнес-процесів та організаційної структури компанії.

Для моделювання бізнес-процесів Visio 2003 пропонує бізнес-аналітику шаблони для створення 7 видів діаграм:

Basic Flowchart;
Cross-Functional Flowchart (з вертикальним або горизонтальним розташуванням доріжок);
EPC (Event-driven Process Chain);
IDEF0;
DFD (Data Flow Diagrams) у двох нотаціях: Гейна-Сарсона та Йордана-Де Марко;
WFD (Work Flow Diagram)

З перерахованих нотацій найбільш популярними є IDEF0 та EPC.

Нотація моделювання IDEF0 базується на методології структурного аналізу та проектування SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Діаграма процесу "Закупівля ТМЦ", зображена за допомогою нотації IDEF0

Елементами графічної мови нотації IDEF0 є процеси (зображується прямокутним блоком) і стрілки, що позначають входи та виходи процесу. Усьогопередбачено 4 типи стрілок, які різняться залежно від того, до якої грані прямокутника вони приєднані.

Типи стрілок нотації IDEF0

Тип стрілки	Входить у процес	Призначення
Вхід Input	зліва	Ресурси (матеріали, інформація), які споживає чи перетворює робота
Вихід Output	Праворуч	Результат праці
Управління Control	Зверху	Керуючий вплив
Механізм Mechanism	Знизу	Механізми, виконавці, які виконують роботу

Таке позначення відображає певні системні принципи: входи перетворюються на виходи, управління обмежує чи наказує умови виконання перетворень, механізми показують, хто виконує чи з допомогою чого виконується функція.

Інший важливий принцип методології – ієрархічна декомпозиція процесів (робіт): процес можна представити у вигляді послідовності складових його підпроцесів. Декомпозицію можна виконувати до необхідної міри подробиці опису процесу.

Нотація IDEF0, як правило, використовується для опису бізнес-процесів верхнього рівня компанії. Вона дозволяє легко і наочно зобразити склад основних процесів, виходи бізнес-процесів, що зображують заданий результат їх виконання та входи, що показують, які ресурси потрібні для отримання результату.

Для забезпечення навігації за ієрархічними моделями бізнес-процесів Visio 2003 дозволяє створювати гіперпосилання з однієї діаграми на іншу. Наприклад, можна задати, щоб при клацанні мишею по процесу відкривалася сторінка з діаграмою його декомпозиції.

Діаграма процесу "Обробказамовлення", зображена за допомогою нотації EPC

Для опису бізнес-процесів нижнього (операційного) рівня можна використовувати нотацію EPC, розроблену Інститутом інформаційних систем Університету Саарланда (Німеччина) у співпраці з компанією SAP AG. Ключова особливість EPC діаграм - опис бізнес-процесу як послідовності подій, що чергуються, і функцій.

Основні графічні елементи діаграми EPC:

функції,
події,
організаційні одиниці, відповідальні за виконання функцій,
інформаційні чи матеріальні об'єкти, що використовуються при виконанні функцій,
конектори (AND, OR, XOR).

На відміну від нотації IDEF0, нотація EPC дозволяє зручно описати нелінійне виконання бізнес-процесу. За допомогою конекторів можна позначити деякі функції процесу, які виконуються паралельно, а деякі лише при настанні певних умов.

Другим кроком опису системи управління є побудова моделі організаційної структури. Для вирішення цього завдання Visio 2003 містить шаблон Organization Chart, який дозволяє швидко створити ієрархічну діаграму посад та підрозділів компанії та визначити їх параметри.

У шаблоні Organization Chart міститься набір графічних елементів, що позначають види посад:

executive - керівник вищої ланки,
manager - керівник,
position - посада,
consultant - консультант,
vacancy - вільна вакансія,
assistant – помічник.

Якщо організаційна діаграма виходить великою і її складно розмістити на одному аркуші, Visio 2003 дозволяє розбити організаційну діаграму на кілька сторінок. Коли створено верхню частинуорганізаційну діаграму, її можна продовжити описувати на новій сторінці, починаючи з обраного підрозділу. Елементи, що позначають один і той же підрозділ на різних сторінках, синхронізуватимуться між собою при зміні назви та параметрів підрозділу.

Власники процесів

Після опису організаційної структури необхідно визначити власника процесу у складі керівників і менеджерів компанії. Власник - це особа, яка відповідає за результат процесу і має повноваження для розпорядження ресурсами (матеріальними, трудовими тощо), необхідними для його виконання. Для того, щоб призначити воадельця процесу на діаграмах IDEF0 необхідно завести параметр «Process owner» у всіх процесів і внести в нього назву посади з організаційної структури.

Заповнення властивостей процесу

За розробленими моделями бізнес-процесів Microsoft Visio 2003 дозволяє сформувати звіти у форматі:

сторінки Microsoft Excel,
веб-сторінки (HTML-файл),
visio shape для впровадження звіту як таблицю Excel у діаграму Visio,
файл XML.

Наприклад, для отримання звіту за процесами із зазначенням керівників процесів необхідно налаштувати звіт, вказавши необхідні колонки, і запустити його виконання.

Сформований звіт про процеси у форматі Microsoft Excel

Відмінною рисою Visio 2003 є простота та зручність створення діаграм та інтеграція з іншими продуктами Microsoft Office. Завдяки цьому фахівці, які побачили Visio вперше, вже через кілька годин починають створювати діаграми бізнес-процесів та організаційних структур і використовувати ці діаграми в документах Microsoft Word.

BusinessStudio

Якщо бізнес-аналітику потрібні додаткові можливості з моделювання бізнес-процесів, існує велика кількість додатків на базі Microsoft Visio 2003. Одним з них є система бізнес-моделювання Business Studio, створена українськими розробниками. Додатково до можливостей Visio 2003 вона дозволяє за моделлю бізнес-процесів автоматично сформувати пакет регламентних документів у форматі Microsoft Word або HTML.