Управління запасами погляд через призму ефективності

Денис Салтиков, провідний консультант практики Distribution компанії Columbus

Операційна ефективність та роль товарних запасів

Підвищення операційної ефективності – одне з ключових цілей менеджменту підприємства. Що розуміється під терміном «операційна ефективність»? У широкому значенні це максимізація прибутку на одиницю вкладень у ході операційної діяльності. Однак за цим простим визначенням ховається безліч нюансів. Наприклад, на якому тимчасовому відрізку досягати максимуму? На горизонті 1 року ефективна (дає максимальний прибуток) одна модель управління, але в горизонті 5 років – зовсім інша.

Навіть якщо горизонт пошуку оптимуму чітко позначений, підвищити ефективність операцій складно через велику кількість факторів. До останніх значною мірою ставляться операції ланцюга поставок, починаючи з виникнення попиту і закінчуючи взаєминами з постачальниками. Це і прогнозування попиту, і обробка замовлень клієнтів, товарне резервування та складські операції, розподіл запасів між складами, закупівля від постачальників та власне виробництво.

Що вигідніше – закуповувати чи виробляти? Нарощувати запаси чи нарощувати потужності за нерівномірного попиту? Як правильно – постачати продукцію на замовлення чи відвантажувати зі складу? Який обсяг запасів підтримувати у разі вибору стратегії відвантаження зі складу? Яка кількість персоналу є оптимальною? Як забезпечити необхідний рівень сервісу і який є прийнятним? Використовувати свою логістику чи переходити на послуги аутсорсингу? Розвивати мережу складів чи використовувати центральний склад відвантаження?

Це лише мала частина питань, які ставлять менеджери,намагаючись побудувати ефективний ланцюг поставок. Узагальнюючи вищесказане, підвищення операційної ефективності – це рішення управлінської задачі з великою кількістю змінних та масою граничних умов.

У цій статті я навмисне розглядаю термін «ефективність» у межах однієї галузі – товарних та/або сировинних запасів. Чому саме запаси? Товарні запаси - це, як правило, вкрай ресурсомістка річ. Великі запаси означають великі гроші, великі склади, багато персоналу, об'ємні транспортні потоки. Грамотно керуючи запасами, можна значною мірою підвищити ефективність власного ланцюга поставок та підприємства загалом.

Ефективний товарний запас – різний погляд на завдання

Отже, товарний запас. Його аналізують, вимірюють, контролюють, оптимізують, нарощують перед високим сезоном та знижують у часи ринкових спадів. Йому приділяють багато уваги бухгалтери, економісти, логісти, постачальники і навіть фахівці з продажу. Запас вимірюється в тоннах та палетомісцях, в одиницях складського обліку та у фінансовому вираженні; він може оцінюватися за собівартістю та ціною продажів. Його багатоликість породжує першу проблему: чий підхід до оцінки запасу точніше і чия точка зору на те, яким має бути товарний запас, правильна.

Що говорять спеціалісти компанії?

Економіст: – Обороти падають, треба обмежити постачання та знижувати запаси!

Спеціаліст відділу замовлень: - Зниження запасів неприпустимо, інакше впаде рівень сервісу.

Продакт-менеджер: – Необхідно розширити асортиментний перелік та виводити застарілі товарні позиції з обігу.

Директор складського комплексу: - Склади заповнені на 94%. Подальше зростання запасів може зменшити швидкість обробкивантажів.

- Нам треба збільшити запаси, щоб підстрахуватися на випадок зростання попиту.

Фінансовий менеджер: – У нас обмежені можливості щодо оплати нових поставок! Величезна сума заморожена у наявних запасах.

Операційний директор: – Підвищуйте оборотність, зберігаючи необхідний рівень сервісу та необхідний асортимент у наявності. І так, криза на подвір'ї, не заморожуйте ліквідність та заощаджуйте кошти компанії!

До речі, навіть при впровадженні ERP-системи як одна з бізнес-цілей проекту, як правило, фігурує завдання «зниження складських запасів». Це завдання часто формулюється безвідносно рівня сервісу або згадування сезонності попиту, що призводить до однобічного трактування ефективності.

Який запас вважати правильним? Як досягти консенсусу серед різних точок зору? Чи варто нескінченно знижувати запаси чи є розумна межа? Як рівень необхідних запасів пов'язаний із продуктовою специфікою та специфікою бізнесу? Дуже важливо в рамках вироблення єдиної операційної стратегії компанії визначити узгоджені критерії ефективності, що описують набір бізнес-правил та показників, що оцінюються. В іншому випадку розбіжності між підрозділами щодо трактування стану запасів тільки наростатимуть і призводитимуть до управлінських колапсів.

Критерії ефективності системи управління запасами

На виробничих підприємствах або підприємствах-дистриб'юторах, де компанія Columbus бере участь у впровадженні ERP-системи Microsoft Dynamics AX 2012 та її ранніх версій, завдання побудови ефективної системи керування запасами є важливим складником проекту.

Як правило, специфіка компаній-замовників полягає у величезномупродуктовому асортименті, наявності географічно розподіленої мережі складів зберігання, а часто - і наявністю власного виробництва. Складність побудови ефективної системи управління також збільшується при обмеженні виробничих та складських ресурсів, наявності коротких термінів придатності та дуже вимогливих до сервісу клієнтів. Усе це обтяжується викликами нового часу – кризою ліквідності, обмеженням над ринком фінансових запозичень, як наслідок, високими вимогами до оборотності капіталу.

З урахуванням цих непростих умов ефективність системи управління запасами оцінюється в кількох напрямах одночасно:

Товарна оборотність оцінюється за собівартістю та в одиницях складського зберігання
Рівень клієнтського сервісу – розраховується частка відвантажень, виконаних вчасно у вартісному вираженні, в одиницях складського обліку, у кількості замовлених товарних позицій
Частка та обсяг неліквідів (відсоток низькооборотних товарних позицій від загального обсягу запасів)
Відсутній асортимент, out-of-stock (частка товарних позицій з нульовою кількістю, доступною до обіцянки щодо загальної кількості товарних позицій, за якими прийнято рішення про запас, що постійно підтримується)
Продукція з терміном придатності, що минув (або закінчується терміном придатності, або з терміном придатності, що не задовольняє вимогам клієнтів до залишкового терміну придатності)
Відсоток завантаження складських площ контролюється для запобігання переповненню складу та зниження швидкості обробки вантажів.

Перші два пункти повинні обов'язково вимірюватися та розглядатися спільно. Не можна стверджувати, що досягнуто ефективне зниження рівня товарнихзапасів, якщо у своїй знизився рівень сервісу. Чотири пункти, що залишилися, можна використовувати як додаткові ключові індикатори, якщо їх специфіка присутня в бізнесі замовника. Спільно ці метрики дозволять оцінити, як змінилася ефективність системи управління запасами.

Специфіка відображення операцій в ERP-системі Microsoft Dynamics AX 2012 дозволяє збирати та аналізувати дані для оцінки будь-якого з перерахованих вище показників. У деяких випадках доцільно задіяти зовнішню BI-систему, реалізація механізмів звітності залежить від специфіки та умов проекту впровадження.

Про те, як підвищувати ефективність системи керування запасами, розповім у наступному матеріалі.