Ведення кадрового діловодства з нуля навчання, інструкція кадровика (2019 рік)

Ведення кадрового діловодства - це діяльність, спрямована на систематизацію документів персоналу і проведення роботи з ними.

Кадровий відділ існує у всіх організаціях і забезпечує безперебійну роботу з документами, а також своєчасне врахування всіх змін з боку підприємства та його співробітників.

Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Необхідна література

Для того, щоб швидше провести навчання діловодству та застосувати знання на практиці, фахівці рекомендують звернути увагу на такі друковані видання:

Організація кадрового діловодства з нуля

Організація кадрового діловодства з нуля має вибудовуватися поетапно так:

Встановлення спеціальних програм для комп'ютера, розрахованих щоб проводити грамотну документацію та інші справи, що стосуються кадрового діловодства.

На сьогоднішній день існує безліч програм, розрахованих для цих потреб. Проте керівники організацій традиційно вибирають 1С.

Вивчення документів організації.

Усі подані договори та документи мають відповідати, а не суперечити статуту організації. Це несе у собі важливу частину, передусім усунення розбіжностей із керівним складом чи з співробітниками.

Придбання чи самостійне виготовлення журналу реєстрації.

Документи, які будуть утримуватися у діловодстві фірми, мають бути узгоджені з вищим керівництвом.

Потрібно уточнити які з них будуть обов'язковими, а які можна відкласти, тому що звернення до них будепроводитися у поодиноких випадках. Важливо знати, які з них будуть у трудовому розпорядку, а які у бланках трудового договору.

Оформлення директора. Необхідно перевірити правильне заповнення всіх паперів, у яких має бути відбито, з якого числа працює керівник фірмі.

Створення штатного розкладу та правил для внутрішнього розпорядку, що розповсюджуються на всіх без винятку співробітників.

Якщо їх у фірмі немає, необхідно створити ці документи. Ці документи мають бути повністю узгоджені з керівником організації та перевірені за нормативними базами. Тобто, потрібно з'ясувати, чи не суперечать нововведення закону.

Створення типового трудового договору, який буде вигідним для організації, але не суперечитиме законодавчим нормам.

Потім потрібні основні документи.

Кадровий персоналне може обійтися без створення наступних паперів:

бланки за наказами;
договори про матеріальну відповідальність;
журнал реєстрації;
книги з обліку;
табель за робочим часом.
Після документів слід подбати про те, хто і як має вести трудові книжки.

Питання про їх зберігання та заповнення документів має вирішуватись вчасно та заздалегідь. На початковому етапі, коли персоналу на роботі зовсім мало, цим може займатися засновник фірми. З цього приводу має бути виданий спеціальний наказ. За його відсутності фірмі буде призначено серйозний штраф.

Якщо в майбутньому з'явиться людина, до чиїх обов'язків входитиме робота з документами, тоді буде видано новий наказ про призначення відповідальної особи.

Останній етап – набір працівників для працевлаштування.

Для цієї процедуризнадобиться:

накази про зарахування працювати;
оформлення трудових договорів;
наявність трудових книжок;
картки для працівників;
книга у тому, щоб враховувати трудові книжки.

Це далеко не все, що потрібно знати співробітнику, що починає з нуля, але такі дії є лишепершими азами у великому обсязі інформації, яку належить вивчити надалі.

Інструкцію з кадрового діловодства можна знайти тут.

Обов'язки спеціаліста з кадрів

У спеціаліста, що займається діловодством, велика сфера діяльності, що охоплює всі моменти в організації, пов'язані зі співробітниками та їх роботою. Отже, основними завданнями співробітника діловодства є:

Оформлення документів щодо відпустки, лікарняного та інших довідок.
Формування особистої справи кожного з сотрудников.
Підготовка та розробка табеля за робочим часом.
Проведення та підготовка кадрових наказів.
Розрахунок та наступне нарахування заробітної плати.

Зразок посадової інструкції кадровика-діловода завантажуйте тут безкоштовно.

Крім основних завдань, у співробітників цієї сфери діяльності існують ідодаткові завдання, такі як:

відстеження ринку із заробітної плати;
відстеження та запрошення кандидатів для працевлаштування;
складання списку відкритих вакансій в організації;
розробка положень про звільнення та прийом на роботу співробітників компанії.

Іноді працівник цього відділу займається оцінною діяльністю по роботі співробітників та складанням звіту з цієї теми.

Важливо знати, що відповідно до чинногозаконодавством, кадровик неспроможна розголошувати персональні дані працівника третім особам. Ця відповідальність лежить повністю у ньому.

Помилки, які допускаються у відділі кадрів

У будь-якій роботі можуть бути допущені помилки. Тому кадрове діловодство перестав бути винятком. Оскільки це складний процес і запам'ятати великий обсяг інформації багатьом співробітникам-початківцям складно, то основні з них полягають у наступному:

При оформленні та звільненні працівника.

Насамперед, це стосується оформлення. У наказі може бути не прописані умови за випробувальним терміном чи характер виконуваної роботи. Іноді помилки допускаються в ініціалах чи прізвищі співробітника, а також його робочому підрозділі. Тут важливо враховувати, що наказ, виконаний з припущенням помилок або виданий неуповноваженою на це особою, є недійсним.

Робота із трудовими книжками. За правилами, серію та номер цього документа потрібно вносити до книги обліку руху трудових книг, чого не все роблять.

Під час укладання трудового договору. Основні недогляди полягають у відсутності будь-якого з документів, необхідних для цієї процедури, або прийому на роботу громадян, які не здатні займатися зазначеним видом діяльності за станом здоров'я.

Накази Локальний нормативний акт для підприємства може бути виданий, але у ньому відсутня підпис керівника підприємства. Це грубе порушення і такий документ не має сили.

до змісту ↑

Відновлення порядку у кадровому обліку

В наявності мають бути всі необхідні документи, що належать до діловодства. До них відносять обов'язкові, спеціальні та необов'язкові.

Важливо, щоб усе було належним чином і на своїх місцях.

Необов'язковими також вартопридбати для того щоб убезпечити себе при проведенні перевірок в офісі.

Вивчення побажань керівника, і навіть як справи у компанії і чи відповідають вони заявленим наказам і локальним нормативним актам. У цей етап входить уважне вивчення установчих документів у створенні.

Визначення кола осіб, які брали участь у розробці відсутніх документів і тих працівників, які надалі будуть відповідальні за документообіг та його безпеку.

Аналіз штатного розкладу, який має бути виконано в уніфікованій формі.

Перевірка оформлення керівника, співробітників та трудових договорів у компанії.

Важлива частина – це вивчення попередніх наказів про прийом на роботу та особистих карток на співробітників, помилок у них не повинно бути.

Перевірка трудових книжок.

Перевірка переказів та переміщень співробітників у компанії, звільнень як минулих, так і поточних.

Завершальним етапом перевіряють робочий час кожного співробітника.

до змісту ↑

Автоматизація у діловодстві

Кадрове діловодство згодом стає дедалі складнішим, а компанії дедалі більше. Тому виходом з такої ситуації є автоматизація у відділі кадрів. На сьогоднішній день практично в кожній організації питання кадрів вирішують за допомогою автоматичних пристроїв.

Налагодження процесу автоматизації має відбуватися у кілька етапів:

Перший етап полягає у постановці мети для автоматизації. Найчастіше це налагоджена робота та ефективність встановленої системи.
Після визначення ефективності, необхідно зайнятися використанням системи, тобто створенням автоматичної бази.
Далі необхідно навчити співробітників працювати на наданомуобладнання.
Введення у систему даних із усіх документів організації є основним етапом. У цей час потрібно створити шаблони звітів.

Для коректного кадрового діловодства знадоблятьсянаступні програми :

передсистеми, тобто програми, які забезпечують облік;
HRM системи. Це система вирішальна проблема з автоматизацією кадрів. Це система, що зберігає інформацію на кожного з працівників;
WFM-система. У цих програм більше функцій проти звичайними програмами для автоматизації;
HCM-системи вирішальні питання як за кількісним показником персоналу, а й у якісному. Такі програми покращують роботу великих фірм приблизно на 15 відсотків.

Звичайно, можна відмовитися від нових технологій та здійснювати проведення робіт за старими способами. Однак прогрес не стоїть на місці, і надалі може виявитися так, що через неправильне автоматичне оснащення може відбутися порушення документообігу, яке може спричинити штраф .

Чи не знайшли відповіді на своє запитання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:

Це швидко та безкоштовно!