Відпустки алгоритм роботи з документами

Статті на тему

Процедура оформлення відпустки є досить трудомісткою. У той же час домогтися правильного оформлення документів і дотримання жорстких законодавчих строків нерідко можна, якщо дотримуватися простих правил документообігу. Сьогодні ми поговоримо про порядок ознайомлення працівника із наказом на відпустку, про те, як формувати номенклатурні справи за відпускними документами, скласти записку-розрахунок про надання відпустки працівникові та заповнити документи кадрової звітності.

Крок четвертий: знайомимо працівника із наказом

Важлива частина процедури оформлення відпустки – ознайомлення із наказом. Як свідчить практика, найпоширеніша помилка, виявлена під час перевірки кадрової документації, проведеної інспекторами з праці, – відсутність підписів працівників на наказах. Така помилка допускається кадровиками з різних причин: хтось не встигає ознайомити працівника з наказом до відпустки, тому що заява була подана незадовго до її початку, наприклад, за день.

Інший кадровик просто не надає значення процедурі ознайомлення і вважає, що можна ознайомити працівника з наказом після виходу з відпустки, а потім взагалі забуває про свій обов'язок. Зазвичай такі помилки припускаються кадрові працівники невеликих компаній,яких не налагоджено документообіг між відділом кадрів та бухгалтерією і в яких, як правило, мають місце затримки відпускних виплат. Адже недооформлений наказ (а відсутність підпису працівника на наказі свідчить саме про те, що наказ не оформлений відповідним чином) не може бути підставою для нарахування виплат бухгалтером. Що особливо важливо: виявивши під час перевірки наказ без підпису працівника, трудовий інспектор зробить зауваження та вимагатиме усунути недоробку, а якщо він вирішить, що ця помилка систематично повторюється, на компанію чекають штрафні санкції**.

Якщо працівник надав заяву на відпустку за день до її початку та керівництво погодило відпустку на таких умовах, вам найкраще оформити наказ на відпустку та передати її до бухгалтерії цього ж дня, щоб не допустити затримки виплат.

Щодо термінів ознайомлення працівника з наказом про надання відпустки тут не все однозначно. Справа в тому, що Трудовий кодекс не встановлює чітких термінів, у які необхідно ознайомити працівника. Однак відповідно до статті 136 Трудового кодексу роботодавець зобов'язаний виплатити працівникові відпускні не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. З чого випливає, що наказ на відпустку має бути передано на оплату не пізніше за той же термін. Зрозуміло, до оплати може бути прийнятий лише повністю оформлений документ, що містить усі необхідні реквізити та підписи.

Коли співробітник розписується на наказі, він повинен обов'язково проставити дату ознайомлення з ним.

Зазначимо також, що відповідно до пункту 5.6 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку*** відповідальність за своєчасне та якісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення у бухгалтерському облікуобліку та звітності, за достовірність даних, що містяться в документах, несуть особи, які створили та підписали ці документи.

Крок п'ятий: підшиваємо документи до номенклатурних справ.

Минулого номера ми розглянули, як формується номенклатура справ щодо відпускних документів, а також як вести облік таких документів. Номенклатурні папки, що містять накази про надання відпустки та підстави до наказів (заяви, довідки та ін.), зазвичай зберігаються у спеціалізованих книжкових шафах або картотеках. Папки мають бути пронумеровані, підписані та складені у порядку номенклатурних індексів. Підшивати документ до номенклатурної папки необхідно лише після того, як він буде повністю оформлений – це потрібно взяти за правило, тоді порядок у справах буде забезпечений. Зазвичай документи всередині номенклатурної справи розташовуються в хронологічній послідовності, починаючи з ранніх за датами документів. Як ми вже зазначали, систематизація та система зберігання документів мають забезпечувати швидкий та точний доступ до необхідних документів.

Правильність формування номенклатурних справ оцінюється при перевірках контролюючих органів.

Крок шостий: передаємо записку-розрахунок – отримуємо підпис бухгалтера

Насправді найчастіше записку-розрахунок оформляє лише бухгалтер, оскільки цей документ вважається формою бухгалтерської звітності. Але це хибно. Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику є документом, який готується спільно кадровиком та бухгалтером.

Першу (або лицьову) сторінку заповнює та підписує працівник кадрової служби. Завдання кадровика – надати бухгалтерії достовірну інформацію, на підставі якої буде розраховано відпускні. Записка-розрахунок додається до копії наказу про наданнявідпустки та передається до бухгалтерії під розпис. Другу сторінку записки, що містить розрахунок оплати відпустки, нарахування та утримання, заповнює та підписує бухгалтер.

Не затягуйте з підготовкою записки-розрахунку: у бухгалтера має бути час, щоб нарахувати та виплатити працівникові відпускні не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.

Не менш важливим складником процесу є розписка бухгалтера в отриманні документів. І тому кадровому працівникові краще мати у своєму арсеналі журнал передачі документів до бухгалтерії. У ньому можна відзначати, які документи коли і кому передаються. Це дозволить уникнути непорозумінь у тих випадках, коли, наприклад, виникне спірна ситуація щодо невчасно здійснених відпускних виплат та необхідності встановлення факту передачі того чи іншого документа до бухгалтерії для оплати.

Крок сьомий: заповнюємо графік відпусток

Офіційних вказівок щодо заповнення графіка відпусток немає. Основне завдання графіка – це документальне відображення часу та тривалості надання відпусток працівникам організації. З чого випливає, що в нього недостатньо внести інформацію про плановані дати відпусток працівників. Обов'язково має знайти відображення також інформація про фактично надані відпустки. На жаль, на практиці багато кадровиків про це забувають і залишають розділи 7, 8 та 9 графіка незаповненими. Тим часом дані в них обов'язково повинні вноситися працівником кадрової служби від руки протягом року з відходом співробітників організації у відпустку. Таким чином, графа 7 "Фактична тривалість відпустки" заповнюється після закінчення відпустки на підставі наказу про надання відпустки. А графи 8 та 9 заповнюються, якщо відпустка переноситься на іншуперіод.

Графік дозволяє систематизувати та відстежувати всю інформацію про відпустки працівників організації. І якщо кадровик використовуватиме його за призначенням і регулярно вноситиме в нього інформацію (підтримуватиме в актуальному стані), то зможе, по-перше, суттєво заощадити свій робочий час на пошуках інформації. А по-друге, йому не доведеться побоюватися зауважень з боку органів контролю.

Крок восьмий: робимо запис до особистої картки працівника

Для обліку відпусток конкретного працівника у його особистій картці уніфікованої форми № Т-2 передбачено розділ VIII. У цьому розділі враховуються всі відпустки, надані працівнику виходячи з виданих наказів. Відомості до цього розділу особистої картки вносяться строго після повернення працівника з відпустки. А це означає, що у разі змін, що відбуваються з відпусткою працівника (таких як відкликання чи перенесення), у цьому розділі обов'язково робиться відмітка на підставі наказів чи інших можливих документів: розпоряджень, доповідних записок тощо, коли не потрібно видання наказу .

Нерідко виникає необхідність розширити розділ «Відпустки», оскільки форма № Т-2 передбачає невелику кількість граф. Можна зробити доповнення до цього розділу у вигляді окремого чистого бланка з таблицею обліку відпусток.

Інформація, внесена до розділу «Відпустка» особистої картки працівника, береться за основу надалі при обліку стажу, що дає право на наступні щорічні оплачувані відпустки****, та стажу для нарахування компенсації за невикористані дні відпустки, у тому числі при звільненні. Тому вона завжди має підтримуватись кадровиком у актуальному стані.

* Закінчення. Початок у № 7, 2010.

** Стаття 5.27 КпАП РФ.

**** Відповідно до ч. першоїта другий ст. 121 ТК України.