Виявлення особливо цінних документів
Глава 1. Виявлення особливо цінних документів……………………………………. 5
Глава 2. Опис особливо цінних документів………………………………………………. 7
Глава 3. Облік та зберігання особливо цінних документів…………………………………………9
3.1 Страховий фонд особливо цінних документів……………………………………….9
3.2 Опис особливо цінних документів…………………………………………………10
3.3 Зберігання особливо цінних справ……………………………………………………….11
Список використаних джерел…………………………………………………………14
У документальному та архівному фонді організації або в особистому фонді можуть відкласти документи особливої цінності, що відображають важливі історичні події.
Тема «Особливо цінні документи» має актуальний характер у сучасних умовах.
Про це свідчить часте звернення людей до унікальних документів, оскільки особливо цінні документи містять інформацію про найважливіші факти та явища, що мають неминуча значення для державного управління, народного господарства, оборони країни, міжнародних відносин, наукових досліджень.
Федеральний закон «Про архівну справу України» дає такі визначення особливо цінних і унікальних документів (// Вітчизняні архіви. 2005. № 1. стор.4).
Особливо цінні документи – це документ Архівного фонду України, який має неминучу культурно – історичну та наукову цінність, особливу важливість для суспільства та держави та щодо якого встановлено особливий режим обліку, зберігання та використання.
Унікальний документ – це особливо цінний документ, що не має собі подібних за інформацією, що міститься в ньому, і (або) його зовнішніми ознаками, непоправний при втраті з точки зору його значення і (або) автографічність.
Визначення особливо цінних документів, крім Федерального закону «Проархівній справі України» також містяться в ГОСТ 7.48-2002 СІБІД.
Правила роботи державних архівів розглядають усі види робіт із особливо цінними документами. У правилах викладено загальні вимоги щодо створення оптимальних умов зберігання особливо цінних документів, їх розміщення в архівосховищі, видачі документів з архівосховища, до роботи з перевірки наявності та стану справ та документів; розглядаються питання забезпечення безпеки особливо цінних документів, зокрема питання створення страхового фонду копій особливо цінних документів.
Питання класифікації особливо цінних документів, що знаходяться на державному зберіганні, викладено в самостійному розділі. У ньому розглядаються два основні питання класифікації: віднесення документів до фонду (фондування) та систематизація справ у межах архівного фонду.
У розділах правил розглядаються питання обліку особливо цінних документів державних архівів та створення науково – довідкового апарату, розроблені на
основі принципу наступності цих видів робіт у державних та відомчих архівах та уніфікації облікових форм. У Правилах викладаються сучасні вимоги до науково-довідкового апарату особливо цінних документів архівів як комплексу взаємопов'язаних архівних довідників, які включають облікові та довідкові документи.
У Правилах роботи архівів розглядаються питання класифікації особливо цінних документів у межах архівного фонду, зберігання та підготовки документів особистого походження до передачі на державне зберігання та питання методичного забезпечення, планування роботи, роботи з кадрами, обліку та організації.
Оскільки робота з виявлення особливо цінних документів може проводитися у відомчому архіві, тобто в архіві організації, необхідно включити в"Правила роботи організації" розділ з особливо цінними документами.
У підручнику Є.В. Алексєєва «Архівознавство», 2002 р. особливо цінні документи не виділені в окремий розділ, що є істотним недоліком.
У 1983 році було видано «Методичні рекомендації щодо роботи з особливо цінними документами в державному архіві». Ця книга досі була єдиним виданням, що найбільш повно висвітлює це питання про роботу з особливо цінними документами.
Завданнями даної курсової є узагальнити дані відомості, які у джерелах і навчальної літературі про особливо цінних документах.
Глава 1. Виявлення особливо цінних документів
Перш ніж розпочати роботу з виявлення особливо цінних документів, необхідно ознайомитися з історією установи, визначити в які періоди могли створюватися найбільш цінні та цікаві документи.
У відомчому архіві виявлення особливо цінних документів насамперед беруться описи тих структурних підрозділів, які відбивають основну діяльність установи. Якщо справа містить особливо цінні документи, вона включається до переліку. У ньому вказується номер фонду, опису, номер справи, заголовок справи, у примітці даються позначки про фізичний стан та обсяг особливо цінного документа. Перелік розглядається на експертній комісії установи архівної установи. Після затвердження такі документи підлягають обліку.
Виявлення особливо цінних документів здійснюється у такій послідовності:
- Виявлення фондів, частин фондів;
- Виявлення справ за описами;
Визначення у складі Архівного фонду України особливо цінних документів здійснюється експертно – перевірною комісією (ЕПК) федерального державного архіву, ЕПК уповноваженого органу виконавчоївлади суб'єкта України у сфері архівної справи, експертно фондово – закупівельною комісією державного чи муніципального музею, експертною комісією державної чи муніципальної бібліотеки, ЕПК Архіву української академії наук та закріплюється обліковими документами архіву в установленому порядку.
ЕПК уповноваженого органу виконавчої влади суб'єкта України у сфері архівної справи має право делегувати повноваження щодо визначення
складі Архівного фонду України особливо цінних документів експертно – методичної (методичної) комісії державного архіву суб'єкта України.
На виявлені особливо цінні документи складаються анотовані переліки, що розглядаються ЕПК чи методичною комісією архіву та затверджуються керівництвом архіву. Після затвердження переліків проводиться комплекс робіт з обліку особливо цінних документів відповідно до вимог.
Виявлення унікальних та особливо цінних документів проводиться у плановому порядку найбільш кваліфікованими фахівцями на підставі галузевих науково – методичних розробок та методичних посібників, підготовлених в архіві.
Визначення у складі Архівного фонду України унікальних документів здійснюється відповідно до Регламенту Державного реєстру унікальних документів Архівного фонду України і включає:
- Заповнення на кожен виявлений потенційно унікальний документ листа обліку та опису унікального документа;
- розгляд експертно-методичною комісією (або іншим дорадчим органом) архіву поданих матеріалів;
- подання пропозицій про включення виявлених потенційно унікальних документів до Державного реєстру унікальних документів Архівного фонду України до відповідного уповноваженого органувиконавчої влади у сфері архівної справи.
При виявленні особливо цінних документів використовуються такі загальні критерії:
- значення установи – фондоутворювача;
- час створення документів;
- цінність інформації, що міститься в документах;
- юридична сила, справжність документів;
- Наявність художніх, палеографічних особливостей документів.
На підставі загальних критеріїв кожен архів організації уточнює критерії, виходячи зі специфіки матеріалів, що зберігаються в ньому.
Глава 2. Опис особливо цінних документів
При описі документів справи вказується їхня копійність.
Якщо документ (документи) справи анотується, вказівка про справжність чи копійність подається після анотації з великої літери.