Вимоги до сканування документів

Актуальність використання електронних документів велика як ніколи як між компаніями-контрагентами, так і при зверненні в офіційні органи. Ганна Федотова, юрист-консультант ТОВ "ІК Ю-Софт", вивчила вимоги інспекторів до сканів документів.

При роботі з офіційними електронними паперами між партнерами можна встановити свої вимоги до правил оформлення документів, у тому числі до сканів паперових оригіналів. А от при взаємодії з офіційними органами влади доведеться дотримуватись вимог чиновників. Слід зазначити, що на законодавчому рівні поки що немає єдиних вимог до сканованих паперів, тому такі правила встановлюються у кожному конкретному відомстві самостійно.

Вимоги до файлу

Зауважте, що в якості основних форматів представлення цифрових образів відсканованих документів повинні використовуватися TIFF та PDF. Використання інших форматів не рекомендується. Документи, що складаються з кількох сторінок, мають скануватися у багатосторінковому режимі. Тобто після оцифрування повинен вийти один файл, який містить образи всіх сторінок документа. Якщо документ складається з однієї паперової сторінки, можна використовувати формат JPEG. PDF-файл застосовується для повного представлення документа в електронному вигляді.

Думка податківців

Формат опису

Проект наказу

Якщо документи складені за форматами, встановленими ФНП, вони можуть бути направлені до інспекції в електронному вигляді з використанням будь-якого програмного забезпечення, у тому числі з використанням системи електронного документообігу Контур-Архів. ФНП вже розробила вимоги до формату матеріалів, складених на паперовому носії, і сканів, що подаються. Ці вимоги стосуються подання документів інспекторам щодозапиту відповідно до пункту 2 статті 93 НК РФ. Наразі підготовлено проект наказу Служби, яким планується затвердити вимоги до формату сканів.

Планується встановити такі вимоги: документ, оформлений на папері і витребуваний ревізорами, перетворюється на електронний образ шляхом сканування із збереженням реквізитів документа. Сам скан формується як файлів зображень у форматі TIFF, JPG, PDF, PNG. При цьому сканування повинно проводитися з роздільною здатністю не менше 150 і не більше 300 DPI (крапок на дюйм) з використанням 256 градацій сірого кольору.

5 Мб і не більше повинен бути сумарний розмір всіх файлів, що передаються в рамках однієї заяви.

Сканування має забезпечувати можливість вільного читання тексту, всіх реквізитів, дат, віз, резолюцій, інших написів, печаток, штампів та позначок. А електронний образ треба направляти до інспекції з використанням технологічного XML-файлу, формат якого встановлюється ФНП.

Документи, що направляються ревізорам, повинні бути завірені посиленим кваліфікованим електронним підписом особи, що перевіряється, або її представника. Ім'я файлу електронного образу, що представляється, повинне мати такий вигляд: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, де:

KD - префікс, що приймає чотиризначне значення, що дорівнює 1101 (витребовані документи);
О – ідентифікатор відправника, має вигляд: дев'ятнадцятирозрядний код (ІПН та КПП організації) – для організацій, дванадцятирозрядний код (ІПН фізособи, за відсутності ІПН – послідовність з дванадцяти нулів) – для фізосіб;
P – ідентифікатор кінцевого одержувача, чотирирозрядний код податкового органу відповідно до СОНО;
GGGGMMDD – дата формування файла;
N1, N2 - ідентифікаційні номери файлу (GUID).

Правдивий журнал роботи бухгалтера сьогодні. У виданні не публікуються теорії чи норми законів, всі тексти – реальний досвід бухгалтерів, директорів, юристів та кадрових працівників. Цікаву статтю для себе в кожному номері знайде будь-який співробітник компанії.