Вивчаємо правила етикету що робити, якщо відвідувач прийшов на зустріч раніше за призначений час,

Статті на тему

Ділові зустрічі – це невід'ємна частина роботи першого керівника компанії. Майже щодня йому доводиться зустрічатися з різними людьми, як рівним йому за становищем, так і немає. Це може бути співробітники компанії, клієнти, партнери, представники контролюючих органів, преса тощо. Ділові зустрічі можуть відбуватися як у його кабінеті, і за його межами. Правила етикету вимагають пунктуальності, але як бути, якщо відвідувач прийшов на зустріч раніше за призначений йому час. Це питання ми обговоримо у нашій статті.

Як правильно вчинити, якщо відвідувач прийшов на зустріч раніше за призначений час до кабінету?

Всі відвідувачі очікують на прийом керівника у приймальні. До обов'язків секретаря входить їхнє вітання та прийом. Якщо відвідувачі приходять на зустріч раніше призначеного ним часу, то їм потрібно запропонувати сісти. У сучасних приймальнях для цього є спеціально обладнане місце з м'якими диванчиками, журнальним столиком та кулером з водою. Незалежно від того, наскільки раніше прийшов відвідувач, секретар зобов'язана сповістити про його прихід керівника. І той вже самостійно буде приймати рішення, ухвалити його раніше, за умови, що в даний момент він не зайнятий з іншим відвідувачем, або раніше обумовлений час.

Буває так, що на прийом до керівника компанії приходить досить високопоставлена особа. Якщо йому не виходить одразу його прийняти, то він просить секретаря бути з ним особливо ввічливою та привітною, запропонувати йому каву чи свіжі журнали, які скрасять його очікування під дверима. Добре знайомий з правилами етикету керівник сам виходить до відвідувача, що очікує його вприймальню, вибачається за затримку і каже, за скільки хвилин він звільниться. Більше того, у приймальні він може зустрічати і рівних йому за становищем гостей.

Правила вітання відвідувачів у своєму кабінеті такі:

Клієнти, замовники, партнери і навіть претенденти на вакантну посаду вітаються стоячи, у чоловіків відбувається обмін рукостисканнями;
Далі гостеві треба запропонувати сісти і викласти суть свого приходу;
Відвідувачеві треба дати час повністю висловитися, слухати його треба, не перебиваючи;
Навіть якщо ви не згодні з тим, що каже вам ваш гість чи сама тема розмови для вас неприємна, показувати своє роздратування не потрібно, так само як і робити негативні зауваження;
При розмові з діловим партнером слід намагатися стримувати емоції;
При першій зустрічі небажано давати обіцянки, якщо ви не впевнені, що зможете їх виконати.

Як правильно вчинити, якщо відвідувач прийшов на зустріч раніше за призначений час на нейтральну територію?

Ділові зустрічі першого керівника компанії не обов'язково мають відбуватися у його кабінеті. Зі своїми бізнес-партнерами він може зустрічатися і в ресторані, і в інших закладах. На такі зустрічі прийнято бути вчасно і якщо ваш партнер з тих чи інших причин прийшов раніше за призначений час, то це будуть тільки його проблеми. Якщо ви мали зустрітися в ресторані, то своїм вільним часом він може скористатися, щоб, наприклад, повечеряти або випити каву.

Набагато серйозним порушенням етикету буде запізнення на ділову зустріч. Причини цього не є важливими. Того, з ким ви мали зустрітися, про своє запізнення потрібно якомога раніше попередити. Далі він сам прийматиме рішення, дочекатисявас, скасувати чи перенести зустріч. Якщо ділову розмову у неформальній обстановці у вас відбудеться, то тут слід дотримуватися загальноприйнятих правил етикету.

Як правильно вчинити, якщо відвідувач прийшов на зустріч раніше за призначений час і цей відвідувач – ви?

Перший керівник компанії з обов'язку своєї служби також буває відвідувачем. Він може прийти на прийом до директора іншої компанії, яка є діловим партнером або начальником організації. Правила ділового етикету вимагають приходити на зустріч вчасно, але якщо вдалося прийти раніше терміну, то не потрібно вимагати негайного прийому. Правильніше дочекатися призначеного часу в приймальні. При цьому потрібно привітатись із секретарем, представитися, вручити їй свою візитну картку та одразу сказати, на який час у вас призначена зустріч. Наступні ваші дії повинні бути такими:

Якщо секретарка не запропонувала вам роздягнутися, потрібно самому поцікавитися, де можна залишити свій верхній одяг;
В очікуванні прийому не слід розмовляти з іншими відвідувачами або відволікати секретаря.
Якщо ви прийшли на зустріч раніше, то виявляти ознак нетерпіння, чекаючи на прийом, не потрібно, але якщо призначений вам час уже настав, а приймати вас не поспішають, то можна поцікавитися тим, скільки ще вам доведеться чекати у секретаря.
Якщо ви не можете довго чекати на прийом, повідомте про це секретареві і попросіть перенести вашу зустріч на інший день або запросіть того, до кого ви хотіли потрапити на прийом до свого офісу.
Навіть якщо ви дуже роздратовані і шкодуєте про втрачений час із секретарем того, до кого ви не потрапили на прийом, потрібно триматися ввічливо і обов'язково подякувати їй за надану вам увагу.

Якщо ж зустріч таки відбулася, то треба обійтися без невдоволення. Обмінявшись з рукостисканням, що приймає вас стороною, слід відразу перейти до суті справи. Після того, як його буде викладено, уважно, не перебиваючи, вислухайте свого опонента. Якщо ви не згодні з його точкою зору, то аргументи йому потрібно наводити після того, як він закінчить говорити. Ділову зустріч не потрібно перетворювати на базар, тому треба навчитися стримувати емоції та триматися гранично ввічливо.

Як тільки мети вашого відвідування буде досягнуто, відразу звертайте розмову, не забираючи часу у приймаючої сторони. Обміняйтесь прощальними рукостисканнями та подякуйте за прийом. Якщо ваша зустріч була першою, то можна ще раз подякувати за неї стороні, що приймає, в електронному листі. У ньому, до речі, можна викласти свої пропозиції щодо взаємної співпраці, які з'явилися у вас після проведеної розмови.

Рекомендуємо матеріали на тему: