Впровадження KPI – Консалтингова компанія CONCOL

KPI (Key Performance Indicators) — система оцінки, покликана допомогти керівництву компанії визначити рівень досягнення стратегічних і тактичних цілей. При розробці системи KPI наші фахівці наголошують на чіткому визначенні пріоритетних цілей компанії, а також на зручність і простоту регулярного використання системи.

Попередня постановка завдання: проходить як вступна нарада з керівництвом компанії або ініціаторів проекту для формування за його підсумками уточненого технічного завдання. У документі буде відображено:

  • цілі та завдання проекту;
  • обмеження щодо вирішення даних завдань;
  • форма подання результату;
  • методика та склад робіт;
  • склад інформації, що запитується консультантом;
  • форми отримання цієї інформації (інтерв'ю, внутрішні регламентуючі документи, анкети тощо);
  • графік виконання робіт із відображенням термінів досягнення проміжних та основних результатів.

Створення робочої групи: до робочої групи включаються співробітники з боку консультантів та необхідні фахівці з Вашого боку. Співробітники робочої групи з Вашого боку необхідні для надання інформації про компанію, участі в обговоренні наданих документів та здійснення попереднього приймання результатів роботи консультантів.

  • консультанти роблять опис основних компетенцій компанії та включених до проекту підрозділів, а також поточної ситуації у цих підрозділах;
  • консультанти формують запити на надання внутрішніх документів, що регламентують, у тому числі опис організаційно-штатної структури, основних бізнес-процесів, описи функціоналу співробітників, посадових інструкцій (у тому вигляді, в якому ці документиіснують) і т.д.;
  • консультанти визначають та узгоджують перелік фахівців, від яких необхідно отримати додаткову інформацію, після чого проводять анкетування або інтерв'ювання співробітників компанії (методика визначається заздалегідь та узгоджується з Вами); анкетування проводиться за спеціально розробленою для цих цілей анкетою, інтерв'ювання — за заздалегідь розробленим та узгодженим гайдом (сценарієм інтерв'ю), можливі індивідуальні та групові інтерв'ю (тріади, діади, фокус-групи).

Таким чином, у рамках даного етапу передбачається виконання наступних робіт:

  • Опис бізнес-процесів у графічному та/або текстовому форматі на рівні підрозділів та посад;
  • Опис основних функціональних обов'язків працівників на рівні підрозділів та посад.

  • аналіз бізнес-процесів AS IS;
  • аналіз принципів розподілу функціоналу та зон відповідальності між співробітниками;
  • оцінка навантаження на персонал (фактичного завантаження співробітника);
  • оцінка значення тих чи інших функцій;
  • аналіз правил нарахування заробітної плати, механізмів та інструментів матеріальної мотивації.

  • виявлення вузьких місць в організації бізнес-процесів;
  • пошук та узгодження рішень щодо оптимізації бізнес-процесів;
  • розробка схем та карт оптимізованих бізнес-процесів.

Цей етап не завжди має місце - залежно від Ваших побажань. У загальному випадку розробці KPI має передувати етап оптимізації бізнес-процесів, однак іноді це не потрібно, і всі процеси вважаються коректно збудованими та налагодженими.

Після узгодження результатів аналізу консультанти розпочинають безпосередньо розробку системимотивації з урахуванням KPI. У рамках цього етапу необхідно:

  • виробити загальну схему системи оплати праці та мотивації (структура оплати праці, важелі та механізми мотивації, акценти тощо);
  • визначити та узгодити цілі та завдання на рівні компанії в цілому, основних підрозділів та окремих співробітників, виявити способи та методи досягнення цілей;
  • розробити формули оцінки показників ефективності на рівні підрозділів та розглянутих посад (можливо, два-три варіанти для обговорення);
  • визначити періодичність розрахунку цих показників та розробити мотиваційну політику на основі «прив'язки» показників ефективності співробітників до змінної частини оплати праці.

Перед впровадженням системи KPI необхідно провести її тестування щодо виявлення вузьких місць і неврахованих моментів. Для цього складається план впровадження та тестування, проводиться навчання співробітників, а також на регулярній основі проводиться моніторинг одержуваного ефекту. Як такий процес впровадження починається ще з розробки системи KPI шляхом інформування співробітників про цілях впровадження системи. Необхідно розуміння співробітниками те, що мета впровадження системи – над зниження їх заробітної плати, а отриманні інструменту для справедливої ​​оцінки своєї діяльності.

У рамках цього етапу передбачається:

  • провести тестові розрахунки заробітної плати відповідно до розробленої моделі: проводиться відкритий розрахунок заробітної плати за старою та за новою системою;
  • провести анкетування (опитування) співробітників та/або обговорення у форматі фокусованих групових дискусій;
  • за необхідності внести коригування в розроблену систему (склад інструментів, розрахункові коефіцієнти тощо) та підготувативідповідні зміни до регламентуючих документів;
  • провести навчальну сесію щодо використання нової системи мотивації;
  • провести адаптацію роботи персоналу відповідно до нового порядку роботи;
  • підготувати та налаштувати комунікаційну платформу для своєчасного інформування співробітників та отримання зворотного зв'язку.