WorkPoint -

Якщо ви працюєте на компанію в сфері консалтингу, аудиту, ІТ-інтеграції або надання інших послуг, то знаєте, що показник утилізації персоналу є критично важливим для економічної ефективності бізнесу і є основою мотивації.

На західних ринках управління утилізацією є основою управління бізнесом у секторі послуг, а показники утилізації включаються до щорічних звітів.

Проте облік робочого дня і розрахунок утилізації є непростим завданням з яким справляються в повному обсязі компанії.

Постараємося відповісти на запитання:

1. Що таке утилізація?
2. Навіщо застосовуються показники утилізації?
3. Які використовуються види утилізації?
4. Як розрахувати доступний час?
5. Як розрахувати утилізацію?
6. Яке значення утилізації вважати за правильне?

Що таке утилізація

Термін «Утилізація» поширений, але не всім подобається. Часто використовуються терміни «Ефективне завантаження», «Корисне використання» тощо.

У простому розумінні утилізація — це захід ефективності праці. Обчислюється як ставлення корисного часу (числитель) доступного часу (знаменник).

Чому утилізація така важлива? Все просто — до 75% видатків у секторі послуг припадає на заробітну плату. Зниження утилізації означає зростання витрат чи собівартості, якщо бізнес продає послуги.

Для чого використовуються показники утилізації

Застосування залежить від типу бізнесу, розглянемо за порядком поширеності:

1. Управління кадровою політикою. Повинні бути граничні значення утилізації, після яких будь-яко заборонено найм нових співробітників — для поточних працівників роботи немає, або навпаки, є перевантаження і потрібнотерміново наймати персонал.
2. Мотивація персоналу. Застосовується для співробітників та лінійних керівників — і сам співробітник та його керівник мають прагнути скорочення витрат.
3. Управління економікою. Зокрема, для розрахунку собівартості години та подальшого визначення вартості послуг.
4. Управління персоналом. Висока утилізація тривалий час означає вигоряння співробітників, а занизька змушує «розслаблятися» і втрачати робочий темп.

Які використовуються види утилізації

Найчастіше розраховують три види утилізації. Деякі компанії застосовують лише один вид, інші одразу три.

Базова чи утилізація ресурсів

Утилізація ресурсів - це ставлення корисних трудовитрат до доступних трудовитрат.

Корисні трудовитрати – це робота на зовнішніх та внутрішніх проектах. Корисні завдання не включають адміністративні роботи, простий, навчання співробітників і таке інше.

Утилізація ресурсів - найпростіша для розуміння та розрахунку, частіше застосовується компаніями, які враховують робочий час, але не продають час безпосередньо. Наприклад, керуючими компаніями, банками тощо. За допомогою контролю утилізації ресурсів менеджери скорочують операційні витрати, виявляють та заохочують ефективних співробітників.

Комерційна або оплачувана утилізація

Комерційна утилізація точніше визначає корисний час — це витрати, які оплачуються клієнтом. Іноді комерційну утилізацію включають також внутрішні інвестиційні проекти. Комерційна утилізація нижча, ніж утилізація ресурсів.

Комерційну утилізацію складніше порахувати, т.к. роботи навіть на одному проекті можуть оплачуватись, а можуть не оплачуватись. Комерційна утилізація застосовується в бізнесі, які безпосередньо продають послуги.консалтинговому, аудиторському тощо.

Сплачена утилізація

Сплачена утилізація ще більше звужує розуміння корисного часу — це роботи, якими компанія отримала виручку, тобто. "Прийшли гроші".

Застосовується компаніями, у яких значної частини робіт, виставлених до оплати може бути оплачена. Наприклад, акти виставлені, але клієнт не прийняв роботи або досяг зниження обсягу оплачуваних робіт.

Як розрахувати доступний час

Отже, з чисельником – корисним часом, розібралися. Тепер розберемося зі знаменником.

Розрахунок доступного часу - це дискусійне питання, і трапляються різні способи. Подивимося на варіанти розрахунку доступного часу за 1 рік від найгрубішого до найдетальнішого:

1. Доступний час приймають за константу, наприклад, рівну 2080 годин (40 годин на тиждень на 52 тижні). Грубий спосіб, застосовується на виробництві у великих компаніях для порівняння показників з різних регіонів та дивізіонів.
2. Згідно з виробничим календарем регіону, за вирахуванням офіційних вихідних. Наприклад, за 2017 рік в Україні це 1973 години.
3. Відповідно до індивідуальних розкладів робочого часу компаній чи співробітників. Цей підхід дозволить кожному співробітнику чи підрозділу визначити графік роботи. Наприклад, якщо у вас є співробітник на півставки, його доступний час 986,5 годин.
4. Аналогічно пункту 3, але з відрахуванням відсутностей — хвороб, відпусток тощо.
5. При погодинній оплаті можна вважати доступним весь час, який оплачується співробітнику та списаний у таймшити.

Залежно від управлінського рівнях в одній компанії можуть застосовуватись різні підходи для розрахунку доступного часу. В Україні частіше зустрічається 3 і 4 варіанти, але 5-ий, зпогодинною оплатою, набирає популярності у високотехнологічних компаніях.

Як розрахувати утилізацію

Як уже розібралися потрібно два значення: чисельник – корисний час, і знаменник – доступний час.

Для отримання значень потрібно враховувати робочий час.

Класичний спосіб - таймшити:

1. Важливо мати короткий, але детальний спосіб обліку. Трудовитрати ще потрібно узгоджувати та аналізувати. Заповнивши тиждень рядки, тобто. виконувані роботи користувачу залишається тільки вказати витрачений час по днях.
2. Усі завдання повинні мати ознаку – оплачується чи ні (корисний час чи не корисний).
3. Важливо вести розклад робочого часу працівників, які будуть потрібні для розрахунку доступного часу та для контролю бізнес-правил списання.
4. Для достовірності відомостей потрібно організувати узгодження.

Проект, ВідсутністьТрудовитрати

Комерційні проекти (оплачувані клієнтами)	124 години.
Непроектні завдання (наради, планування робочого часу, звітність тощо).	30 годин.
Простий	19:00.
Відсутності (відгул на 2 дні)	16:00.
Разом	189 годин.

Розрахунок:

• За виробничим календарем: норма 175 годин.
• Корисний час: 124 години.
• Утилізація: 71%.

Враховувати робочий час та розраховувати утилізацію по всіх співробітниках без автоматизації досить складно. На допомогу приходять рішення класу Professional Services Automation, такі як WorkPoint.

Яке значення утилізації вважати правильним

Цільові значення утилізації можуть сильновідрізнятиметься для сегментів бізнесу.

ГрейдНормаЗауваження

1 - стажер	50%	Співробітник навчається
2 - молодший спеціаліст	75%	Основний ресурс, максимум на вироблення
3 - фахівець	75%	Основний ресурс, максимум на вироблення
4 - провідний спеціаліст, менеджер проекту	65%	Співробітник часто витрачає на передачу досвіду, розвиток внутрішніх технологій.
5 - лінійний менеджер, провідний керівник проектів	40%	Співробітник більшу частину часу витрачає на управління, але не втрачає навичок і теж приносить дохід

Загалом правило просте — утилізація має бути максимальною, але в зоні комфорту працьовитих співробітників. І тут торкається важлива складова утилізації — її впливом геть управління персоналом.

WorkPoint – рішення для обліку робочого часу та контролю утилізації.

---