Зміна персональних даних працівника, Статті, Журнал «Кадрова справа»
Статті на тему
На підприємствах у будь-який момент може виникнути потреба змінити будь-які персональні дані працівника. Про те, як правильно оформити цей процес і йтиметься у наведеній нижче статті.
З цієї статті ви дізнаєтесь:
- як відбувається оформлення документів за зміни персональних даних працівника;
- Чи впливає зміна персональних даних на специфіку роботи співробітника;
- як вчинити з документами, де залишилися застарілі персональні дані співробітника.
Порядок зміни персональних даних працівника
У ряді випадків (весілля, смерть чоловіка, розлучення, зміна місця проживання тощо) може виникнути необхідність змінити персональні дані працівника. Кожна така ситуація має документально супроводжуватися як з боку співробітника, так і з боку безпосереднього начальника підприємства.
Найчастіше кадрові фахівці зіштовхуються із необхідністю внести зміни персональних даних, що стосуються прізвища чи нового місця проживання колеги. У цьому немає нічого дивного, адже весілля є всі очікуваною подією, а переїхати до нового будинку нас можуть змусити й інші обставини.
Для того, щоб запустити процес зміни персональних даних, необхідно запитати у співробітника необхідні документи, що підтверджують ту чи іншу подію. У разі шлюбу доказом може бути свідоцтво і новий паспорт, а під час переїзду – зміна прописки або акт купівлі-продажу майна.
Для грамотнішого оформлення змін також рекомендується попросити працівника скласти відповідну заяву, де він особисто вкаже, які дані необхіднозмінити. Заява складається у довільній формі і має містити застарілу та оновлену інформацію (старе та нове прізвища, колишнє та нове місце проживання), привід зміни даних та строки набрання оновленої інформації чинністю.
Після отримання заяви роботодавцем видається спеціальний наказ, де він підтверджує факт зміни персональних даних та вказує, у яких саме документах необхідно зробити зміни. Зазвичай, зміни стосуються трудових чи колективних договорів, штатного розпису, графіка відпусток, карток зі страхових внесків, особових справ працівників тощо. Оскільки в договорах вносити зміни належить в особливому порядку, кадровою службою готується доповнення, яке затверджується керівником організації та підписується працівником.
Оформлення документів за зміни персональних даних працівника
Усі документи, які потребують зміни персональних даних працівника, складаються відповідно до чинного законодавства. Вони повинні містити стару та нову інформацію, обов'язково мають підпис безпосереднього керівника організації, відповідального за їх ведення працівника (бухгалтера, кадрового спеціаліста, юриста) та візу співробітника, у якого змінюються персональні дані.
Бланки документів повинні містити докладну інформацію про саму компанію та сферу її діяльності. Залежно від специфіки документації, певні її види необхідно реєструвати у спеціальних журналах та зберігати у певних умовах.
Чи впливає зміна персональних даних специфіку роботи співробітника?
Звісно, зміна, наприклад, прізвища ніяк не має вплинути на специфіку роботи працевлаштованого громадянина. Але зміна місця проживання може стати приводомпопросити надбавки до заробітної плати через те, що тепер людині доводиться більше витрачати коштів на проїзд до офісу компанії.
Подібна ініціатива не входить у прямі обов'язки керівника підприємства, але може проявити розуміння, якщо зміна проживання була викликана станом здоров'я підлеглого. В інших випадках, крім необхідності вносити зміни до відповідних документів, зміна персональних даних працівника не впливає на здійснення ним персональних обов'язків.
Як поводитися з документами, де залишилися застарілі персональні дані співробітника?
Усі документи, які раніше вважалися актуальними, але застаріли через зміну персональних даних людини, підлягають обов'язковому зберіганню в особистій справі працівника чи архіві протягом певного терміну. Цей термін залежить від специфіки самого документа, але роботодавець немає права позбавлятися важливих локальних документів, оскільки вони підтверджують факт співробітництва з людиною протягом певного часу.
Рекомендуємо матеріали на тему: