Звільнення від А до Я Як зробити процес менш болючим

Криза – неприємний період і роботодавців, і працівників. Чи можуть компанія та співробітники розлучитися друзями? Читайте 11 порад від HR-директорів.

Якщо ви грамотно проведете процедуру звільнення, то збережіть із співробітниками лояльні стосунки. І після кризи зможете знову взяти їх на роботу. Після проведення загального аналізу ситуації у компанії і переконавшись, що скорочення штату – неминуча процедура, необхідно розпочати планування і підготовку списку співробітників, гаданих до сокращению.

Головне – це не застосовувати до підлеглих «страусину політику», каже Олена Пальміна

Дуже важливо підійти до моменту майбутньої процедури звільнення працівників з особливою ретельністю опрацювання кожного етапу та кожного пункту на окремому етапі. Власник, генеральний директор компанії або HR-директор, на якого покладено відповідальність за проведення цієї процедури, зазвичай керується такими принципами:

швидка процедура, без емоцій та довгих обговорень;
відсутність небажаних наслідків компанії. Наприклад, походу співробітника, що звільняється / скорочується, до трудової інспекції, прокуратури або іншої перевіряючої інстанції і, відповідно, приходу в компанію представників цих перевіряючих органів;
збереження позитивного іміджу компанії на ринку праці та збереження доброзичливих відносин з колишніми працівниками.

Коли керівник точно знає, за якою схемою проходить дана процедура, як реагувати на різні негативні моменти з боку незадоволених співробітників, які документи та за яких обставин підписувати, а які ні, його ніщо незможе вибити з колії чи принести небажані наслідки. Опитані нами фахівці дали такі поради.

1. Поінформуйте команду про майбутнє скорочення

Персонал треба готувати до заздалегідь змін. Необхідно пояснити всьому колективу поточну ситуацію у компанії, перспективи розвитку такої ситуації та варіанти виходу з неї. Також необхідно приблизно описати формат майбутньої реструктуризації. Тоді як, мінімум, керівник не зустріне неприховану озлобленість і бажання помститися з боку співробітників, що скорочуються.

2. Перед розмовою про звільнення уважно вивчіть особисту справу співробітника

«Перед процедурою звільнення я досить довго вивчаю особисту справу людини: дивлюся, де і як вона працювала до нас, вивчаю її хобі, сім'ю, звички, оточення, – ділиться досвідом директор з персоналу компанії «Срочногроші» Олександр Малафєєв> – Я дізнаюся, яка у нього сім'я, які проблеми, зобов'язання, які його лякають: кредити, іпотека, хвора дитина». І, по можливості, компанія повинна запропонувати свою допомогу співробітнику, що звільняється. Наприклад, компанія Олександра допомогла сім'ї співробітника, що звільняється, визначити дитину в хорошу лікарню.

3. Відпрацюйте техніку ведення бесіди зі звільненим

Важливо, щоб у співробітника виробилося розуміння, що його звільнення – це справді вимушений захід. І з боку роботодавця, якщо немає можливості зберегти робоче місце співробітника, то принаймні він доклав усіх зусиль для гідного розлучення. І буде радий надалі при стабілізації ситуації взяти його назад до команди. Деякі компанії вселяють людині, що звільнення – це найкращий вихід із ситуації. Образно малюють негативні моменти: що буде, якщо людина незвільниться.

4. Проведіть діагностику різних комунікативних типів поведінки працівників

Розберіть особливості роботи з ними, щоб точно розуміти, до якої реакції готуватись і що робити. Краще, якщо процедуру звільнення керівник довірить HR-директору, який найчастіше має психологічну освіту та має необхідні навички спілкування з різними психотипами людей. Крім того, HR-директор найчастіше є довірчою особою для більшості співробітників. Насамперед тих, кого спеціаліст з управління персоналом приймав на роботу.

5. Вислухайте співробітника

Насамперед, людину необхідно вислухати. У цей момент ви отримаєте ще багато інформації, якої не було в особистій справі. І вона допоможе вам зорієнтуватись – головне, грамотно скористатися нею. «Ви побачите, які у нього складності та страхи, які пов'язані зі звільненням, – продовжує Олександр Малафєєв. – І ці страхи треба згладити. Вам важливо домогтися того, щоб людина внутрішньо прийняла ситуацію. Відпускати співробітника на негативі не можна». Якщо людина заплаче, дайте їй виплакатися. При прощанні можна міцно, тепло потиснути людині руку. Якщо жінка плакатиме – накрити її руки долонями. Головне – донесіть до людини думку, що звільнення життя не закінчується.

6. Підготуйте рекомендаційні листи

7. Запропонуйте співробітникам

У пакет вашої підтримки може входити посередницька участь компанії заутплейсменту та коучингу. Аутплейсмент – це працевлаштування звільненого персоналу. Це дуже серйозна та психологічно відповідальна процедура. Аутплейсмент включає підтримку звільнених, інформування про стан справ на ринку праці, допомогу в складанні резюме,підготовку до співбесід, а також розсилку резюме. При необхідності компанія може запропонувати консультації психолога, особливо якщо він є в штаті компанії. Головне завдання цих процедур – зняти стрес та правильно зорієнтувати у процесі пошуку роботи. Коучинг – це спосіб взаємодії зі співробітником, у якому пошук рішення як у роботі, і у житті загалом, шукається разом із співробітником. Тут не даються поради та рекомендації. Тут визначається спрямованість мотивації. Така робота передбачає досягнення певної мети – нових, позитивно сформульованих результатів у житті та роботі.

8. При можливості проведіть навчання співробітників недостатнім навичкам за рахунок компанії

Подбайте про навчання звільнених співробітників за будь-яку ціну, рекомендує Євгенія Чернишева

Або дайте їм інформацію на тему успішного працевлаштування. «При нестачі коштів зараз мало компаній може провести навчання звільнених співробітників власним коштом, – каже експерт з управління персоналом компанії «Європейська юридична служба» Євгена Чернишова. – Є курси при центрах зайнятості – це ідеальні варіанти для навчання під час кризи. Можна порекомендувати звільненому співробітнику звернутися до центру зайнятості. Або ж роботодавець може налагодити співпрацю із цим держорганом. Ми таке практикували за скорочення робочих спеціальностей – допомагали влаштуватися на курси перекваліфікації при центрах зайнятості. І, наприклад, штукатур-маляр набував ще й професії плиточника». Це оплачується державою, що вигідно та зручно для компанії.

Коли скрізь йдуть скорочення, єдиний ефективний шлях – це взаємодія з державними структурами, із центрами зайнятості. Якщо компанія скорочуєперсонал, вона повинна повідомити центр зайнятості. Можна попередньо домовитись із центрами підвищення кваліфікації про кількість осіб, які компанії надішле на курси. Отже, HR-департамент працює над домовленістю з центрами зайнятості, щоб співробітники, що звільнялися, мали місце для навчання.

9. Надайте звільненим інформацію, яка допоможе їм швидше та ефективніше знайти нову роботу

Хороший роботодавець має стати для співробітників, що звільняються персональним рекрутером, вважає Олена Ревякіна

Найголовніше слово у разі – компроміс. І треба допомогти співробітникам прийти до нього – підказати, в яких сферах зараз є попит на кадри, які курси підвищення кваліфікації є на ринку. Важливо, щоб ви пояснили претенденту, що пошук роботи – це теж робота, причому дуже відповідальна, яка потребує системного підходу та трудовитрат. «У мене був досвід, коли ми робили спільно програму з аутсорсинговими агентствами, коли звільненим людям пропонували роботу з інших спеціальностей, – наводить приклад Олена Ревякіна. – Ми проводили тренінги з працевлаштування, робили пам'ятку-брошуру про те, як грамотно складати резюме, куди слід звертатися у пошуках роботи. У складеній брошурі була консистенція нашого досвіду як рекрутерів, і як менеджерів з персоналу». Це невитратно, але дуже допомагає людям, а ще дозволяє показати, що ви дійсно дбаєте про своїх співробітників.

10. Підготуйте пакет документів для підписання працівником під час скорочення

Дуже важливо, щоб у співробітника, з яким проведено переговори про його звільнення, було максимально скорочено час оформлення документів щодо звільнення. Якщо ви розумієте, що можуть виникнути складні ситуації,під кожну ситуацію підготуйте повний пакет документів, щоб не передруковувати при співробітнику, з вже ускладненою комунікацією. Співробітник повинен розуміти, що це є серйозною процедурою. Що вона проводиться належним чином відповідно до українського трудового законодавства. Що нічого не вигадується на ходу і не перелицьовується в процесі розмови. Чіткість та спокій разом з оперативністю підготовки документів не лише не викличуть недовіри до керівництва, а й переконають на психологічному рівні у законослухняності роботодавця.

11. Надайте емоційну підтримку співробітникам, що звільняються

Важливо, щоб співробітник відчував, що його не виганяють за погану роботу, що це вимушений захід для роботодавця, якому теж дуже важко розлучатися саме через скорочення. І важливо донести думку, що він не залишиться сам у критичній ситуації. Тому для кожного окремо взятого співробітника важлива особиста аудієнція та особиста участь власника (або його представника – генерального директора чи HR-директора) у його долі. Тут точно не можна економити ні на часі, ні на зворотному зв'язку. Але при цьому небажано давати хід зайвим емоціям.

Отже, найефективнішою буде реальна допомога у складанні резюме, підготовці до співбесід, бесіда з коучем і, звісно, безпосередньо допомога у працевлаштуванні.