10 правил електронного листування, які має знати кожен комерсант
Діловий лист – це своєрідний психологічний портрет відправника, його візитна картка, а також частина іміджу та репутації компанії. Як застерегти себе від перспективи поставити на цьому жирний хрест – у нашій статті.
Правила електронного листування для ділових людей - це свого роду інструмент, який дозволяє "тримати обличчя" компанії та відображати її імідж у спілкуванні з партнерами. Які ж ключові правила ділового електронного листування потрібно враховувати комерсантам? Давайте розберемо докладніше, адже це справді відіграє величезну роль.
Правило 1. Вказуйте тему електронного листа
Саме за цим критерієм зайнята людина ухвалює рішення, який лист йому відкрити першим. Крім того, це правило електронного листування дозволяє знайти співрозмовнику потрібний лист серед потоку кореспонденції. Наприклад, зручно отримувати листи, у темі яких відображені різні організаційні аспекти одного й того самого процесу.
Наприклад: «Пакет документів учасника», «Рахунок на оплату участі у виставці», «Пам'ятка учаснику виставки», «Схема розташування виставкових павільйонів» тощо. у великій листуванні було набагато складніше.
Правило 2. Не забувайте про звернення та вітання
Фрази, які не можна використовувати у листуванні
Правило 3. Пам'ятайте, що стислість – сестра таланту
Правило 4. Стиль листа - діловий, тон - нейтральний
Тому, якщо Ви готові до подальших дій, краще завжди використовувати це правило листування електронною поштою. Напишіть так: «чим ще можу бути корисним/корисною?». Якщо брати участь у процесі бажання у Вас немає, треба коректно про це сказати. Наприклад, так:«Колеги, через мою високу завантаженість на іншому проекті, буду вдячний, якщо Ви …» і далі описуєте свої побажання: «звільніть мене від подальшої роботи за даним проектом», «опишете мені повне коло мох обов'язків, щоб я міг спланувати свою роботу ». При цьому важливо враховувати субординацію: якщо Ви переписуєтеся з керівником, уточніть пріоритетність даної роботи.
Правило 6. Не забувайте про електронний підпис
Наприкінці будь-якого (не тільки першого) листа має бути підпис, що містить ПІБ та посаду відправника, його робочі контакти, логотип компанії. Це гарний тон та показник наявності корпоративної культури.
Правило 7. Перечитайте листа перед відправленням. Виправте помилки та помилки
Недбалість – не найкраща якість для ділової людини.
Правило 8. Відповідайте на кореспонденцію протягом 24 годин
Якщо вам потрібно більше часу, варто написати про це протягом доби. Не зайвим буде після відправлення зв'язатися з одержувачем листа та переконатися, що він його отримав і коли чекатиме від нього відповіді.
Правило 9. Підтверджуйте отримання листів із вкладенням
Подібні листи краще надсилати від імені менеджера з продажу з повідомленням у тілі листа.