10 принципів ефективної роботи фінансового відділу
Статті на тему
Мабуть, складність роботи фінансового відділу може оцінити лише сам фінансовий директор та його підлеглі. Саме тому фінансовий директор, як керівник, має дбати про мікроклімат у фінансовій службі та буквально боротися за кожного компетентного працівника. Виділимо 10 принципів ефективної роботи фінансового відділу, які допоможуть вам зберегти команду та не допустити професійного вигоряння.
Використовуйте покрокові посібники:
Всю специфіку роботи фінансового відділу навряд чи хтось здатний гідно оцінити, крім самих учасників робочого процесу. Можливо, тільки погляд зсередини допоможе зрозуміти, як складна діяльність, що системно повторюється. Закриття періодів, розрахунок підсумків, аналіз ключових показників діяльності компанії навіть при повній автоматизації процесу часто зводяться до рутинних дій, які тягнуть за собою «вигоряння» співробітників, втрату ентузіазму та пошук нової роботи «на стороні».
Керівник фінансової служби підприємства повинен буквально боротися за кожного компетентного працівника для ефективної роботи свого відділу та компанії загалом. Заміна будь-якого з них веде за собою втрату часу і додаткові витрати на введення нового співробітника в компанію, тривале вирішення поточних питань, ризик надання помилкової інформації, яка може призвести до негативних наслідків діяльності компанії.
Зараз через зовнішні стресові умови, пов'язані зі складними економічними умовами та загостренням конкуренції,професійне вигоряння працівника відбувається ще швидше і для керівника головне попередити прояв цих ситуацій. За досвідом нашої компанії, можу вас запевнити, велике значення відіграє саме нематеріальна мотивація та мікроклімат у відділі таПідприємства загалом.
Виділимо 10 принципів ефективної роботи фінансового відділу.
Керівник не має права сам занурюватися в рутину
Цей принцип по праву стоїть першим і головним. Якщо ви самі не в змозі організувати робочий процес так, щоб виділити час для вирішення стратегічних питань, на введення інноваційних форм роботи фінансового відділу, на спілкування зі співробітниками для узгодження рішень та виконання поточних справ, як ви можете вимагати від своїх підлеглих дотримання термінів виконання робітників задач?
Бачачи несистемний підхід у вашій роботі, співробітники сприймають це як норму, втрачають ентузіазм і не шукають шляхів оптимізації своєї діяльності, як не шукаєте їх ви. Почніть із себе та знайдіть шляхи розвантажити свій час шляхом оптимізації роботи фінансового відділу, автоматизації процесів, побудови регламенту роботи.
Фінансовий директор та головний бухгалтер: кохання чи ненависть?
Автоматизуємо усі!
Практично всі системно повторювані дії, пов'язані з функціональними обов'язками фінансового відділу, можна автоматизувати. Проведіть разом із співробітниками фінансової служби підприємства мозковий штурм. Нехай висловлюють усі найсміливіші рішення щодо автоматизації своїх бізнес-процесів. Підготуйтеся і ви, будьте модератором зборів для спільної роботи. Запросіть співробітників відділу інформаційних технологій для конструктивної оцінки ваших ідей. Оцініть ефективність впроваджень як з теоретичної погляду, а й розрахуйте економію трудовитрат і підставі розробте мотивацію. Наприклад, 30 відсотків від оцифрованої економії за 1 квартал отримають керівники цього проекту.
Потоваришуйте з відділом інформаційних технологій
Саме дружбу, а непобудова взаємовідносин через службове листування та технічні завдання. Вашої компетенції буде недостатньо для того, щоб зрозуміти та пояснити механізм автоматизації того чи іншого бізнес-процесу. Значна кількість нюансів, які знають програмісти, допоможуть адаптувати ваше технічне завдання до «закулісного» алгоритму дій, що реалізується натисканням однієї кнопки! Організуйте спільні брифінги для обговорення актуальних питань автоматизації бізнес-процесів, підключіть їх до реалізації спільних інноваційних проектів щодо підвищення ефективності діючої бізнес-моделі.
Організуйте «Клуб фінансистів» у вашому регіоні
Делегуйте найважливіші обов'язки співробітникам фінансового відділу
Доручіть одному із співробітників фінансової служби підприємства підготовку звіту для операційних зборів або бюджетного комітету з аналітичною запискою та самостійну презентацію перед керівниками всіх служб, включаючи генерального директора. Це завдання та новий рівень відповідальності підвищить статус вашого співробітника в його очах і дасть можливість переглянути ступінь важливості своєї роботи для компанії в цілому. У той же час підготовка аналітичної записки з аналізом економічних показників компанії за звітний період допоможе і вам оцінити рівень компетенції та потенціал працівника фінансового відділу більш детально та дати рекомендації щодо підвищення його компетенції для реалізації більш складних та відповідальних завдань у майбутньому.
Працюйте у «полі»
Проаналізуйте діяльність одного з підрозділів компанії, який ваш співробітник «веде» лише у паперовому варіанті, реальному часі та реальному режимі роботи. Допоможіть підлеглому «зануритися» у специфіку бізнес-процесу в режимі реального часу. Нехай подивиться на поточніЗавдання не з паперового носія, а з погляду працівників компанії, зайнятих реалізацією поточних питань у поточному робочому процесі. Після проведення аналізу, попросіть скласти звіт про можливі зміни у своїй діяльності та діяльності підрозділу, з метою підвищення ефективності спільної роботи. Крім того, важливо обговорити свої інновації з керівником цієї ділянки у вашій присутності для координування та узгодження спільних дій щодо покращення виробничого процесу.
Обмін досвідом та розуміння, як усе відбувається з іншого боку – у реальному, а не розрахунковому світі, призводить до підвищення лояльності один до одного, до продуктивної співпраці між відділами.
Залучайте співробітників фінансової служби до проектних робіт
Завжди є можливість покращити навіть найдосконаліший бізнес-процес, а співробітник, який занурений у процес, як ніхто інший знає, як це зробити. Знає, але можливо не працює у цьому напрямі з багатьох причин. Позначте цей проект, затвердіть керівником проекту співробітника з фінансового відділу, який в силу своєї компетенції зможе його очолити. Нехай затверджений керівник проекту становитиме план-графік робіт, підключить до виконання проекту відповідальних осіб, розрахує попередню економічну ефективність та на її підставі, становитиме мотиваційну схему всіх учасників даного проекту.
Можливість застосувати свої організаторські здібності та принести економічний ефект компанії надихне персонал на «великі звершення». Тут вам, як керівнику фінансового відділу, важливо курирувати ці проекти та допомагати вибудовувати взаємозв'язки зі співробітниками інших підрозділів.
Організуйте «Школу для менеджерів»
Ініціюйте проведення тренінгів та семінарівдля навчання працівників компанії. Наприклад, сформуйте міні-програму тренінгу за принципом «Фінанси для нефінансистів». Нехай кожен співробітник фінансового відділу підготує лекцію, виходячи зі специфіки своєї діяльності. Теми допоможіть сформувати з урахуванням тенденцій розвитку компанії та реалій бізнесу, щоб нові знання не були відірвані від життя, а допомогли нефінансистам розібратися в основних аспектах аналізу діяльності підприємства.
Загальний рівень економічних знань підвищиться у всіх співробітників компанії, з'явиться можливість спілкуватися однією мовою. Крім того, виникне розуміння основних завдань співробітників фінансового відділу та їх важливості для компанії.
Запропонуйте працівникам інших відділів розповісти про нюанси своєї діяльності, використовуючи теоретичні знання та практичний досвід у реаліях чинного бізнесу.
Заохочуйте різнобічний розвиток персоналу фінансового відділу
Організуйте відвідування заходів поза офісом співробітниками фінансового відділу. Це може бути як заходи, опосередковано пов'язані з безпосередньою діяльністю компанії, і спрямовані підвищення мотивації персоналу фінансової служби підприємства.
Нові знання та новий досвід, вихід за межі спілкування на звичні теми завжди корисний як погляд зсередини. Марних знань не буває. Розширення кругозору та компетенції ваших співробітників дасть можливість вирішити питання нетривіально, а використовуючи інші методи та схеми роботи. Обмінюватися досвідом із колегами по роботі та спільно згенерувати низку інновацій – це дасть можливість відчути себе потрібним та значущим у різних напрямках бізнесу у існуючій компанії.
Великий вибір різнопланових заходів, що проводяться у вашому регіоні або онлайн режимі, допоможе реалізувати вам цю можливість при невеликихфінансові витрати.
Будьте відкриті до інновацій
Заохочуйте ініціативу співробітників фінансового відділу та беріть участь у всіх проектах інших підрозділів. Тільки так ви зможете подолати рутину, тільки так ви зможете розвивати ваших співробітників у всіх напрямках. А вони натомість вирішуватимуть складні завдання легко та із задоволенням. Адже досягати результатів та надрезультатів у своїй діяльності – це найбільша мотивація!
Щоб обговорити статтю, заходьте до наших груп у соцмережах
Методичні рекомендації щодо управління фінансами компанії