1.2.2. Межі процесу

Поняття меж процесу є найважливішим під час впровадження процесного підходу. Наголошую, що встановлення кордонів здійснюється суб'єктивно – шляхом досягнення домовленості між кількома сторонами (постачальниками та споживачами). Для обговорення меж процесу необхідно сформулювати кілька визначень.

Кордони процесу - подія (сукупність подій), що ініціює і завершує процес.

Подія - настання певної ситуації (часу, переходу відповідальності за ресурси).

Ініціююча подія - подія, при настанні якої починається процес.

Завершальна подія – подія, якою завершується процес.

Нехай ресурс «А» є результатом перетворення на деякий процес (рис. 1.2.2). З погляду власника цього процесу, ресурс «А» – вихід. З погляду власника процесу-споживача, ресурс «А» – вхід. У момент передачі «А» від одного процесу до іншого відбувається перехід відповідальності за цей ресурс між власниками процесів. Факт руху ресурсу, що супроводжується переходом відповідальності, можна ідентифікувати з допомогою події. З погляду власника першого процесу ця подія завершує процес, з погляду власника другого процесу – ініціює його. Одна і та сама подія може бути сформульована по-різному при описі меж двох аналізованих процесів. Перший власник скаже, що ресурс "А" передано, а другий - що ресурс "А" отримано. Щоб при описі процесів було зручніше ув'язувати їх у єдину систему, краще визначати одну подію і давати їй приблизно таке формулювання: «Ресурс “А” передано із процесу 1 у процес 2»[11]. У будь-якому випадку формулювання подій повинні бути обов'язково узгоджені міжвласниками процесів під час регламентації кордонів.

Мал. 1.2.2. Межі процесів

Наведемо приклади формулювання подій, пов'язаних із рухом матеріальних ресурсів:

• «Товар поміщений у зону зберігання»;

• «Продукція упакована та передана покупцю»;

Приклади формулювання подій, пов'язаних із передачею інформації:

• «Поступило замовлення клієнта»;

• Керівник дав відмашку.

Останній приклад наведений жартома. З практичної точки зору таке формулювання події неприпустиме. Краще сформулювати так: «Надійшло розпорядження керівника розпочати виконання роботи» (бажано в письмовій формі або хоча б по e-mail).

Зауважимо, що перехід відповідальності за ресурси можливий і всередині процесу по ходу виконання роботи різними співробітниками. Відповідні події можуть бути використані для визначення зон відповідальності співробітників усередині процесу.

Розглянемо складніші випадки, коли подія, що завершує один процес, не є подією, що ініціює інший процес. Припустимо, в одному з підрозділів організації співробітник підготував звіт та помістив його на сервер. Завершальна подія можна сформулювати так: «Звіт підготовлений і розміщений на сервері». Через деякий час (наприклад, наприкінці місяця) співробітник іншого відділу завантажує або відкриває на сервері та використовує необхідну інформацію. Подія, що ініціює його процес, здавалося б, можна зафіксувати як «Отриманий такий звіт». Насправді звіт міг пролежати на сервері кілька днів доти, доки ним скористалися. Як бути? Відповідь у формулюванні події, що ініціює другий процес. Це можна зробити так: «Настав термін підготовки зведеного звіту». Далі працівник перевіряє наявність звітуна сервері. Результат – наступна подія: «Звіт такий присутній на сервері». Очевидно, що визначення такого типу подій залежить від ступеня деталізації в описі процесу.

Ще приклад: розглянемо відправку будь-якого документа з корпоративної електронної мережі. Факт відправлення документа співробітником можна описати подією «Документ надіслано електронною поштою». Однак співробітник, якому надіслано цей документ, може його отримати не відразу або взагалі не отримати (збій мережі, випадкове видалення тощо). Отже, ініціюватиме процес другого співробітника подію «Отримано документ по e-mail». Очевидно, що це дві різні події. В даному випадку можна:

• використовувати два різні формулювання подій, як було показано вище;

• розглядати передачу документа електронною мережею як самостійного, але автоматично виконуваного процесу, має свого власника тощо.[12]

Ми розглянули першу значну групу подій, які ідентифікуються під час проведення аналізу руху ресурсів (як матеріальних, і інформаційних). Друга група – це події, пов'язані з досягненням деякого часу за абсолютною чи відносною хронологічною шкалою. Наприклад, подія «Настало 8 Березня» вказує на календарну дату, тобто прив'язана до календарної дати (абсолютна шкала [13]). Подія «Минуло два робочі дні після надходження замовлення» вказує на настання деякого часу за відносною шкалою, що вимірюється в днях (початок шкали припадає на момент надходження замовлення). Залежно від процесу масштаб тимчасової шкали різний: місяці, дні, годинники і навіть хвилини.

Отже, для чіткого визначення меж процесу необхідно:

• визначити, які ресурси рухаються всередину та зовні процесу (входи та виходи);

• визначити ініціюючі та завершальні події;

• узгодити вимоги до входів/виходів та формулювання ініціюючих/завершальних подій із власниками відповідних процесів-постачальників та процесів-споживачів.