5 ідей як зробити правильний звіт про статус проекту
У цьому посібнику буде розглянуто 5 порад для написання якісного звіту про статус проекту. Він може набувати форми інформаційного електронного листа або формального звіту – і до кожної можливої форми застосовуються наведені нижче рекомендації.
З порад Ви дізнаєтеся, що потрібно зробити, щоб організувати ключові ідеї та ясно їх викласти, а також уникнути основних помилок.
1. Ставте запитання
Така порада може здатися дивною, адже зрештою завдання звіту надавати інформацію, а не запитувати її. Але насправді ставити запитання просто необхідно.
Чому ця функція важлива? Які очікуються результати? Наскільки докладно викладати інформацію? Що критично, а чим можна знехтувати?
Найімовірніше, керівнику цікавіше знати, як це вплине на продаж і скільки це коштувало, а ось технологічну частину варто залишити фахівцям. Чи буде це початок більшого проекту щодо покращення сайту та взаємодії з клієнтами в мережі чи просто поодинока ініціатива? Важливо розуміти очікування та передісторію.
Можливі вимоги та очікування вже Вам відомі. Чи здається, що відомі. Якщо є сумніви – питайте прямо. Чим більше ясності буде на початку написання звіту, тим легше відбуватиметься процес.
Також варто з'ясувати, якій формі надає перевагу потенційний одержувач звіту. Більшість компаній мають свої стандарти звітності, що полегшує завдання. Хтось використовує спеціалізовані програмні продукти, як StatusPath або Reportify. Але якщо все ж таки таких стандартів немає, краще з'ясувати хоча б приблизну форму і розмір цього звіту.
2. Фокусуйтеся на результатах, а не діях
Під час написання звіту простатус виникає природне бажання описати в ньому все, що було зроблено по об'єкту звіту. Однак робити це не варто. Такий підхід веде до переліку вчинених дій. Це може здаватися важливим для Вас, але не мати жодного значення для Вашого керівництва.
3. Ключові елементи
Незважаючи на те, що кожна компанія має свої стандарти звітів, є ключові елементи, які повинні входити в кожен з них.
Прогрес за контрольними точками. Якщо проект ретельно розпланований, то найімовірніше у плані зазначені дати початку та закінчення конкретних операцій із проекту. Їх варто включити у звіт, а також вказати, наскільки проект укладається у ці терміни. Якщо якісь завдання ще в процесі виконання, можна вказати їхню готовність у відсотковому відношенні.
Ключові проблеми. Навіть за якісного планування більшість проектів зустрічають проблеми на своєму шляху. Виникає спокуса применшити їх кількість чи значущість, особливо якщо звіт призначений особі, яка серйозно зацікавлена в успіху проекту. Але необхідно чітко позначити ці проблеми з таких причин:
Одне з основних завдань керівника проекту – це допомагати вирішувати проблеми під час виконання проекту. Чим раніше про проблему стане відомо – тим простіше буде впоратися з нею, за допомогою ресурсів, якими володіє вища особа.
Якщо проект піде не за планом, буде краще, якщо про це буде відомо заздалегідь. На ранній стадії можна спробувати знайти рішення і все ж таки вкластися в строки або внести якісь інші коригування в проект. Останнє, що потрібне будь-якому проекту – це проблеми, про які дізнаються в останній момент.
Найближчі кроки. Якщо у звіті говорити про проблеми, потрібно спробувати запропонувати рішення. Для кожної проблеми,згаданої у звіті повинні бути описані кроки, які планується зробити. Навіть якщо у звіті Ви просите підтримки або сприяння, запропонуйте хоча б малюнок плану.
Також варто згадати про заплановані завдання. Наприклад, що планується зробити до наступного звіту? Яка наступна віха у проекті. Зі звіту має бути зрозуміло, куди рухається проект.
4. Візуалізуйте
Простий графік здатний красномовніше розповісти про статус проекту, ніж кілька сторінок тексту. Можна знайти відповідний інструмент візуалізації будь-якого виду інформації. Наприклад:
Колірні індикатори. Використовуйте основні кольори: червоний, жовтий та зелений, щоб відзначати статус проекту чи окремих завдань. Без пояснень ясно, що зазначене червоним завдання відстає від графіка. Гістограми. Просто та зрозуміло показують ступінь виконання кожного завдання. Найчастіше у відсотковому співвідношенні.
Діаграма Гантта. Найпоширеніший інструмент в управлінні проектами, що показує тимчасовий план проекту та ступінь його завершеності. При його складанні головне не дати надто багато інформації на одному графіку. Інформаційне навантаження робить діаграму нечитабельною.
Діаграма проблем. Цей інструмент потрібен не завжди, але іноді має сенс вести список проблем, які зустрічалися під час виконання проекту, а також відзначати, які з них були вирішені і як.
5. Будьте лаконічні
Якщо стандарти компанії не вимагають певного обсягу для звіту, то звіт потрібно зробити якнайкоротшим. Поставте себе на місце читача – його мета отримати уявлення про хід проекту якнайшвидше.
Якщо Вам потрібна додаткова інформація – будьте готові до цього. За коротким звітом має бути великий обсягінформації щодо проекту. Структуруйте її заздалегідь, якщо у читача виникнуть питання.
Часто звіти про статус подаються перед нарадами або безпосередньо на них. Природно, потрібно бути готовим до того, що Ваш звіт викличе питання з приводу проекту. Спробуйте зрозуміти, що саме може викликати інтерес у аудиторії та підготуйте матеріали та відповіді заздалегідь. Навіть якщо вони не знадобляться, Ви почуватиметеся впевненіше.
Нижче наведено дуже короткий приклад звіту про статус проекту, зроблений за описаними правилами. Використовуйте його як пам'ятку за основними розділами. І пам'ятайте основні правила:
- Ставте питання щодо проекту
- Показуйте результати, а не дії
- Виділяйте та акцентуйте увагу на ключових елементах
- Візуалізація дуже важлива
- Викладайте необхідний мінімум