5 причин автоматизувати управління договорами за допомогою СЕД
Автоматизація управління договорами дуже трудомістка і паперомістка завдання, що включає постійне відстеження термінів дії договорів, їх бюджетів, ревізію, затвердження, продовження і т.д. Крім того, договори в їхніх останніх версіях повинні бути доступними для тих, хто за них відповідає доти, доки вони не закінчаться або не втратить свою актуальність. Тут на допомогу приходять СЕД системи, вони чудово допомагають подолати всі ці завдання. Крім стандартних переваг, таких як скорочення витрат та підвищення ефективності роботи, існує ще низка плюсів. Нижче ми розглянемо п'ять основних причин, чому СЕД - відмінний інструмент для автоматизації управління договорами.
1. Функціональність
Варто зазначити, що СЕД системи мають всі необхідні функціональні можливості для автоматизації управління договорами, включаючи юридичні аспекти.
Реєстрація та робота з правками. Обидві ці процедури дуже легко реалізуються в СЕД. Після реєстрації договору в системі історія правок допомагає відстежувати, коли і ким, які правки були зроблені. Буде збережено повну версійність документа.
Узгодження. Весь процес узгодження буде прозорий і доступний у два кліки. Причому співробітникам необов'язково перебуває на своєму робочому місці, щоби це зробити. Вони можуть робити це будь-де і з будь-якого пристрою.
Функціональність є одним із ключових факторів при виборі СЕД системи – портал CNews
2. Колективна робота
Важко уявити ефективну систему управління договорами без можливості спільної роботи з них. Особливо це актуально на початкових етапах роботи з договорами, коли відбувається велика кількість комунікацій, як міжспівробітниками компанії як закупника, так і з постачальником.
за даними Gartner
Постановка завдань та доручення. Завдання та доручення це невід'ємна частина роботи над документами. СЕД як система управління договорами дозволяє відстежувати своєчасність виконання поставлених завдань і доручень за тими чи іншими договорами, що, своєю чергою, допомагає контролювати терміни пролонгації чи припинення дії договорів.
Маршрутизація, делегування, замещение. Не поодинокі випадки, що відповідальний за договір співробітник не перебуває на робочому місці в потрібний момент. Тут на допомогу приходять делегування або заміщення, що дозволяють не чекати відсутнього співробітника з відпустки чи відрядження, а своєчасно маршрутизувати договір або завдання щодо нього заміщувальному співробітнику. Такий підхід дозволяє безперервно постачати організацію замовника необхідними матеріалами чи послугами.
Повідомлення про події та зміни. . Ви можете бути впевнені, що ви не пропустите нічого важливого.
3. Доступність
Доступність договорів у потрібний час і потрібному місці грає ключову роль автоматизації системи управління договорами. Немає нічого гіршого, ніж не мати під рукою важливої інформації, зафіксованої в договорі в момент спілкування з клієнтом або постачальниками. СЕД дозволяє не просто зберігати договори в одному місці, а й зручно їх класифікувати, що значно полегшує їх пошук, причому не важливо на якому пристрої.
Найчастіші проблеми в управлінні документами. Портал www.docflow.ru
Говорячи про доступність, не можна не відзначити той факт, що доступ до договорів можна дуже гнучко налаштувати і працювати з ними зможуть лише відповідальні за них співробітники. Доступність не означає загальну відкритість інформації, а скоріше можливість отримати доступ до них, коли це потрібно і тим, кому це потрібно.
4. Продуктивність
Швидше проходження етапів узгодження договорів – це, мабуть, одне з основних цілей автоматизації системи управління договорами. Процес узгодження проектів договорів відбувається паралельно з усіма відповідальними особами. Як результат, договори не затримуються і не залежуються на чиїхось столах, а процес узгодження відбувається швидше. Наявність ЕЦП є обов'язковою умовою і допомагає зберегти документам їх юридичну значимість. Продуктивність роботи можна підвищити, якщо організація взаємодіє зі своїми контрагентами через обслуговування електронного обміну документами.
Для оцінки продуктивності можна розглянути такі показники, як швидкість узгодження документів, скорочення витрат на зберігання документів, зменшення кількості втрачених документів, швидкість обробки документів та зниження вартості управлінських процесів. Вимірявши всі ці показники до впровадження системи управління договорами та після, ви зможете отримати повнішу картину про зміни в продуктивності роботи організації.
5. Контроль
Контроль над версійністю і редакціями договорів далеко не останнє завдання в системі управління договорами. СЕД дозволяє суворо розмежувати доступ до документів. Наприклад, дозволити юристам компанії вносити необхідні зміни та редагувати договори, тоді як іншим співробітникам лише переглядати документи без можливості їх зміни. Такий підхіддозволить підвищити безпеку конфіденційної корпоративної інформації.
Контроль версійності договорів
До контролю за документами можна також віднести архівацію договорів і відстеження знаходження оригіналу документа. Система завжди підкаже вам у кого саме знаходиться оригінал, або в якійсь папці, і на якій полиці він розташований в архіві. Все це дозволяє економити час під час роботи з договорами, особливо під час аудитів.
До всього вище сказаного хочеться додати те, що керівнику набагато простіше освоїти СЕД систему, ніж складну ERP, навіть якщо вона була модифікована під управління договорами. Оскільки керівник організації є ключовою ланкою у процесі узгодження та підписання договору, цей фактор не можна відкидати на останнє місце.
Майже будь-яка схема роботи з договорами покривається функціоналом СЕД системи. Автоматизація управління договорами має багато переваг. Зберігання договорів в електронному вигляді доступному для всіх учасників процесу підвищує швидкість їх обробки та прийняття рішень, що дозволяє вашій компанії залишатися гнучкою та своєчасно проводити необхідні процедури щодо пролонгації, ревізії та закриття договорів.
Якщо ви зацікавилися автоматизацією управління договорами, ми будемо раді проконсультувати вас з цього питання.