Акт або відомість, що оформити при списанні

Статті на тему

У документах з бухгалтерського обліку немає чітких вказівок, у яких випадках для оформлення списання матеріальних запасів потрібно застосовувати Відомість видачі матеріальних цінностей потреби установи (ф. 0504210), а яких – Акт про списання матеріальних запасів (ф. 0504230). Як же бухгалтеру зробити цей непростий вибір?

Не впадати в крайнощі

При вирішенні питання порядок списання матеріальних запасів важливо не пускатися в крайнощі.

Не можна списувати всі матеріали без розбору відразу при їх видачі з місць зберігання. Адже нікому не спадає на думку списувати з обліку грошові кошти, видані підзвітній особі, без документів, що підтверджують вироблену витрату. Матеріальні запаси, що видаються відповідальним особам із місць зберігання, по суті, еквівалент коштів – їх ще тільки потрібно витратити на потреби установи та підтвердити цей факт належним чином.

Інша крайність – спроба мало не в режимі реального часу відстежити від складу до місця кінцевого використання долю навіть малоцінних матеріалів шляхом оформлення великої кількості документів на дуже незначні суми. У цьому випадку великий ризик потонути в морі паперів, що не мають особливого значення, і випустити з уваги справді важливі питання.

Як краще організувати списання матеріальних запасів? Насамперед, необхідно розділити всю номенклатуру матеріальних запасів, які у установі, на великі групи: споживані і непотребляемые. До споживаних можуть бути віднесені канцелярське приладдя (папір, зошити), продукти харчування, паливно-мастильні матеріали, електричні лампочки, клей, цвяхи, швейна фурнітура. У складі не споживаних матеріальних запасівможуть враховуватися окремі складові комп'ютерів (клавіатури, маніпулятори типу «миша»), одяг та взуття, бензомоторні пилки, постільна білизна та приладдя тощо.

Ефективно використовувати ресурси дозволяє нормування їх витрачання в установі. Цей інструмент може застосовуватися як до споживаних, так і не споживаних матеріальних запасів.

Норми витрати запасів можуть доводитися до установ засновниками або розроблятися ними самостійно (з урахуванням показників витрачання ресурсів в установі в минулі роки, вимог щодо економії матеріальних та грошових коштів, у т. ч. нормативних, обсягу витрачання матеріалів на аналогічні потреби в інших організаціях, що вирішують зіставні завдання тощо. п.).

Списання споживаних матеріалів

Відповідно до норм витрати відповідного виду матеріальних запасів може здійснюватися їх видача відповідальним особам. З цією метою, зокрема, використовується Відомість видачі матеріальних цінностей на потреби установи (ф. 0504210). Відмінна риса цього первинного документа – можливість видачі з нього матеріалів кільком співробітникам установи.

За Відомістю (ф. 0504210) може бути виданий папір та інше канцелярське приладдя відповідальним співробітникам кожного структурного підрозділу установи відповідно до затверджених норм для забезпечення діяльності цих підрозділів у певний проміжок часу.

З Відомості (ф. 0504210) як підтверджується факт переміщення матеріальних запасів всередині установи, а й здійснюється їх списання. Ефективність використання запасів з метою вирішення завдань, що стоять перед установою, у цьому випадку підтверджується самим фактом відсутності збоїв у роботі структурного підрозділу.та використанням норм, які визначалися не довільно, а на підставі економічно обґрунтованих розрахунків.

При цьому далеко не завжди використання норм витрати є достатньою підставою для списання матеріальних запасів, що споживаються, з балансового обліку відразу при видачі з місць зберігання. У ряді випадків видача матеріалів відповідальним особам за нормами витрати на підставі Вимог-накладних (ф. 0315006), Відомостей (ф. 0504210) та інших аналогічних документів відображається в обліку тільки як внутрішній переміщення між відповідними аналітичними рахунками рахунка 105 .

Списання з балансового обліку здійснюється лише після документального підтвердження досягнення цілей, заради яких видавалися матеріали, та повернення їх залишків на склад.

Аналогічним чином (у два етапи), але із застосуванням інших форм первинних документів, оформляється видача та списання окремих груп матеріальних запасів, зокрема, продуктів харчування та паливно-мастильних матеріалів.

При вирішенні багатьох разових завдань немає сенсу застосування норм витрати матеріалів. Наприклад, видача тканини та швейної фурнітури для виготовлення силами установи предметів одягу може оформлятися Відомістю (ф. 0504210), а списання – Актом про списання матеріальних запасів (ф. 0504230), який може оформлятися лише після повернення на склад залишків тканини та швейної фурнітури, а також після взяття на облік виготовлених предметів одягу.

Списання матеріалів, що не споживаються

Документальне оформлення використання неспоживаних матеріальних запасів має бути націлене на вирішення двох завдань: 1) забезпечення безпеки; 2) недопущення зловживань, пов'язаних з необґрунтованим списанням та придбанням нових аналогічних матеріалів.

Перше завдання вирішується шляхом урахування подібних матеріалів у розрізі відповідальних осіб протягом усього часу їхнього використання в установі. Наприклад, формений, спеціальний одяг може видаватися співробітникам по Відомостям (ф. 0504210) без списання з балансового обліку. У той же час видача комп'ютерного приладдя (клавіатур, маніпуляторів типу «миша») також може оформлятися Відомістю (ф. 0504210), але вже зі списанням з балансу та відображенням на спеціальному позабалансовому рахунку в порядку, передбаченому обліковою політикою (у розрізі користувачів).

Друге завдання вирішується шляхом нормування. Наприклад, у багатьох відомствах розробляються норми забезпечення форменим, спеціальним одягом, а також затверджуються терміни його носіння. При переході одягу у власність фізичних осіб після закінчення термінів носіння (з інших підстав) його вартість списується з балансового обліку на підставі Акту про списання м'якого та господарського інвентарю (ф. 0504143). Списання комп'ютерного приладдя, врахованого за балансом, після закінчення планового терміну використання та (або) підтвердження неможливості їх подальшої експлуатації може здійснюватися на підставі Актів (ф. 0504230).

За підсумками списання запасів, що не споживаються, до обліку можуть прийматися різні матеріали, які використовуються в поточній діяльності установи (ганчір'я, дрібні комп'ютерні запчастини тощо).

Відповідні позначки робляться в актах на списання матеріальних запасів, а передача новоприйнятих до обліку цінностей до місць зберігання може оформлюватись Вимогами-накладними (ф. 0315006).

Для довідки

Факти відхилень від встановлених норм витрати матеріальних запасів (як у більшу, так і меншу сторону), а також використання ресурсів відповідно до норм, але бездосягнення заданого результату самі собою не можуть розглядатися як порушення чинного законодавства. Відповідні управлінські рішення посадові особи установи можуть ухвалювати лише після аналізу всіх обставин, що зумовили виникнення відхилень.

Чинні нормативні правові акти не встановлюють чітких меж між:

споживаними та не споживаними матеріальними запасами;
цінностями, що підлягають списанню одночасно при видачі з місць зберігання, та майном, яке може списуватися з балансу лише після оформлення додаткових документів. Визначаючи в облікової політики порядок списання різних матеріальних запасів, установа повинна виходити з того, наскільки важливо забезпечити контроль за збереженням конкретної групи (виду) матеріалів, наскільки вони є значущими.

Безперечно, з одного боку, облік предметів на балансі протягом усього часу експлуатації дозволить установі уникнути претензій з боку контролюючих органів. З іншого боку, користь, що отримується з інформації, що формується в бухгалтерському обліку, повинна бути порівнянна з витратами на її підготовку.