Акт про знищення документів зразок та бланк
Документи та справи виділяють на знищення актом, що формується після проведення експертизи цінності документів та їх подальшого відбору. Загалом це перелік документів із зазначенням кількості, що підлягають знищенню.
Складання та зразок
Акт містить номери статей та нормативні документи, що належать до них, на підставі яких визначається термін зберігання документації. Крім цього, вказують рік передачі до архіву відібраних відомостей.
Заборонено за позиціями завищувати чи занижувати кількість документів, опускати деякі з них (навіть, якщо в них мало інформації). Перевірки легко виявляють цей факт. Знищення документації, термін зберігання якої ще минув, не припустимо.
Фактичне розбіжність кількості відомостей свідчить, що частина їх була незаконно знищена. Відповідальні особи за збереження інформації несуть адміністративну і кримінальну відповідальність. Формальне знаходження документів в організації може призвести до серйозних проблем при їх запиті.
Назва позиції іноді не відповідає назві документа у статті Переліку документів, що використовується до неї, оскільки даний перелік не може охопити всі різновиди інформації. Відношення конкретних відомостей до статті визначає архіваріус, який здійснює добір документації на знищення.
Багато організацій користуються однотипними видами бланків:
- касовими;
- банківськими та іншими.
Тому кількість позицій на будь-якому підприємстві сягає не менше кількох десятків. Що більше документації (і її склад), то більше вписувалося позицій. Їх кількість вказує на те, наскільки професійно та ретельно проводився відбір.
Акт оформляється за основними правилами роботи архівів. Якщо вказують справи кількох підрозділів, назву кожного з них необхідно розмістити перед групою документів даного підрозділу.
Бланк узгоджують із експертною комісією, а потім його затверджує керівник організації. Якщо підприємство входить у комплектування муніципального, державного чи відомчого архіву, то акт узгоджується із нею.
Опис справ за особовим складом підприємства повинен бути затверджений наприкінці бланка за всі роки. До документа на знищення прикладають акт про проведене знищення документації. Тут вказують її кількість та вагу. Без підтвердженого факту знищення акт вважається дійсним.
Завантажити зразок акта про знищення документів (Розмір: 52,5 KiB Завантажень: 22 790)
Завантажити бланк акта про виділення на знищення документів (Розмір: 32,5 KiB Скачувань: 11 661)