Акти у кадровому діловодстві складаємо правильно
"Відділ кадрів комерційної організації", 2012, N 4
АКТИ У КАДРОВОМ СПРАВІ ВИРОБНИЦТВІ: СКЛАДАЄМО ПРАВИЛЬНО
Іноді кадровикам потрібно зафіксувати той чи інший факт чи подію. Як це зробити? З допомогою акта. Про те, у яких ситуаціях необхідно складати акт, як правильно його оформити, на що звернути увагу при складанні, ви дізнаєтесь із статті.
Правила складання акту
Акти складаються колегіально, іноді спеціальними комісіями (наприклад, під час проведення атестації акт становить атестаційна комісія), склад яких затверджується розпорядчим документом керівника організації. Акт оформляється на бланку організації з обов'язковими реквізитами:
- найменування виду документа – "Акт";
- дата та реєстраційний номер документа (датою акта є дата його складання);
- підписи укладачів (із зазначенням їх посад та, за необхідності, місця роботи). Деякі форми передбачають проставлення точного часу складання акта у годинах та хвилинах.
Голова комісії Особистий підпис/В. Д. Банасюкевич/
Члени комісії Особистий підпис/О. Н. Сокова/
Особистий підпис/А. С. Красавін/
Особистий підпис/О. І. Рисков/
Тепер перейдемо до ситуацій, які вимагають складання актів, і наведемо конкретні приклади таких документів.
Це найчастіша ситуація, яка потребує оформлення акта, – необхідно зафіксувати факт порушення трудової дисципліни. Почнемо із прогулу. Нагадаємо, що під прогулом відповідно до пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК Україна розуміється відсутність на робочому місці без поважних причин протягом усього робочого дня (зміни), незалежно від його (її) тривалості, а також у разівідсутності на робочому місці без поважних причин понад чотири години поспіль протягом робочого дня (зміни).
Оскільки прогул є грубим порушенням трудової дисципліни, можливе розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця. Зазначимо, що у разі виникнення спору про правомірність звільнення працівника за прогул саме роботодавець зобов'язаний подати докази того, що звільнений скоїв один із грубих порушень трудових обов'язків. Для цього якраз складається акт, що підтверджує відсутність працівника. Наведемо приклад.
Товариство з обмеженою відповідальністю "Дракон"
про відсутність працівника на робочому місці
Начальник відділу кадрів Моїсеєва Р. Н. --------
Секретар Хохлова Р. В. --------
Бухгалтер Петрова О. Д. --------
З актом ознайомлено. Переделкіна І. Г.
Переделкіна І. Р. від ознайомлення з цим актом відмовилася.
Начальник відділу кадрів Моїсеєва Р. Н. --------
Секретар Хохлова Р. В. --------
Бухгалтер Петрова О. Д. --------
Наступне досить поширене порушення трудової дисципліни – поява працівника у стані алкогольного (наркотичного чи іншого токсичного) сп'яніння. Причому не важливо, чи на своєму робочому місці, чи на території роботодавця працівник перебуває п'яним. За це грубе порушення трудової дисципліни роботодавець має право розірвати трудовий договір в односторонньому порядку за пп. "б" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Стан алкогольного, наркотичного чи іншого токсичного сп'яніння може бути підтверджено як медичним висновком, і іншими доказами. Одним із них може стати відповідний акт, оформлений належним чином. Зазначимо, що при складанні акта необхідно максимально точновідобразити стан сп'яніння. Ознаки алкогольного сп'яніння визначити досить легко: це запах алкоголю з рота, нестійкість пози, порушення мови, поведінка, яка не відповідає обстановці, та інші ознаки. Наведемо приклад документа.
Товариство з обмеженою відповідальністю "Рішення"
про перебування працівника на робочому місці
у стані алкогольного сп'яніння
Мною, менеджером з персоналу Івлієвої Н. К., у присутності юрисконсульта Романової О. Д. та начальника складу Парамонова І. Р. складено справжній акт про нижченаведене.
Комірнику Орлову Д. С. запропоновано пройти медичний огляд щодо сп'яніння. Від цього він відмовився.
Менеджер з персоналу Івлієва Н. К. ---------
Юрисконсульт Романова О. Д. ---------
Начальник складу Парамонов І. Р. ---------
Орлов Д. С. відмовився від ознайомлення із цим актом.
Менеджер з персоналу Івлієва Н. К. ---------
Юрисконсульт Романова О. Д. ---------
Начальник складу Парамонов І. Р. ---------
Нагадаємо, що окрім складання акта про перебування працівника у стані алкогольного сп'яніння необхідно його усунути від роботи. Цього потребує ст. 76 ТК РФ.
За правилами ст. 193 ТК Україна до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець має вимагати від працівника письмове пояснення. Тобто за будь-якого порушення трудової дисципліни (не тільки при здійсненні прогулу або появі в стані сп'яніння), зафіксованому актом або службовою запискою керівника структурного підрозділу, запитуються пояснення. Це необхідно, щоб роботодавець міг правильно обрати міру покарання працівникові (а можливо, і пробачити його "вперше"). Якщо після закінчення двох робочих днів пояснень працівник недав, складається відповідний акт. Нагадаємо, що неподання працівником пояснення не є на заваді застосування дисциплінарного стягнення.
Товариство з обмеженою відповідальністю "Дракон"
про відмову від дачі пояснень
Зміст акту підтверджуємо особистими підписами:
Начальник відділу кадрів Моїсеєва Р. Н. -----------
Секретар Хохлова Р. В. -----------
Бухгалтер Петрова О. Д. -----------
З актом ознайомлено. Переделкіна І. Г. -----------
Після всіх необхідних процедур роботодавець приймає рішення – застосовувати дисциплінарне стягнення чи ні. Якщо він вирішив покарати недбайливого співробітника, наказ (розпорядження) застосування дисциплінарного стягнення оголошується останньому під розпис протягом трьох робочих днів із дня видання, крім часу відсутності працівника на работе. Якщо той відмовляється ознайомитися із зазначеним наказом (розпорядженням) під розпис, складається відповідний акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). Наведемо приклад.
Товариство з обмеженою відповідальністю "Дракон"
про відмову від дачі пояснень
Переделкіна І. Р. відмовилася ознайомитися з цим наказом без пояснення причин.
Начальник відділу кадрів Моїсеєва Р. Н. --------
Секретар Хохлова Р. В. --------
Бухгалтер Петрова О. Д. --------
Від ознайомлення з актом Переделкіна І. Р. відмовилася.
Начальник відділу кадрів Моїсеєва Р. Н. --------
Секретар Хохлова Р. В. --------
Бухгалтер Петрова О. Д. ---------
Інші випадки складання актів
Підтвердження невиходу працівника в перший день на роботу
На підставі ст. 61 ТК «Україна» працівник зобов'язаний приступити до виконання трудових обов'язків з дня, визначеного трудовим договором.Якщо трудовому договорі не визначено день початку роботи, слід розпочати роботу наступного робочого дня після набрання чинності договору. Якщо працівник не почав працювати у встановлений день, то роботодавець має право анулювати трудовий договір. Анульований трудовий договір вважається неукладеним. Відсутність працівника першого робочого дня на роботі оформляється актом.
Товариство з обмеженою відповідальністю "Дракон"
про невихід працівника на роботу
Час складання акта – 16 год 45 хв.
Начальник відділу кадрів Моїсеєва Р. Н. --------
Секретар Хохлова Р. В. --------
Начальник відділу постачання Іванов С. П. --------
Відмова працівника від отримання повідомлення
про розірвання трудового договору або пропозиції щодо переведення
Деякі випадки розірвання трудового договору потребують попереднього повідомлення працівника. Наприклад, в силу ст. 71 ТК Україна за незадовільного результату випробування роботодавець має право до закінчення випробувального строку розірвати трудовий договір з працівником, попередивши його про це у письмовій формі не пізніше ніж за три дні із зазначенням причин, що стали підставою для визнання цього працівника таким, що не витримав випробування. Статтею 79 ТК Україна передбачено, що про припинення трудового договору у зв'язку із закінченням строку його дії працівника має бути попереджено у письмовій формі не менше ніж за три календарні дні до звільнення. А ст. 180 ТК України встановлено, що під час проведення заходів щодо скорочення чисельності чи штату працівників організації роботодавець зобов'язаний запропонувати працівникові іншу наявну роботу (вакантну посаду). Крім цього, про майбутнє звільнення у зв'язку з ліквідацією організації, скороченням чисельності чи штатупрацівників організації працівники попереджаються роботодавцем персонально та під розпис не менше ніж за два місяці до звільнення.
Досить часто працівники зловживають своїм правом і, відмовившись отримувати повідомлення, згодом вимагають у суді відновлення на роботі через недотримання процедури припинення трудових відносин. Оскільки суди досить часто встають на бік звільнених, необхідно запастись доказами того, що повідомлення все ж таки вручалося працівникові. Таким доказом може бути акт.
Відкрите акціонерне товариство "Прокат-М"
про відмову працівника від підписання повідомлення
Підписати повідомлення та отримати його на руки Філіппова Л. А. відмовилася.
Підписи актів:
Начальник відділу кадрів Моїсеєва Р. Н. --------
Головний бухгалтер Зотова А. Г. --------
Секретар Хохлова Р. В. --------
Зазвичай передача справ здійснюється за зміни працівника. Відповідний акт може оформлятися під час передачі справ як у відділі кадрів, і у будь-яких інших структурних підрозділах компанії.
Товариство з обмеженою відповідальністю "Світло"
прийому-передачі кадрової документації
Я, інспектор з кадрів Конєва Н. В., передаю, а менеджер з персоналу Живихіна Т. П. приймає наступну кадрову документацію: