Альтернатива особистій справі, або Як зберігати документи співробітників

Статті на тему

Особиста справа – форма для систематизації та зберігання інформації про працівника, знайома кожному кадровику. У багатьох компаніях кадрова робота ведеться за допомогою особових справ, хоча вони не обов'язкові для комерційних організацій. Чи існують інші, більш сучасні методи для забезпечення збереження даних про персонал? Так, є, і сьогодні ми розповімо про альтернативні способи зберігання кадрових документів.

Способи зберігання даних про працівника

Багато кадровиків по-старому ведуть особисті справи і не хочуть відмовлятися від них, незважаючи на те, що це дуже трудомістко. Оскільки єдиних правил ведення особових справ у комерційній організації не існує, це породжує різноманіття варіантів їхнього оформлення в масштабі всієї української кадрової практики. Однак за своїм змістом особисті справи, що використовуються в різних організаціях, як правило, трохи відрізняються одна від одної.

Сьогодні кадровикам недержавних організацій надано вибір у питанні, як систематизувати інформацію про працівників. Практично всі з них мають можливість користуватися електронними ресурсами, розроблено багато корисних і зручних програм, що значно полегшують процес обробки персональних даних. Ті документи, які у роботодавця мають бутиобов'язково, звичайно, доведеться оформляти на папері. Але для всіх інших документів це незручно, та й нема чого.

Окрім особових справ, найчастіше зустрічаються такі способи систематизації та зберігання персональної інформації про працівників: роздільне зберігання документів (у папках, сформованих за тематикою) та зберігання в електронному вигляді. Коротку характеристику кожного із способів зберігання, його основні переваги та недоліки ви знайдете в таблиці на сторінці 50.

Способи систематизації та зберігання кадрових документів

Особливості

Переваги

Недоліки

Особиста справа

Вся інформація про працівника у вигляді оригіналів та копій документів накопичується у спеціально сформованій папці

- Основна інформація про працівника знаходиться в одному місці;

- Швидкість роботи з інформацією

– Висока трудомісткість (необхідність у затвердженому регламенті, підшивці документів, опису, періодичній звірці та ознайомленні працівника, архівуванні);

– потреба у додаткових ресурсах (окремий кабінет, сейфи, картотеки, архіви);

– необхідність додаткових навичок виконавців (знання процедури роботи з особою справою);

– ризик претензій з боку органів контролю

Роздільне зберігання[1]

Усі документи зберігаються на паперових носіях за тематичними папками відповідно до номенклатури організації. Таким чином, усі документи працівників одного призначення, наприклад: трудові договори, картки форми № Т-2, договори матеріальної відповідальності, накази (за видами), складаються в окремі папки та розміщуються там зазвичай за абеткою або за реєстраційними номерами. Документи анкетно-біографічного характеру зберігаються в картотеціалфавітному порядку з використанням файлу-папки окремо на кожного співробітника

- Низькі трудовитрати (порівняно з веденням особових справ);

– немає додаткових вимог щодо кваліфікації спеціаліста кадрової служби;

– менший ризик претензій з боку органів контролю;

- Відсутність додаткових ресурсів (архів, сейфи і т. п.)

- збільшення часу на збір та надання необхідної інформації про працівника;

- Відсутність явної структури зберігання інформації;

– ризик для розголошення персональних відомостей працівників

Зберігання на електронних носіях

Вся інформація (за винятком обов'язкових паперових форм) зберігається в електронному вигляді за допомогою інформаційних систем та баз даних

– Немає потреби в інших ресурсах;

– економія місця та простору;

- Висока швидкість обробки інформації;

- Високий ступінь захисту від несанкціонованого доступу;

- Можливість необмеженого терміну зберігання;

- Відсутність необхідності роботи з архівом;

- Найбільш прогресивна та перспективна організація трудового процесу

- Необхідність наявності резервної копії бази даних та інформаційної системи;

– передбачається наявність дорогого обладнання та програмного забезпечення;

- Необхідність у досить високій кваліфікації співробітника

Що вибрати?

Отже, ви маєте право вибирати, який спосіб зберігання даних про співробітників найбільш прийнятний і зручний у вашій організації. Найчастіше методи зберігання можуть поєднуватися. Наприклад, поряд із веденням особових справ створюється електронна база документів, куди входять і дані про персонал. Слід врахувати, що у комерційної організації офіційно приймається рішення вести особистісправи її співробітників, то порядок їх ведення визначається внутрішнім регламентом цієї організації.

При цьому роботодавець має бути готовим до того, що перевіряючий інспектор, побачивши особисту справу, зацікавиться, які в ньому зібрані документи і чи вони відповідають нормам закону. Якщо особисту справу потрапили документи понад перелік встановленого законом, він попросить докази, що працівник сам надав себе додаткову інформацію.

Не можна не звернути увагу на ще один факт. Існують компанії, які, як правило, належать до малого бізнесу, які не ведуть кадрового діловодства, не систематизують і не зберігають інформацію про співробітників. Тут є переваги – відсутність трудовитрат і потреби у додаткових ресурсах, але є й великий ризик відповідальності перед перевіряючими органами[2].

Які документи систематизуємо та зберігаємо?

Тепер коли ми розібралися зі способами зберігання, поговоримо про те, які саме документи працівника слід зберігати. Це документи, які містять персональні дані та несуть у собі всю інформацію про працівника та його «долю» у даного роботодавця. Їх можна умовно поділити на дві групи: документи, що містять анкетно-біографічні дані, та документи, що містять дані, пов'язані з трудовою діяльністю працівника в окремій компанії. Документи, які, в принципі, можуть зберігатися у роботодавця, перераховані на стор. 52, 53. Цей перелік є збірним і включає всі можливі для зберігання документи.

Документи, що містять анкетно-біографічні дані

Анкета;
автобіографія;
копія паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу;
копія свідоцтва про надання індивідуального номераплатника податків;
копія страхового свідоцтва про обов'язкове пенсійне страхування;
копії документів про освіту, підвищення кваліфікації, проходження курсів;
копії документів військового обліку;
копії документів про присвоєння вченого звання, ступеня;
характеристики та рекомендаційні листи;
результати медичного обстеження щодо придатності до здійснення трудових обов'язків (для певних посад);
копії свідоцтв про укладення та розірвання шлюбу;
копії свідоцтв про народження дітей;
інші документи

Документи, пов'язані з трудовою діяльністю

Трудовий договір;
договір про матеріальну відповідальність (для матеріально відповідальних осіб);
особистий листок з обліку кадрів;
доповнення до особистого листка з обліку кадрів;
особисті заяви працівника;
накази про надання відпусток працівникам;
накази про прийом, перекази, звільнення;
копії документів про заохочення, у тому числі присвоєння почесних звань;
копії документів про накладення стягнень та їх зняття;
копії документів про проходження атестації працівника; оцінки персоналу;
інші документи

Слід зазначити, що перелік документів першої групи законодавчо обмежений обов'язковими документами для пред'явлення на час вступу на работу[3]. Інші документи, не передбачені Трудовим кодексом[4], як правило, кадровики все ж таки запитують у працівників як при оформленні на роботу, так і в процесі їхньої трудової діяльності в компанії, і згодом зберігають їх у кадровій службі. Часто це робиться, попри пряму заборону законодавця[5]. Це не стосується тих випадків,коли працівник сам згоден надати додаткові документи під час оформлення на роботу або у її процесі. Зараз все частіше можна почути про небажання працівника надавати про себе якусь додаткову інформацію.

Документи другої групи виникають у процесі трудової діяльності працівника та виконуються завжди на паперових носіях. Поряд із карткою форми № Т-2 ці документи (крім особистого листка з обліку кадрів та доповнення до нього) обов'язкові для зберігання у кадровій службі та для пред'явлення перевіряючим органам.

Згода на надання додаткових даних про себе працівник повинен висловити у письмовій формі

Важливо те, що кадровик повинен забезпечувати конфіденційність документів, які містять персональні дані працівників. Враховуючи, що не кожна організація може виділити відділу кадрів або фахівцю, який працює з кадрами, окреме приміщення, а разом з ним сейфи та картотеки для зберігання, виконати вимогу закону щодо виконання цього обов'язку стає важким.

Тому якщо роботодавець розширює перелік документів, необхідні пред'явлення працівником і зберігання у кадрової службі, він повинен окрім створення внутрішнього регламенту[7] враховувати згоду чи незгоду працівників на обробку їх персональних даних, свої ресурсні можливості забезпечення безпеки документов[8], трудовитрати на їхню обробку, а також можливу матеріальну відповідальність роботодавця за недотримання необхідних умов конфіденційності.

Коментар чиновника

Ірина АКШОНОВА, державний інспектор праці Держтрудінспекції у м. Москві:

– Державний інспектор праці здійснює нагляд та контроль за дотриманням роботодавцями трудового законодавства за допомогоюдокументарних перевірок (коли він розглядає документи, подані роботодавцем, за своїм мотивованим запитом), а також виїзних перевірок (коли крім знайомства з документами ще й перевіряє приміщення та обладнання, що використовуються роботодавцем)*.

При цьому держінспектор не має права вимагати у роботодавця подання документів та інформації, які не є об'єктами перевірки або не належать до предмета перевірки, а також документів, які не передбачені чинним законодавством для ведення та зберігання роботодавцем. Наприклад, фактично вимагати у роботодавця документи анкетно-біографічного характеру, не передбачені статтею 65 Трудового кодексу, інспектор немає права.

Але часто виходить так, що роботодавець видає себе. На практиці при аналізі документів, представлених роботодавцем, порушення виявляються: наприклад, у правилах внутрішнього трудового розпорядку організації прописують серед документів, необхідних для пред'явлення роботодавцю під час укладання трудового договору, документи, які забороняється вимагати відповідно до чинного законодавства від особи, яка надходить на роботу. При виявленні такого порушення державний інспектор праці обов'язково вживе роботодавця до заходів інспекторського реагування.

[1] Як правило, при такому способі роботодавець зберігає кількість інформації та копій документів, що не перевищують необхідних ТК РФ.

[2] Відповідно до ст. 5.27 КпАП України порушення законодавства про працю тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від 1000 до 5000 руб.; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без утворення юридичної особи, - від 1000 до 5000 руб. або адміністративне зупинення діяльності на строк до 90 діб; наюридичних – від 30 000 до 50 000 руб. або адміністративне зупинення діяльності терміном до 90 діб.

[3] Стаття 65 ТК Україна передбачає обов'язкове пред'явлення під час оформлення на роботу паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, трудової книжки, страхового свідоцтва державного пенсійного страхування, у певних випадках – документа військового обліку, документа про освіту.

[4] Наприклад, характеристики та рекомендаційні листи, ІПН, документи органів РАГСу.

[5] Частина третя ст. 65 ТК Україна говорить: «Забороняється вимагати від особи, яка надходить на роботу, документи, крім передбачених цим Кодексом, іншими федеральними законами, указами Президента України та постановами Уряду України».

[7] Зразок Положення про роботу з персональними даними ви знайдете в електронному додатку «Банк локальних нормативних актів і посадових інструкцій» до № 6, 2009.

[8] Як обладнати приміщення для кадрової служби, див. № 3, 2010.