Атестація – свято професіоналізму!
Ринок, що динамічно змінюється, змушує бізнес постійно змінювати свої цілі. Щоб сьогодні досягти амбітних висот, необхідно виконувати нові завдання, переорієнтувати бізнес-процеси та переглядати функції окремих підрозділів. Керівництво компанії розуміє, що для цього потрібний висококваліфікований персонал. Оцінка кваліфікації та потенціалу співробітників компанії – завдання департаменту з управління персоналом, тому наші ейчари розробили та спільно з керівниками структурних підрозділів впровадилипроцедуру атестації.
Для кожного сумлінного, цілеспрямованого професіонала атестація — реальний спосіб ще раз перевірити свої знання та навички, продемонструвати здібності, донести до керівництва власну думку, виявити себе з кращого боку! Для грамотного, зацікавленого у розвитку своїх людей керівника атестація — це безцінна нагода подивитися на підлеглих (і колег) з іншого погляду. Оцінивши потенціал кожного співробітника, керівник отримує «живий» матеріал прийняття важливих управлінських рішень.
Так, атестація — це випробування, і, як будь-яке випробування, вона змушує людину трохи похвилюватися. Але почуття задоволення, яке переживають і самі співробітники, та їхні керівники після успішного проходження всіх процедур надає потужний вплив на їхню самооцінку та мотивацію. Не використовувати цей чинник в управлінні персоналом було б великою помилкою.
Не можна, звісно, не враховувати, що саме слово «атестація» для багатьох працівників є негативним подразником; зайві емоції та страх іноді можуть викликати різкий опір прийнятій процедурі. Кожна людина має на те свої причини. Часом переконати людей буває дуже важко — проте це можливо!Звісно, починати керівникам та ейчарам треба із себе — змінюючи своє власне ставлення до оціночних процедур. Досвід проведення атестації у нашій компанії це доводить.
ВТК ТОВ «Агромат» має складну структуру, до якої входять власні торгові центри, складські комплекси, виробничі підрозділи та офісні центри. Велика кількість співробітників та віддаленість підрозділів вносять свої особливості у всі управлінські процеси.
Одночасно провести атестацію всіх працівників компанії практично неможливо, тому ми проводимо її поетапно. Спільно з керівниками структурних підрозділів ми склали графік проведення атестації — таким чином, щоб дати заходів не збігалися. Тому атестація у нас проводиться цілий рік - вона є невід'ємною частиною процесу управління персоналом.
За підготовку до атестації у компанії відповідає департамент роботи з персоналом. Завдання наших ейчарів:
- розробка нормативних документів та оціночних форм;
- Навчання керівників атестованих підрозділів;
- інструктаж співробітників атестованих підрозділів;
- аналіз заповнених індивідуальних оціночних форм та характеристик;
- ведення атестаційної розмови та спостереження за дотриманням процедур;
- підготовка звіту про атестацію;
- Організаційне забезпечення проведення процедури атестації.
У кожному структурному підрозділі, де проводиться атестація, призначається співробітник, який відповідає за підготовку та організаційні питання. Відповідальним може виступати керівник підрозділу, його заступник, адміністратор чи офіс-менеджер (вибір кандидатури залежить від структури та чисельності конкретного підрозділу). Відповідальний за проведення атестації співробітник:
- складає списки працівників, які підлягають атестації у цьому звітному періоді;
- погоджує дату проведення атестації з кожним працівником;
- фіксує всі питання та проблеми, що виникають у процесі заповнення атестаційних форм та характеристик;
- збирає заповнені документи, а також передає всі необхідні відомості до департаменту з управління персоналом;
- доводить до працівників інформацію, пов'язану з проведенням атестації;
- готує приміщення для засідання атестаційної комісії.
У нас розроблено єдиний для всіх структурних підрозділів «Положення про атестацію співробітників компанії «Агромат». Процедура атестації, форма проведення та вимоги до атестації є єдиними для всіх її співробітників. У той самий час кожної посади нами розробили індивідуальний набір компетенцій, професійних і особистісних характеристик (з основних завдань підрозділи). На основі цього набору складено форми оцінки співробітників, які обіймають різні посади.
До проведення атестації співробітники департаменту роботи з персоналом спільно з керівником підрозділу визначають основні цілі та завдання атестації. На допомогу їм ми розробили зручну форму (додаток 1). Заповнену форму керівник відправляє до департаменту роботи з персоналом.
У всіх підрозділах компанії процедура атестації складається із трьох етапів:
Найбільш важливим (і найтривалішим) є перший – підготовчий етап, який фактично охоплює весь проміжок часу між проведенням останньої та наступної атестації. За цей період кожен співробітник має можливість проявити себе: грамотно виконуючи поставлені професійні завдання, виступаючи з ініціативами, беручи участь урізних проектах, корпоративних заходах тощо. буд. Під час підготовки до атестації кожного працівника компанії готується три документа:
- «Відгук-характеристика» – заповнюється безпосереднім керівником (додаток 2).
- "Форма оцінки рівня розвитку компетенцій" - заповнюється безпосереднім керівником (додаток 3).
- "Анкета для самооцінки співробітника" - заповнюється самим співробітником (додаток 4).
- Усі форми розроблені таким чином, щоб їх було зручно заповнювати і щоб цей процес займав якнайменше часу.
Безпосередньо перед проведенням атестації співробітник заповнює анкету для самооцінки та знайомиться з відкликанням — характеристикою, даною нею безпосереднім керівником. Крім того, він набуває форми оцінки рівня розвитку своїх компетенцій та аналізує (спільно з керівником) результати своєї діяльності за останній період (півроку, рік). Підготовчий етап у цьому закінчується.
Атестаційний етап. У призначений день члени атестаційної комісії проводять атестаційну бесіду з кожним працівником підрозділу. До кожного підрозділу формується своя атестаційна комісія. Її членами призначаються представники тих підрозділів, які найбільш тісно взаємодіють з співробітниками, що атестуються. Як правило, до неї включаються:
- Співробітники департаменту роботи з персоналом;
- безпосередній керівник атестованого співробітника;
- провідні спеціалісти підрозділу;
- керівники/провідні спеціалісти суміжних підрозділів.
За рахунок того, що до атестаційної комісії включається широке коло фахівців та керівників, забезпечується максимально об'єктивна комплексна оцінка кожного співробітника. Виникають іноді спірні питаннявирішуються шляхом голосування членів атестаційної комісії відповідно до затвердженої в Положенні процедури.
Під час проведення засідання атестаційної комісії кожен атестований співробітник має можливість дати власну оцінку своєї діяльності, а також право оскаржити оцінки та характеристику, надану йому безпосереднім керівником. Слід зазначити, що були випадки, коли атестаційна комісія приймала сторону співробітника, при цьому безпосередній начальник визнавав свої оцінки неточними чи хибними. (Це відбувалося у тому випадку, коли керівник підходив до атестації формально.)
Після завершення атестаційної розмови співробітнику виставляється підсумкова оцінка; даються рекомендації щодо подальшого професійного та особистісного розвитку.
Атестаційна комісія у своєму висновку оцінює ступінь відповідності співробітника вимогам компанії до займаної ним посади на даний момент часу. Положення про атестацію у нас передбачено чотири оцінки: відмінно, добре, посередньо і погано.
Співробітник, який отримав оцінку «посередньо», має змогу виправити ситуацію. Для цього він (разом із керівником) має скласти план індивідуального професійного розвитку; після реалізації всіх передбачених планом заходів він має можливість повторно пройти атестацію (через три-шість місяців, залежно від складності поставлених завдань). Таким чином, встановлюються відкриті, зрозумілі всім «правила гри». У разі повної незгоди з оцінкою атестаційної комісії співробітник відповідно до затвердженої процедури має право в обумовлений термін подати апеляцію на ім'я генерального директора компанії.
Як правило, працівники досить об'єктивно оцінюють свої трудові досягненняі професійний рівень, адекватно порівнюють себе з іншими, тому результати атестації як співробітника, так керівника рідко бувають несподіваними.
Далі починається заключний етап процедури атестації - підбиття підсумків, прийняття управлінських рішень, постановка нових завдань.
Після закінчення засідання атестаційної комісії менеджер з оцінки та мотивації персоналу приступає до обробки та аналізу зібраної інформації та складає звіт про результати проведеної атестації. У звіті кожному атестованому співробітнику надається коротка, ємна характеристика, яка враховує цю керівником оцінку та результати атестаційної бесіди. Завдяки цій комплексній характеристиці керівник підрозділу отримує додатковий матеріал для ухвалення управлінських рішень, а також надання допомоги співробітнику у складанні особистого плану професійного розвитку.
Щодо атестації в нашій компанії діє «неписане» правило: у ній беруть участь усі співробітники компанії, навіть новачки. Але для них ця процедура відрізняється від «типової»: «молодь» відразу повідомляють, що комісія не виставлятиме їм оцінку. Нові співробітники готуються до атестації разом із усім колективом — заповнюють документи, приходять на засідання атестаційної комісії. Головне їх завдання — взяти участь в атестаційній бесіді, розповісти про свої перші успіхи та досягнення на новій посаді, про плани та побажання.
Під час проведення атестації нещодавно прийнятий співробітник дізнається багато нового про компанію, знайомиться з представниками суміжних підрозділів, отримує рекомендації щодо подальшого професійного розвитку. Члени комісії, зі свого боку, мають можливість оцінити, наскільки успішно людина адаптувалася на посаді та"влився" в колектив, а також "виміряти" його потенціал.
Для новачків участь у атестації є навчальним заходом. Загальні емоційні переживання допомагають їм швидше влитися у колектив, стати частиною команди.
Сьогодні ми можемо сміливо стверджувати: атестація у компанії «Агромат» – це свято професіоналізму! Кожна наша атестація ламає усталені стереотипи. Ми вважаємо, що так і тільки так потрібно сприймати цю процедуру! Департамент роботи з персоналом намагається переконати у цьому як керівників підрозділів, а й усіх наших співробітників.
ОПИТУВАЛЬНИК для керівників підрозділів
Мета опитування: визначити цілі та завдання майбутньої атестації.
Перш ніж розпочати організацію процедури атестації персоналу, необхідно поставити чіткі цілі даної атестації. Традиційно виділяють три основні цілі атестації:
1) ухвалення адміністративних рішень; 2) виявлення потенціалу працівників; 3) оцінка діяльності працівників підрозділу.
В одній процедурі рекомендується поєднувати не більше двох цілей, наприклад: потенціал та оцінка діяльності, або оцінка діяльності та адміністративні рішення і т. д. Вибір цілей атестації залежить від потреб організації у період часу. Відсутність чітко сформульованих цілей або вибір надто великої їх кількості суттєво знижують ефективність атестації, оскільки ускладнюють для співробітників розуміння та прийняття оцінної процедури.
Завдання: У таблиці наведено цілі та завдання, які можуть бути досягнуті/вирішені за допомогою процедури атестації. Визначте цілі/завдання для проведення найближчої атестації у Вашому підрозділі — виберіть найбільш значущі (не більше двох). Відзначте найбільш актуальні для Васцілі та завдання (виділіть кольором у таблиці) і надішліть цей документ (електронно) до департаменту роботи з персоналом.
Ухвалення адміністративних рішень
Виявлення потенціалу (розвиток) співробітників