Аутсорсинг та перевірка
Віддаючи бухгалтерський облік на аутсорсинг, ви припускаєте, що податкова чи аудиторська перевірка стане головним болем компанії-провайдера? Так, партнер може зняти з ваших плечей значну частину вантажу. Але щоб перевірка пройшла найбільш безболісно, потрібно налагодити процес роботи із зовнішніми бухгалтерами задовго до того, як перевіряльники постукають у ваші двері. Яку роль відведено під час ревізії кожному її учаснику?
За такого принципу роботи з аутсорсером проблеми у компанії починаються, коли в рамках податкової перевірки виявляються будь-які нестиковки. Причиною помилок може бути навіть не чийсь злий умисел, а елементарна неуважність, недосвідченість чи безвідповідальність тих, хто складав первинні документи (з боку постачальників у тому числі), господарські договори та облікові політики. На жаль перевірених перекласти ці проблеми на плечі провайдера зазвичай не вдається, оскільки за договором вони відповідають лише за безпосередній «процесинг» документів, які їм представили своєчасно. А якщо в «первинці» були помилки (навіть очевидні) або документ зовсім не представили (хоча по суті операції чи змісту договору і політики він мав бути), то за складання документа, що бракує, компанія-провайдер відповідальність на себе зазвичай не бере. Таким чином клієнту доведеться відповідати за свої помилки самостійно.
На жаль, на практиці з такими проблемами зіткнулося чимало організацій – комусь із них доводилося відновлювати бухгалтерський облік, хтось доплачував ті суми, які вимагала доповнити податкова інспекція. Більшість із замовників після цього розчаровувалися в аутсорсингу як такому і більше чути про нього нічого не хотіли.
Вимагаємо безпосередньої участі
При іншому варіантіпередачі бухгалтерського обліку «набік» – назвемо його «розширений» – аутсорсер попередньо вивчає документи, що до нього надходять. До його обов'язків, крім складання проводок, входить попередження максимально можливого кола питань як з боку податкових органів, так і з боку аудиторів (зовнішніх та внутрішніх). Тому такий провайдер цікавиться не лише поточною діяльністю, а й запланованими операціями. Аутсорсер буде вимогливий до змісту договорів, облікових та інших політик, і навіть точності формулювань у первинних документах і регістрах. Помилкові документи доведеться наводити у відповідний вигляд. В умовах такого співробітництва основною проблемою для провайдера стає, як не дивно, концентрація уваги самого клієнта на вирішенні поточних питань. Проте загальна ефективність цього варіанта повністю окупається, незважаючи на існуючі труднощі.
Стороннім вхід дозволено
Крім власне бухгалтерів, учасниками процесу перевірки стають також юристи, які спеціалізуються на взаємодії з податковими органами під час перевірок та судових розглядів. Їхнє завдання – не допускати порушення прав платника податків та своєчасно на них реагувати. Вони відстоюють і податкову позицію клієнта, представляючи інтереси фірми на зустрічах із працівниками податкових органів та судів. Принцип взаємодії між усіма учасниками перевірки подано на схемі.
Оскільки у перевірці беруть участь кілька зацікавлених сторін, керувати цим процесом насправді досить складно. Потрібна чітка координація дій усіх учасників. Зазвичай це завдання приймає він представник фірми-клієнта. Тим не менш, якщо всі ролі між різними фахівцями грамотно розподілені, то вдається забезпечити своєчасні відповіді.на запити податкових органів.
Ділимо «первинку»
На практиці, після того як перевіряючі попросять пред'явити ті чи інші документи, багато компаній задаються питанням: а де, власне, зберігаються їхні папери і чи всі вони цілі та неушкоджені? Нерідко в договорі між провайдером аутсорсингових послуг та клієнтом немає відповідних умов, хоча питання це критично важливе для обох сторін: клієнт зацікавлений у збереженні та легкому доступі до документів за необхідності, тоді як провайдер просто не може надавати послуги без документів.
Для того щоб не нести відповідальність за збереження оригіналів документів, компанії-аутсорсери вважають за краще їх у клієнта не купувати, а працювати з копіями. При такому варіанті платнику податків потрібно організувати систему копіювання (або сканування) «первинки» для провайдера. Важливо грамотно організувати місце для зберігання архіву за кілька років, щоб доступ до документів за періоди, відкриті для перевірки, було можливе у законодавчо визначені терміни.
Передавши аутсорсеру копії для роботи, клієнт залишається з величезною кількістю розрізнених оригінальних документів, які потрібно складати.
При камеральній перевірці на практиці можна користуватися розібраними та згрупованими копіями аутсорсера (тобто робити копії з копій), тому що до податкових органів подаються лише завірені екземпляри. Однак при документальній перевірці перевіряльники, швидше за все, захочуть побачити оригінали, тому вони мають бути у вас під рукою.
Місце зустрічі можна змінити
Якщо ж оригінали документів або більша частина їх знаходиться в офісі клієнта, то до роботи з документами найкраще залучати тих фахівців, які займалися їх угрупуванням по папках. Коли ценеможливо, залучаються фахівці з команди аутсорсера, котрі за копіями знайомі з документами. Знову ж таки, слід проінструктувати, на які питання податкових органів «свої» співробітники можуть відповідати, а які зручніше просто передати податковим юристам чи аутсорсеру, якщо це стосується методології обліку. Частину документів, що зберігаються у аутсорсера, у разі перевозять до місця перевірки.
Кому віддасться?
Потрібно чітко уявляти, чим і за які дії відповідає компанія-аутсорсер. Звичайно, насамперед за свої помилки партнер розплачується грошима (розмір відповідальності вказується у договорі) та професійним ім'ям.
Що ж буде помилкою аутсорсера? Найпростіші та очевидні випадки: а) арифметичні помилки; б) порушення узгоджених з клієнтом термінів, через що несвоєчасно було здано звітність або сплачено податки. Щоправда, лише за умови, що клієнт, зі свого боку, вчасно надав необхідну інформацію.
Більш складні випадки припускають огріхи у тлумаченні тієї чи іншої операції з метою бухгалтерського обліку та оподаткування. Помилка в бухгалтерському обліку може призвести до аудиторської думки з застереженням або відмови від висловлювання думки. А це, як відомо, може привернути негативну увагу до компанії, що перевіряється. За неправильного податкового тлумачення наслідки неминучі.
Аутсорсер зазвичай не приймає рішення за свого клієнта, лише допомагає йому вибрати правильний напрямок. Тому якщо він таки порушив «субординацію» (наприклад, через брак часу, щоб обговорити всі деталі з клієнтом, а термін здачі декларації вже настав) і його рішення виявилося неправильним, то йому доведеться нести відповідальність за самодіяльність. Якщо ж помилковий напрямок вибрав клієнт,то вся відповідальність залишається на ньому. Щоправда, незайвим буде попередньо розібратися, що стало підставою для невірного рішення, прийнятого клієнтом. Якщо всьому винні некоректні (або неповні) консультації аутсорсера, або будь-якої іншої консультаційної компанії, питання відповідальності повинні вирішуватись як і в будь-якому іншому випадку недобросовісного надання послуг. У виконавців неминуче виникне питання, наскільки повну і відповідну дійсності інформацію для консультації надав сам клієнт.
Наталія Маркевич,партнер аудиторської компанії «Делойт СНД»