Автоматизація кадрового діловодства

Відділ кадрів існує в будь-якій компанії, і його робота стає все складнішою в міру зростання підприємства та появи нових підрозділів та посад.

Які питання вирішує відділ кадрів?

Робота з персоналом: пошук, наймання, звільнення, переклади всередині компанії.
p align="justify"> Робота з внутрішніми документами: звіти, облік робочого часу, складання особових справ співробітників, видача довідок і лікарняних листів.
Розрахунок та нарахування заробітної плати.
Робота із зовнішніми документами (податкова документація).
Прийом та обробка заяв.

При кількості співробітників до 10 осіб все це можна здійснювати вручну, проте на підприємствах, де працюють 10-100 співробітників, це буде вже складно, а якщо в компанії більше 100 осіб, то автоматизація кадрового діловодства необхідна.

Чому потрібно автоматизувати кадрове діловодство

1 – Підвищення швидкості

2 – Зменшення кількості помилок

Працюючи за старими принципами перевіряти документи та дані теж доводиться вручну, тому неминучі помилки.

Особливо неприємні наслідки викликають помилки в обліку робочого годинника, заробітної плати, податкових відрахувань. Все це може призвести до втрати коштів, у тому числі через санкції та штрафи з боку державних органів.

«Чистота» документації і підприємства у цілому в очах державних органів – одне з найважливіших цілей кадрового адміністрування та проведення автоматизації.

Друга не менш важлива мета – підвищити ефективність роботи відділу кадрів, від якої залежить ефективність підприємства в цілому.

Переваги автоматизації відділу кадрів

Якісна автоматизація відділу кадрівдозволяє вирішити такі завдання:

Прискорення рутинних процесів (автоматичне формування документів за шаблонами, облік робочого дня, нарахування зарплати).
Спрощення процесів пошуку та підбору співробітників.
Швидкий облік та запровадження нових правил роботи з документами, правил подання документів, які змінюються щороку.
Поява системи обліку кадрів та загальної бази даних, куди заноситься вся інформація. Кожен співробітник підприємства (відповідно до свого рівня доступу) може цю інформацію оперативно отримати.
Спрощення документообігу відділу кадрів. Замість паперових документів чи файлів Excel робота ведеться безпосередньо через інтерфейс системи автоматизації.
Нагадування про наближення термінів подання документів до податкових та інших органів.
Скорочення витрат часу будь-які процеси.
Зменшення кількості помилок у всіх процесах.

Виходячи з цього, очевидно, що автоматизація кадрів має проводитись на кожному підприємстві. Чому ще не всі компанії взяли на озброєння нові принципи роботи відділу кадрів?

Тут є кілька труднощів, з якими бажано розібратися перед тим, як автоматизацію обліку кадрів та документообіг відділу кадрів буде запущено в дію.

Складнощі при впровадженні автоматизації кадрового обліку

Кількість узгоджуючих осіб

В ідеалі, їх має бути якнайменше. Якщо співробітник звертається у кадровий відділ, відбувається контакт «співробітник – працівник відділу кадрів». В особливих випадках може знадобитися узгодження з начальником кадрового відділу або керівником всього підприємства (або підрозділу).

Але чим більше в цей ланцюжок впроваджується різних керівників та заступників (наприклад, керівниквідділу, де працює співробітник, причому таких керівників може бути кілька різних рівнях – бухгалтерія, директор; генеральний директор), тим складнішим і довшим стає шлях вирішення кожного завдання.

Формування звітів за шаблонами

Розумна автоматизація

Під розумністю розуміється необхідність домогтися того, щоб автоматизація кадрового діловодства торкалася тільки тих сфер, які правда її потребують.

Поставивши завдання "автоматизувати все що можна", доведеться витратити дуже багато зусиль при впровадженні, та й згодом автоматизація окремих процесів може не спростити, а ускладнити їх.

Етапи автоматизації відділу кадрів

Будь-яка модернізація бізнес-процесів починається з цілей та завдань. Тому важливо чітко вирішити, які проблеми потрібно подолати. Наприклад: підвищити швидкість роботи відділу кадрів, уникнути затримок у поданні податкових документів. Далі йдуть:

Підготовка персоналу для впровадження системи автоматизації. Це стосується як моральної підготовки, і навчання.
Вибір системи автоматизації.
Впровадження системи.
Тестування.
Доопрацювання.
Початок використання.
Оцінка ефективності автоматизації та внесення доробок.

Останній пункт потрібно регулярно повторювати, щоб автоматизація кадрової служби дійсно приносила потрібний результат.

Особливо варто відзначити, що автоматизація діловодства відділу кадрів невіддільна від автоматизації даного відділу в цілому, яка також є складовою частиною комплексної автоматизації компанії. Тому є сенс із самого початку працювати «на перспективу»: якщо ідея автоматизації зародилася саме у відділі кадрів, то згодом її корисно розширити на всю компанію. Якщо жінші відділи та бізнес-процеси вже автоматизовані, то автоматизація управління кадрами має бути з ними інтегрована для досягнення кращого результату.

Типи систем автоматизації

Той чи інший тип системи автоматизації вибирається залежно від цього, наскільки великим є підприємство, які завдання планується вирішити і чи потрібно надалі інтегрувати систему автоматизації діловодства кадрового відділу інші підрозділи компанії.

Кастомні розробки. Це програмні продукти, здатні вирішувати лише окремі завдання. Наприклад, вести облік робочого дня.
Коробочні програмні продукти, здатні вирішувати ширший спектр завдань.
HRM-модулідля вже впроваджених на підприємствах ERP-систем.
Спеціалізовані HRM-системи. Вони здатні оперувати великим комплексом інформації та надати ще ширший перелік функціоналу.
BPM-системи, що мають на увазі комплексну автоматизацію всього підприємства та зокрема відділу кадрів.

У чому недоліки перерахованих систем автоматизації?

Для всіх цих систем характерні такі недоліки:

Висока вартість застосування. Вартість впровадження завжди відчутно більша, ніж заявлена вартість ПЗ, тому що потрібно врахувати ще витрати на кастомізацію, інтеграцію з іншими корпоративними системами, що використовуються в компанії та інші послуги IT-фахівців.
Довгий та складний шлях внесення змін. Зазвичай потрібна не лише допомога IT-відділу, а й контакти з розробниками.
Не всім співробітникам просто розібратися з ПЗ.
Можливість працевлаштування у відділ кадрів людей, які не вміють працювати з цим програмним забезпеченням, виявиться під питанням.

Найголовніший недолік більшості систем автоматизації – це відсутність адаптивності. Якщо потрібно внести зміни або розширити існуючий функціонал, це може бути занадто дорогим, складним або неможливим.

З цієї причини автоматизація кадрового діловодства компанії та діяльності відділу кадрів загалом повинна виконуватися з урахуванням перспективи: щоб через кілька місяців (років) не потрібно було витрачати багато часу та коштів на оптимізацію. І щоб не потрапити в «пастку автоматизації» – ситуацію, коли витрати на неї дуже великі та постійні, відмовитися від існуючої системи не можна, тому що на ній працює весь відділ кадрів, тому що працювати з цією системою не надто зручно.

Коли впроваджується автоматизація кадрових процесів, корисно дивитися на ситуацію ширше і замислюватися або про поширення автоматизації на всі відділи або інтеграцію автоматизації відділу кадрів та інших підрозділів.

Найчастіше автоматизація компанії проводиться комплексно. Це вимагає помітних зусиль, але згодом за грамотного підходу вони себе виправдовують. Купівля «коробкового» продукту вирішує проблеми сьогодення, але згодом, коли підвищаться вимоги до ПЗ, або виникне бажання провести інтеграцію, у багатьох випадках це виявиться неможливо.

Low-code системи

Основні особливості Low-code систем – наступного:

Рішення на базі Comindware Business Application Platform

Таке рішення автоматизує такі бізнес-процеси:

Підбір кандидатів, оформлення до штату, звільнення.
Робота з відпустками, відрядженнями, лікарняними.
Атестація та оцінка ефективності персоналу.
Організація корпоративного навчання.
Видача довідок.
Облікробочого часу; нарахування зарплати.

Використання Low-code системи автоматизації допомагає уникнути великих витрат на використання і, що ще важливіше, на доопрацювання.

Це рішення легко інтегрується з ERP, SAP та іншими корпоративними системами підприємства, якщо вони є. Згодом, рішення на базі Comindware Business Application Platform легко розширюється до потрібного функціоналу силами штатних співробітників.

Важливою перевагою є робота з інтерфейсом програми у браузері, без необхідності встановлювати програмне забезпечення на комп'ютер. Доступне внесення та отримання інформації за допомогою мобільних пристроїв.

Замовте безкоштовну демонстрацію можливостей Comindware Business Application Platform та оцініть, наскільки вона підійде для вашої компанії.

Олена Гайдукова, маркетолог-аналітик, бренд-менеджер рішень на базі Comindware Business Application Platform, спеціаліст із партнерських відносин.