Автоматизація – з чого почати

Віктор Забавін, Дмитро Пінаєв Група компаній «Сучасні технології управління»

Коли йдеться про необхідність автоматизації управління підприємством, керівнику необхідно отримати відповіді три питання. Не знаючи цих відповідей, співробітникам підприємства та компанії, яка здійснює впровадження, важко виробити правильний підхід до вибору системи автоматизації та стратегії її впровадження. Що це за питання?

Питання №1: «Кому і чому потрібна автоматизація?»

Сьогодні ми вже можемо проаналізувати статистику та знаємо, що найчастіше ініціатором проекту є власник, генеральний чи фінансовий директор, зрідка головний бухгалтер. Якщо проект ініціює головний бухгалтер, це одні очікування, якщо генеральний директор, то, мабуть, зовсім інші. Звичайно, оптимальний варіант з точки зору успішності проекту, коли «Замовником» проекту є власник або генеральний директор. По-перше, це викликано тим, що найчастіше вони представляють стратегію розвитку підприємства міста і знають справжні причини автоматизації, серед яких можуть бути:

Переорієнтація на вирішення нових завдань (випуск нової продукції, вихід на нові ринки, технічне переоснащення);
Проведення реформ чи зміна принципів управління;
нездатність старої системи автоматизації задовольняти потреби підприємства;
Підготовка підприємства до продажу (автоматизація має збільшити ринкову вартість).

По-друге, тільки вони здатні розставити пріоритети та вирішити будь-які конфлікти, що виникають у ході проекту. Також від статусу та повноважень цих людей залежить і ставлення до проекту персоналу підприємства. Знання відповіді перше питання дозволяє виробити стратегіювпровадження автоматизованої системи, відповідної стратегії розвитку підприємства, отримати уявлення, наскільки серйозним буде проект, скільки часу і сил підприємство готове на нього витратити, і чи не помре він відразу після початку.

Питання №2: «Чи потрібна саме автоматизація?»

Після того, як стало зрозуміло, хто є ініціатором і що стало головною причиною автоматизації, потрібно зрозуміти – що від неї чекають? Практика показує, що досить часто за допомогою проектів автоматизації намагаються вирішити проблеми керованості підприємства. Безумовно, сучасне управління важко уявити без інформаційних систем, але первинне все-таки управління. Якщо для підприємства великий обсяг інформації, обробляти яку вручну (чи наявними засобами автоматизації) стало неможливо (не встигаємо, помиляємося, дорого коштує персонал), то автоматизація - це вихід. Якщо потрібної інформації просто немає або вона недостовірна, рішення приймаються без урахування наявних даних, дії не узгоджені, то, швидше за все, не сформована сама система управління і автоматизація тут не допоможе. Тому, оцінивши ситуацію, потрібно зробити висновок, чи вирішить автоматизація виявлені проблеми?

Питання №3: «Що автоматизуватимемо?»

Далі необхідно відповісти на найскладніше і важливе питання - яка саме діяльність автоматизуватиметься? Для невеликих компаній відповідь це питання досить проста. Потрібно лише уявити - яка діяльність у компанії пов'язана з обробкою та зберіганням великих обсягів інформації та побудовою звітів. Як правило, це бухгалтерський та податковий облік, облік руху товарно-матеріальних цінностей, кадровий облік, розрахунок заробітної плати тощо. Далі можна переходити вже безпосередньо довибору автоматизованої системи початкового рівня, яка найкраще підходить під технічні вимоги і не буде обмеженням при подальшому не дуже сильному зростанні компанії. Але для великих компаній зі складним і багатогранним бізнесом такого підходу виявляється недостатньо. Тому, щоб відповісти на запитання «Яка діяльність автоматизуватиметься?» необхідно власне отримати уявлення про цю діяльність. З цією метою останні кілька десятків років у світі активно використовують процесний підхід, заснований на виділенні та аналізі бізнес-процесів, що становлять діяльність компанії. За допомогою процесного підходу можна детально описати модель бізнес-процесів компанії, що містить:

Модель бізнес-процесів компанії

Склад бізнес-процесів підприємства.
Які результати роботи всього підприємства загалом та кожного бізнес-процесу зокрема планується отримати.
Яку послідовність дій потрібно виконати, щоб на виході процесу отримати потрібний результат.
Хто є Власником процесу (Відповідальний за досягнення результату і має повноваження для розпорядження ресурсами процесу)
Хто є Виконавцем кожної дії усередині процесу.
Які інформаційні та матеріальні об'єкти є входами та виходами бізнес-процесу.

Такий опис діяльності підприємства можна зробити самостійно або залучити зовнішніх консультантів. Дуже важливо, щоб розроблена модель була зрозуміла керівникам і щоб вони осмислили та прийняли її. Усі розбіжності необхідно усунути на початок вибору інформаційної системи. Враховуючи, що такий опис виконується у свою чергу за допомогою систем бізнес-моделювання, то особливийувагу необхідно приділити вибору такої системи. Для вирішення цього завдання можна використовувати західні системи (Aris, AllFusion Process Modeler), але сьогодні з'явилися і доступніші за вартістю вітчизняні системи (Business Studio).

Далі проводиться аналіз – які саме бізнес-процеси необхідно автоматизувати. Щоб відповісти на це питання, потрібно зрозуміти, що саме не влаштовує в поточній роботі організації. Такими параметрами можуть стати: час виконання процесу, вартість виконання процесу, якість (кількість помилок та збоїв). Наприклад, процес планування виробництва на великому підприємстві можна здійснювати і вручну, без застосування засобів автоматизації. І справді, досі на низці підприємств досі існують приблизні методи планування потреби у матеріалах та у виробничих потужностях. Але при цьому точність розрахунків не висока (що призводить до надлишкових складських запасів матеріалів, недостатнього завантаження потужностей, а зрештою - до невиправдано великих витрат на здійснення процесу виробництва), час виконання розрахунків може становити 5-10 днів (що в сучасних умовах ряду підприємств є неприпустимим), а кількість помилок при плануванні часом не піддається підрахунку.

Слід зазначити, що для великих підприємств також є низка «загальновизнаних» процесів, які необхідно автоматизувати і з якими, питань, як правило, не виникає. Це самі процеси пов'язані з бухгалтерським обліком, рухом товарно-матеріальних цінностей. Ці процеси автоматизуються «за умовчанням», оскільки підвищення ефективності внаслідок автоматизації багаторазово перевірено. Що стосується інших процесів, то проводиться аналіз за обраними критеріями та виділяються процеси знезадовільними оцінками, які можна змінити за допомогою засобів автоматизації. З іншого боку, оцінюється та частина інвестицій на впровадження інформаційної системи, яка буде витрачена на автоматизацію цих процесів. Якщо співвідношення ефекту та витрат не влаштовує власника процесу та фінансового директора, то процес можна викреслити з кандидатів на автоматизацію. Але зробити це можна тільки в тому випадку, якщо без інформації, що породжується в цьому процесі, можна легко обійтися при роботі корпоративної інформаційної системи.

Виділені бізнес-процеси необхідно детально описати, наголосивши на інформації (використані документи, звіти), яка необхідна для здійснення будь-якої дії процесу або є результатом його виконання. Також, якщо виконання дії ґрунтується на складній методиці, то бажано формалізувати ще й цю інформацію. Наприклад, якщо в компанії використовується своя особлива методика калькуляції собівартості, то необхідно провести її формалізацію та враховувати можливість її реалізації у інформаційній системі, що вибирається. Отриманий опис дає можливість детально визначитифункціональні вимоги до системи автоматизації, адже в результаті ми отримуємо:

Список бізнес-процесів та їх особливості, підтримка яких має бути закладена в інформаційній системі.
Перелік інформаційних об'єктів, які система повинна дозволяти зберігати.
Набір звітів, які мають формуватися у системі.
Перелік алгоритмів та методик, які мають підтримуватися інформаційною системою.

Потрібно чітко розуміти, що, на жаль, для великих компаній ніколи не знайдеться готової системи, здатної на 100% задовольнити перелік функціональнихвимог. Тому вибір інформаційної системи – це боротьба компромісів, у якій щось доведеться жертвувати або функціональністю, або вартістю.