BEFL, Управлінський облік, подвійна бухгалтерія або інструмент прийняття управлінських рішень
Цілком очевидно, кожна організація має вести бухгалтерський облік, цю вимогу закріплено законодавчо[1]. Порядок організації ведення бухгалтерського обліку, відображення в обліку окремих об'єктів та господарських операцій, складання бухгалтерської звітності – це досить жорстко регламентовано відповідними нормативними документами. Спеціальність «Бухгалтерський облік, аналіз та аудит» викладається на кожному економічному факультеті практично будь-якого ВНЗ.
Виникає закономірне питання: чи існує у сучасної організації потреба у веденні управлінського обліку за наявності добре регламентованої та налагодженої системи бухгалтерського обліку?
Давайте спробуємо порівняти бухгалтерський та управлінський облік та виявити відмінності та подібності.
Відмінності бухгалтерського та управлінського обліку
Користувачами бухгалтерської (фінансової) звітності насамперед є зовнішні стосовно організації сторони: акціонери та учасники, податкові органи, органи статистики, кредитні організації, будь-які контрагенти. Управлінська звітність створюється насамперед потреб осіб, які займаються оперативним управлінням організацією.
Розрізняються цілі бухгалтерського та управлінського обліку. Бухгалтерський облік служить для формування документованої систематизованої інформації про об'єкти бухгалтерського обліку та складання на її основі бухгалтерської (фінансової) звітності (п.2 ст.1 Закону №402-ФЗ). Бухгалтерська (фінансова) звітність – це інформація про фінансове становище економічного суб'єкта на звітну дату, фінансовий результат його діяльності та рух грошових коштів за звітнийперіод (п.1 ст.3 Закону №402-ФЗ). Управлінський облік – упорядкована система виявлення, вимірювання, збору, реєстрації, інтерпретації, узагальнення, підготовки та надання важливої для прийняття рішень щодо діяльності організації інформації та показників для керівництва організації.
Організація та ведення бухгалтерського обліку регулюються федеральними законами та прийнятими відповідно до них нормативними правовими актами (ст.4 Закону №402-ФЗ). Організація та ведення управлінського обліку регулюються лише внутрішніми документами організації (п.5 ст.2 Закону №402-ФЗ). Керівництво будь-якої організації вільно у виборі способів та методів ведення управлінського обліку, показників та періодичності складання управлінської звітності.
Ведення бухгалтерського обліку є обов'язком організації (п.1 ст.6 Закону №402-ФЗ). Рішення про ведення, обсяг та способи ведення управлінського обліку приймається керівництвом організації добровільно.
Бухгалтерський облік ведеться за допомогою подвійного запису на рахунках бухгалтерського обліку (п.3 ст.10 Закону №402-ФЗ) безперервно з дати державної реєстрації до дати припинення діяльності внаслідок реорганізації чи ліквідації (п.3 ст.6 Закону №402-ФЗ) . Управлінський облік може використовувати принцип подвійний записи, може мати рахунків, ведеться обсягом, необхідному задля досягнення цілей організації.
Розглянемо такий приклад. Виробництво цукру із цукрових буряків – складний безперервний процес. Зупинка заводу через недостатність сировини загрожує суттєвими втратами. Тому для ухвалення рішення про строки запуску заводу з моменту початку збирання цукрових буряків керівництво щодня відстежує два показники: кількість сировини на заводському бурякоприймальному пункті на кінець дня та щоденне надходженняцукрових буряків.
Об'єкти бухгалтерського обліку підлягають грошовому виміру (п.1 ст.12 Закону №402-ФЗ). Управлінський облік може враховувати як грошові і кількісні показники, а й показники часу, відносні показники в коефіцієнтах і відсотках, будь-які інші показники, необхідні керівництву організації до ухвалення управлінських рішень.
Наприклад, в управлінському обліку час простою машин та механізмів через поломки враховується у годинах чи днях; виконання тих чи інших планових показників враховується у відсотках; готовність автопарку до роботи вимірюють коефіцієнтом технічної готовності, що визначається як щодня, і з більшою періодичністю шляхом розподілу кількості справних автомобілів на загальну кількість.
Бухгалтерський облік спрямований на фіксацію і відображення у звітності вже доконаних фактів господарської діяльності організації, у той час як управлінський облік поряд з фіксацією подій, що відбулися, направлений в майбутнє організації і включає в себе плани і планові бюджети на різні періоди.
Наприклад, надходження товарів складу буде відбито на рахунках бухгалтерського обліку після надходження до бухгалтерії повністю оформленого первинного облікового документа, що містить, зокрема, ціну одиниці і загальну вартість товару, що може відбуватися із затримкою від однієї до кількох днів. Для цілей управлінського обліку у ряді випадків така затримка є неприйнятною і реальна кількість товару на складі відстежується щодня.
Коротко основні відмінності бухгалтерського та управлінського обліку наведені в таблиці 1.
Таблиця 1. Основні відмінності бухгалтерського та управлінського обліку
Подібність бухгалтерського та управлінського обліку
Дуже велика кількістьфактів господарської діяльності, таких як надходження та вибуття коштів, надходження та відвантаження товарно-матеріальних цінностей відображаються однаково в бухгалтерському та управлінському обліку. Розрізняється лише швидкість обробки даних операцій: у регістрах бухгалтерського обліку – після вступу до бухгалтерії належним чином оформленого первинного облікового документа, а управлінському обліку, зазвичай, – відразу після здійснення господарську операцію.
Підводячи короткий підсумок вищесказаному, хочеться зауважити, що управлінський облік за своєю суттю – це система інформаційного забезпечення бізнесу. В силу цього жодна організація не може обійтися у своїй діяльності без управлінського обліку, організованого у більшому чи меншому обсязі.
У зв'язку з цим постає актуальне питання:як уникнути дублювання та подвійної обробки інформації в бухгалтерському та управлінському обліку?
Нижче на основі накопиченого нашою компанією досвіду я наведу приклади та підходи до створення системи управлінського обліку без зайвих трудовитрат.
По-перше, слід визначитися, які показники необхідно планувати та відстежувати для досягнення цілей, що стоять перед організацією. Наприклад, якщо перед організацією стоять цілі швидкого захоплення роздрібного ринку певного товару в конкретному населеному пункті, то, швидше за все, необхідно відстежувати обсяги продажу в натуральних показниках, динаміку зростання обсягів продажу, динаміку зміни частки ринку.
Друге, що потрібно зробити в цьому напрямі, це проаналізувати, які дані з тих, що вже є в бухгалтерському обліку, будуть потрібні в управлінському обліку. Також необхідно оцінити, яка потрібна оперативність подання даних для управлінського обліку. Після цього у випадкунеобхідності доцільно внести зміни до організації бухгалтерського обліку. У деяких ситуаціях може знадобитися створення додаткових звітів, що в більшості випадків не є складною та дорогою процедурою.
Потім потрібно оцінити решту показників управлінського обліку з позиції співвідношення «доцільність/трудомісткість». Іншими словами, результати від застосування тих чи інших показників управлінського обліку повинні перевищувати витрати на їхнє одержання. У практиці нашої компанії було кілька випадків, коли керівництво організації відмовлялося від застосування в управлінському обліку окремих показників через дуже велику трудомісткість робіт з їх отримання.
Після цього необхідно визначити, хто, як, з якою періодичністю збиратиме необхідні дані для управлінського обліку і в якій формі представляти їх керівництву організації. Тобто, необхідно розробити політику управлінського обліку.
Далі можна задуматися про автоматизацію управлінського обліку. На етапі становлення системи управлінського обліку в 99% випадків достатньо буде застосувати електронні таблиці MS Excel, які мають досить широкі можливості. Надалі у разі потреби можна розглядати варіанти автоматизації управлінського обліку або шляхом нарощування функціоналу наявної автоматизованої системи бухгалтерського обліку, або за допомогою спеціалізованого програмного продукту.
Хорошим прикладом реалізації цього підходу можуть бути рішення з управління сільськогосподарським підприємством на базі 1С:Підприємство. В рамках одного з проектів у нашій компанії було детально розглянуто два рішення, розроблені компаніями з Воронежу. Обидва програмні продукти дозволяють планувати діяльністьсільгосппідприємства, починаючи від технологічної карти конкретного поля та норм витрати ресурсів на кожну технологічну операцію. Надалі є можливість збирання фактичної інформації та аналізу відхилень від плану. Загалом обидві системи забезпечують керівництво агропідприємства майже повним набором коштів на ведення управлінського обліку та ефективного управління бізнесом.
Обидва закони мають подібне тлумачення питань, тому надалі наведені посилання лише на Закон від 06.12.201г.