Бенчмаркінг або порівняльний аналіз
Бенчмаркінг (benchmarking) – це процес порівняння продуктів, послуг чи процесів однієї організації з продуктами, послугами чи процесами іншої організації. Іноді проводять порівняння всередині однієї і тієї ж організації. Мета цього процесу полягає у пошуку поліпшень тих аспектів, якими проводиться порівняння.
Як правило, бенчмаркінг застосовує організація, яка хоче покращити свою діяльність.
Для порівняння зі своїми процесами (або продуктами) вибирається компанія, яка займає лідируючі позиції в тому чи іншому питанні. Не обов'язково вибирати прямих конкурентів, щоби провести бенчмаркінг. Для порівняння може вибиратися компанія з іншої сфери діяльності або працююча з іншою групою споживачів.
Бенчмаркінг дозволяє застосувати у своїй роботі найкращі практики інших компаній. Але, спочатку, потрібно домогтися повного розуміння своїх процесів, т.к. неможливо провести адекватне порівняння, не маючи уявлення про власну діяльність. Для цього потрібно знати межі аналізованих процесів, операції, поточний рівень виконання процесів та інші параметри, що характеризують роботу.
Види бенчмаркінгу
Залежно від об'єктів порівняння бенчмаркінг може поділятися на кілька видів:
Внутрішній бенчмаркінг – у своїй вигляді бенчмаркинга здійснюється порівняння процесів (продуктів, послуг) всередині організації. Як об'єкти вибираються близькі чи схожі процеси (продукти, послуги). При внутрішньому бенчмаркінгу досить легко зібрати дані, проте можливості для порівняння обмежені, і результати можуть виявитися упередженими.
Конкурентний бенчмаркінг – порівняння проводиться з прямими конкурентами (за продуктами, що надаються абопослуг), що працюють на місцевому, регіональному чи міжнародному ринку. Для цього виду бенчмаркінгу необхідно вибирати конкурентів, що знаходяться на іншому рівні ринку. Наприклад, організація, що працює на місцевому ринку, може вибрати для порівняння організацію, що працює на міжнародному ринку. В цьому випадку дані, отримані при порівнянні, будуть більш обґрунтованими та важливими, але їх досить важко отримати.
Функціональний бенчмаркінг - порівнюються процеси власної організації з схожими процесами іншої організації, але працюючої в іншій сфері діяльності.
Узагальнений бенчмаркінг – для цього виду бенчмаркінгу відбираються організації, які мають кращі у своєму сегменті процеси і підходи.
Етапи бенчмаркінгу
Для вдосконалення діяльності застосовують один чи кілька видів бенчмаркінгу. Об'єкти бенчмаркінгу та спрямованість досліджень при цьому можуть бути різними, проте основні етапи для всіх видів бенчмаркінгу будуть однаковими. Ця послідовність дій виробилася внаслідок практики застосування бенчмаркінгу багатьма організаціями.
Основні етапи бенчмаркінгу включають:
1. Визначення, аналіз та деталізація об'єкта бенчмаркінгу. Як об'єкт можуть бути обрані процеси, послуги або продукти організації. На цьому етапі важливо зрозуміти, скільки ресурсів та зусиль організація готова витратити на процес бенчмаркінгу – чи буде цей разовий захід чи бенчмаркінг стане постійною практикою організації. 2. Виявлення та визначення характеристик, за якими проводитиметься бенчмаркінг. Це можуть бути важливі споживчі властивості продукту або послуги або параметри якості процесу. . Формування команди бенчмаркінгу. До команди краще включати фахівцівз різних підрозділів організації, щоб було можливість ширше і об'єктивно оцінити можливості як процесів (продуктів, послуг), і процесів (продуктів, послуг) партнерів з бенчмаркингу. 4. Вибір партнерів з бенчмаркінгу. Як партнерів можуть виступати організації-лідери, які досягли успіху в реалізації характеристик, що цікавлять (визначені на етапі 2). Партнером може бути одна організація чи кілька. Якщо виконується внутрішній бенчмаркінг, то такими партнерами будуть суміжні підрозділи, процеси чи продукти, що надаються організацією. Збір та аналіз інформації, необхідної для порівняння. Щоб провести порівняння може знадобитися уявити отриману інформацію у тому вигляді, як і представляється всередині організації. Наприклад, якщо порівнюються технічні характеристики продукту, то в різних виробників набір цих характеристик може бути різним. Характеристики необхідно буде призвести до єдиної бази. 6. Проведення оцінки можливості організації у досягненні необхідних характеристик у порівнянні з партнером (або партнерами) з бенчмаркінгу. Оцінка може проводитись різними методами, які дозволяють оцінити існуючий «розрив» між роботою власної організації та роботою партнера з бенчмаркінгу (наприклад, за допомогою GAP – аналізу). 7. Визначення можливих змін існуючої практики роботи. Створюється "бачення" майбутнього стану організації. Це бачення має ґрунтуватися на результатах адаптації процесів партнера з бенчмаркінгу до умов своєї організації. 8. Розробка стратегічних цілей та планів щодо їх реалізації для досягнення бажаного рівня характеристик. Залежно від масштабності змін плани можуть зачіпати зміну процесів, системи управління, організаційноїсистеми, культуру виконання робіт та ін. аспекти. 9. Реалізація запланованих змін та постійний контроль за ходом перетворень в організації. Якщо потрібно, то виконуються коригування планів. 10. Після досягнення встановлених цілей та реалізації планів приймається рішення про повторення циклу та реалізацію всіх етапів бенчмаркінгу для нових умов. Перш ніж застосовувати бенчмаркінг як інструмент для вдосконалення діяльності організація повинна вирішити, який обсяг ресурсів вона може на нього виділити. Якщо приймається рішення використовувати бенчмаркінг як один із інструментів постійного вдосконалення, він може бути виділений окремий процес.
Переваги бенчмаркінгу
У разі, коли бенчмаркинг проведено правильно, може дати компанії багато переваг. Критеріями успішного проведення бенчмаркінгу є правильно підібрана команда, глибока деталізація процесів, зацікавленість керівництва результатами, інтеграція результатів бенчмаркінгу зі стратегічними планами розвитку.
Під час виконання робіт команда бенчмаркінгу має змогу подивитися на свою організацію збоку. Це дозволяє вийти за рамки щоденної діяльності та існуючі обмеження та знайти нові ідеї щодо покращення роботи. За рахунок застосування бенчмаркінгу можна уникнути багатьох помилок, а також підвищити прибуток організації за короткий час.