Бенчмаркінг, Benchmarking - інструмент Шість Сігм, Ощадливе виробництво, Лін
"Бенчмаркінг" - це запозичений з англійської термін, що бере свій початок у геодезії. У даній галузі benchmark означає позначку, яка використовується як орієнтир, необхідний для проведення подальших промірів. Набуваючи поширення у діловій сфері, цей термін застосовується за аналогією з геодезією – вибір орієнтиру, яким можна звіряти різні показники економічної діяльності, такі як продуктивність, якість продукції і на послуг, ефективність робочих процесів тощо. І природно як орієнтир вибираються найкращі показники.
Для чого потрібен бенчмаркінг?
Звідки ми знаємо, наскільки хороший чи поганий наш процес? Голос замовника допомагає нам лише частково, оскільки споживач завжди зацікавлений у кінцевому продукті (або послузі) і його не хвилює, скільки зусиль та коштів ви витратили у процесі його виробництва (ви можете працювати собі на збиток, і замовник при цьому буде цілком щасливий). Поліпшувати все підряд до якогось суб'єктивно встановленого рівня здебільшого є нереалістичним. А ось підтягувати свої процеси до рівня передових компаній – заняття більш реалістичне, адже якщо у когось іншого вийшло досягти високих результатів, то й ваші шанси на успіх цілком реальні.
Бенчмаркінг може застосовуватися як самостійний процес, але в даний час більшість компаній роблять бенчмаркінг інтегральною складовою програм з покращення робочих процесів, таких як Лін Шість Сігм.
Бенчмаркінг у системі Лін Шість Сігм
1. Коли проводити бенчмаркінг
Бенчмаркінг може бути проведений ще на етапі вибору проектів Лін Шість Сігм. Може виявитися, що показник, позначений потенційним проектом як незадовільний, насправдівиглядає цілком пристойно і натомість показників передових компаній. Наприклад, якщо середній час переїзду бурової установки виявився лише на кілька годин гіршим, ніж у компаній, вибраних вами як орієнтири, то перевага може бути віддана іншому проекту, спрямованому на поліпшення об'єктивно слабких показників.
Також бенчмаркінг дуже гармонійно вписується у фазу Вимірювання, під час якої, як ви пам'ятаєте, саме відбувається вимірювання показників поточного процесу. Вже в ході роботи проекту найчастіше виникає необхідність з'ясувати, наскільки хороші (або погані) аналізовані вами процеси. Дуже рідко в рамках одного проекту потрапляє один єдиний яскраво виражений процес – найчастіше ви матимете справу з кількома ділянками, субпроцесами, допоміжними процесами тощо. Проекти Лін Шість Сігм прийнято виконувати протягом 4 – 6 місяців і тому дуже важливо правильно розставити пріоритети та братися за покращення тих ділянок, чиї показники справді відстають від передових. Адже якщо ви витратите час і зусилля на ділянку, де реальні показники досить хороші і водночас залишите поза увагою області зі слабкими показниками, то загальна ефективність від цього не покращиться. Наприклад, після отримання інформації про тривалість ремонту однотипного компресора на вашому підприємстві та на підприємстві-орієнтирі, з'ясовується, що на ваш ремонт у середньому йде майже вдвічі більше часу. Але після поділу ремонтного циклу на сегменти з'ясовується, що час, витрачений на безпосередній ремонт обладнання у вас трохи вищий, ніж у орієнтира, а ось терміни вирішення логістичних завдань (забезпечення матеріалами, технікою тощо) у вас значно більше. Тоді стає зрозумілим, на що в першу чергу потрібно звернутиувага.
До бенчмаркінгу (або даних отриманих в результаті бенчмаркінгу) вдаються і на наступних фазах проектів Лін Шість Сігм - фазі Аналізу і фазі Удосконалення.
2. Вибір передового процесу як орієнтир
Кого вибрати як орієнтир? Почнемо з того, що бенчмаркінг може бути як внутрішнім, так і зовнішнім. Кожен варіант має свої плюси і мінуси.
Внутрішній бенчмаркінг хороший тим, що "еталонні" дані можна отримати відносно легко. Крім того, в цьому випадку вам легше буде оцінити, наскільки умови двох процесів можна порівняти один з одним і тим самим забезпечити "чистоту експерименту". На великих підприємствах задіяно безліч різних груп, змін, бригад тощо. Взявши в якості орієнтира "передовиків виробництва" можна легко зіставити їх показники з ділянкою, що розглядається. Крім того, впровадження змін може виявитися досить простим, оскільки буде комусь поділитися своїм досвідом.
Свого роду проміжним варіантом між внутрішнім і зовнішнім бенчмаркінгом є бенчмаркінг з афілійованими компаніями. Великим плюсом цього варіанта є готовність таких компаній ділитися інформацією зі своїми "побратимами". Але тут треба враховувати розбіжності за умов. Наприклад, у двох підрозділів в одній нафтогазовій корпорації практично ідентичні процеси, які дуже зручно порівнювати, але один підрозділ розташовується на Мексиканському узбережжі, а інший – за Уралом. Зрозуміло, що сибірські морози певним чином впливають ефективність деяких процесів.
Перевага зовнішнього бенчмаркінгу полягає в тому, що ми виходимо за рамки своїх власних досягнень і орієнтуємося на компанії зі світовим маєтком, що мають найкращі показники. У діловійтермінології використовується таке поняття як найкращий у класі (з англ. best in class). Таким чином, як орієнтир вибираються організації, які досягли найкращих результатів у своїй сфері діяльності.
Проте за виборі орієнтира необов'язково обмежуватися лише підприємствами однієї галузі. Наприклад, гірничодобувні підприємства, взявшись за поліпшення своїх процесів пов'язаних з доставкою матеріалів, можуть звернути увагу на компанії, що спеціалізуються на транспортно-логістичних питаннях.
Для того, щоб з'ясувати, як швидко і якісно обслуговують клієнтів у банку, що конкурує, можна просто стати його разовим клієнтом. Такий самий метод підходить для автосервісу та будь-якого іншого провайдера послуг. Існують ще такі підходи як вступ компаній до різноманітних асоціацій, де вони стають партнерами по взаємному бенчмаркінгу. При виконанні зовнішнього бенчмаркінгу необхідно приділяти особливу увагу умовам, в яких проходять аналізовані процеси, щоб не допустити помилкових висновків.
У кожному окремому випадку вам необхідно буде вирішувати, який варіант бенчмаркінгу чи підхід використовувати. Вибір залежатиме від специфіки та конкретних завдань вашого проекту, можливостей отримання даних, наявності часу та ресурсів.