B-NEWS Схема класифікації – ранжування конторських службовців (досвід Великобританії)

Стандартна схема. Конторська робота є такою сферою занять, яка добре пристосована для використання стандартної системи класифікації робіт. Більшість основних занять, що виконуються в установах, є загальним для всіх організацій. Завдання друкування листа або розрахунку заробітної плати, реєстрації документів, нагляду за службовцями, здійснення планування або ведення рахунків є аналогічним, незалежно від характеру або цілей підприємства. Всі конторські системи обробки інформації є різними, а будь-яка робота в цілому може бути унікальною, однак основні заняття або завдання, які складають роботу, є, в основному, однаковими, незалежно від того, де вони виконуються - у банку, лікарні, міністерстві, виробничої одиниці чи будь-якому іншому підприємстві, що має конторських службовців.

Конторська робота зазвичай охоплює широкий діапазон рівнів відповідальності та широкі виделки окладів, які значно ширші, ніж у більшості сфер фізичної праці. У межах цього діапазону від молодшого канцелярського до управлінського рівня, конторські працівники традиційно мають кращі можливості для отримання підвищення і прагнуть зростання набагато сильніше, ніж багато працівників фізичної праці, які мають більше шансів залишитися, на тій самій роботі протягом багатьох років. Ці відмінності неминуче сприяють виникненню активного інтересу до створення в установах точно визначених структур класів посад і призводять до впровадження системи оцінки важливості посад як рядових службовців, так і менеджерів. Аналогічність конторської роботи у організаціях всіх типів створює широкий, котрий іноді загальнонаціональний ринок праці. Роботодавці, які використовують стандартну систему класифікації посад або можутьпов'язати свої роботи з цією системою можуть значно точніше приймати рішення щодо досвіду особи, яка бажає вступити на роботу, або порівнювати свої потреби в персоналі з іншими організаціями.

Було очевидно, що загальнонаціональна схема має бути простою, легкою для розуміння та легко пристосовуваною до будь-якого типу організації. Крім цього, дана схема має бути практичною та її застосування в організаціях, розмір яких змінюється від кількох осіб до кількох тисяч, за наявності філій у багатьох місцях по всій країні має давати задовільні результати.

В результаті розробником - Інститутом адміністративного управління була схвалена система, що базується на класифікації за шістьма основними рівнями конторської роботи. Ця система витримує перевірку багаторічним використанням у британських установах. Успіх цієї системи як стандартної єдиної схеми, що використовується в загальнонаціональному масштабі в багатьох секторах промисловості та торгівлі, пояснюється, ймовірно, чотирма основними причинами:

1. Система задовольняє критеріям простоти та пристосовуваності до будь-якої організації.

2. Система легко зрозуміла працівникам.

3. Система є практичною та зосереджена, наскільки це можливо, на роботі, що підлягає виконанню.

4. Схема забезпечується широким аналізом багатьох операцій, які є загальними для установ. Кожна операція визначається і класифікується, завдяки чому користувачі отримують готову до використання структуру або засоби для перевірки власних створених класів посад.

Кількість класів.Спочатку схема складалася з шести класів, позначених літерами від А до F , починаючи з класу А, який охоплював найпростіші канцелярські операції, і,закінчуючи класом F , який охоплював інспектування роботи відділів та робіт, виконання якої вимагало великого ступеня відповідальності.

Схема пізніше була розширена до восьми класів шляхом додавання двох старших рівнів - класів G та Н. Ці два класи були введені з метою відображення тих величезних змін у конторській роботі, які відбулися з часу початкового впровадження схеми. Класи G та Н дозволяють охоплювати посади таких фахівців, як молодший управлінський персонал або керівники структурних підрозділів. Однак слід визнати, що в деяких організаціях є самостійні форми класифікації для управлінських посад і однією з переваг розробленої Інститутом схеми є те, що користувачі можуть використовувати класи, які їм потрібні. Деякі з користувачів фактично використовують лише шість початкових класів, які охоплюють персонал рівня контролю над роботою підлеглих, хоча більшість використовує всі вісім класів для охоплення персоналу до рівня, що йде після вищого керівництва (начальники відділів).

Постає також питання: чому саме вісім класів? На це питання важко відповісти. Термін "конторський персонал" сьогодні може охоплювати людей, які виконують роботу, починаючи від найпростішої канцелярської і закінчуючи складною роботою, що вимагає великої відповідальності, близькою до рівнів вищого керівництва. Діапазон такої роботи є безперервним і цим можна пояснити найрізноманітніший його поділ з метою класифікації. Досвід показує, число класів може, мабуть, змінюватися від трьох до двадцяти шести класів, однак, у більшості схем кількість класів коливається від 5 до 12 і залежить, зокрема, скільки рівнів управління потрібно забезпечити в системі. Іншим практичнимфактором є діапазон посадових окладів, що охоплюється. Саме вивчення цих двох факторів і призвело до пропозиції розробників системи зупинитись на 8 класах посад.

Визначення класів. Метою схеми класифікації, розробленої Інститутом адміністративного управління Великобританії, є надання можливості оцінити у восьмій класах конторські роботи залежно від складності та складності роботи, що підлягає виконанню, або, кажучи іншими словами, відповідність якостей особистості задачі задовільного виконання роботи. Вісім класів позначені літерами від А до Н, причому клас А відповідає найпростішій роботі, а клас Н - найбільш складній і важливій роботі, що вимагає від особистості найвищих якостей класифікованого діапазону.

З цих двох причин - точніший аналіз та загальне порівняння - схема, розроблена Інститутом, базується, перш за все, на класифікації завдань, а потім - на класифікації робіт. Звичайно, є багато різних завдань у конторській роботі, що вимагають різних типів здібності або досвіду, і для будь-якої схеми класифікації необхідно розробити визначення класів, які будуть охоплювати всі типи завдань.

Це було спочатку досягнуто завдяки розгляду, перш за все, всіх типів важливих канцелярських робіт, для виконання яких потрібні досвідчені працівники, які мають різні знання та досвід конторської роботи. Однак, ці роботи не містили елементів контролю над іншими працівниками, але передбачали невелику свободу дій або ініціативу.

Вісім класів від А до Н схеми, розробленої Інститутом, визначено нижче. Приклади завдань дано кожному класу.

Клас А- Завдання, для виконання яких не потрібен попередній досвідканцелярської роботи; кожне індивідуальне завдання виділяється і є дуже простим, або дуже точно визначеним.

просте сортування та реєстрація.

Клас В- Завдання, які, внаслідок їх простоти, виконуються відповідно до обмеженого числа чітко визначених правил після порівняно короткого періоду, навчання. Ці завдання виконуються під безпосереднім керуванням та контролем у стандартному режимі.

проста копіювальна робота;
операції прямого підсумовування за допомогою калькулятора.

Клас С- Завдання, які мають рутинний характер і виконуються відповідно до чітко визначених правил, але вимагають або деякого досвіду або спеціальних здібностей для їх виконання, а також ті завдання, які виконуються відповідно до стандартної програми під короткочасним контролем та управлінням.

прості операції на ЕОМ;
підготовка рахунків-фактур відповідно до запропонованої програми, коли ціни вибираються прямо з прейскуранту;
стенографування та друкування, друкування з диктофону або виконання рутинних операцій на пристрої підготовки текстів;
реєстрація важливих документів зі складною літерною чи цифровою класифікацією.

КласD- Завдання, які потребують значного досвіду, але характеризуються обмеженим ступенем ініціативи та які виконуються відповідно до стандартної програми; ця програма може змінюватися, але не настільки, щоб знадобилося будь-яке значне управління виконавцем роботи.

стенографування та друк, друкування з диктофону або виконання нерутинних операцій на пристрої підготовки текстів;
підтвердження рахунків-фактур покупця на замовлення та прийняті документи;
рутинне ведення групи рахунків продавців чи покупців;
розрахунок зарплати без урахування податкових відрахувань.

Клас Е- Завдання, які можуть вимагати дотримання однієї з наступних умов, або кількох умов:

1. наявності базового рівня професійних чи спеціальних знань, що перевіряється, наприклад, шляхом іспитів (професійна сертифікація)

2. виконання чи контролю канцелярської чи управлінської роботи, що вимагає головним чином рутинних рішень, але з елементами свободи дій та ініціативи;

3. контролю над роботою зазвичай від двох до шести канцелярських працівників. Число контрольованих працівників може змінюватись в залежності від складності або рівня роботи.

нагляд за роботою канцелярії чи операторів пристроїв підготовки текстів у закладі з централізованим друкуванням документів;
програмування стандартних програм для ЕОМ, зазвичай потребують щонайменше ніж річного досвіду роботи;
секретарські послуги для директора;
керівництво відділом обліку матеріальних запасів.

КласF- Завдання, які можуть вимагати дотримання однієї або кількох наступних умов:

1. наявності професійних або спеціальних знань, еквівалентних рівню, що перевіряється відповідною професійною асоціацією, наприклад, шляхом складання іспитів

2. виконання або контролю над складною канцелярською або рутинною управлінською роботою, що потребує періодичного прийняття рішень не рутинного типу, та використання в деяких випадках з рутинних питань власної думки або ініціативи;

3. контролю над роботою зазвичай від п'яти до дванадцяти канцелярських працівників, досить компактно згрупованих у відділ для можливості здійсненнябезпосередньо повного персонального контролю. Число контрольованих працівників може змінюватись в залежності від складності або рівня роботи і може включати помічників із класу Е.

нагляд за роботою відділу розмноження при великій різноманітності застосовуваних процесів друкування, розмноження або репродукування документів;
проведення рутинних НДР чи складання аналітичних оглядів систем;
складне програмування для ЕОМ, що зазвичай потребує досвіду роботи від 1 до 3 років;
повний обсяг секретарських послуг для директора-розпорядника чи президента фірми.

КласG- Завдання, які можуть вимагати дотримання однієї або кількох наступних умов:

1. наявності професійних чи спеціальних знань, еквівалентних університетському диплому першого ступеня або диплому про закінчення аспірантури, але не обов'язково відповідних закінченому навчанню, підтвердженому відповідною професійною асоціацією

2. виконання або контролю над виконанням роботи великої складності чи важливості, що вимагають регулярного прийняття нестандартних рішень та регулярного використання власної думки та ініціативи при проведенні встановлюваної заздалегідь політики;

3. контролю над роботою від п'яти до дванадцяти канцелярських працівників. Контроль за виконанням канцелярської роботи може здійснюватися за допомогою двох або більше інспекторів класу Е або F; або контроль за роботою меншої кількості фахівців класу Е або F. Число контрольованих працівників може змінюватись в залежності від складності або рівня роботи.

нагляд за роботою великого відділу заробітної плати;
проведення ШДР та ДКР або складання аналітичних оглядів систем, які можуть вимагати керівництва роботою кількохпомічників;
програмування для ЕШ складних комплектів програм, які можуть вимагати керівництва кількома програмістами;
керівництво та прийняття участі у наставництві та навчанні на курсах підготовки персоналу службовців класів А - F для установ.

Клас Н- Завдання, які можуть вимагати дотримання однієї або кількох наступних умов:

1. наявності, професійних чи спеціальних знань, еквівалентних університетському диплому першого ступеня та певному стажу практичної роботи

2. виконання чи контролю над виконанням роботи великої складності чи важливості, потребують прояви у великих масштабах власної думки, чи ініціативи та відповідальності за певному вкладі у розробку політики компанії та її здійснення;

3. контролю над роботою персоналу у кількості 12 і більше людина. Число контрольованих працівників може змінюватись в залежності від складності або рівня роботи. Однак такий контроль за роботою зазвичай вимагає участі заступника і двох або більше фахівців класу Е або F , або меншої кількості фахівців класу Е , F або G .

контроль за роботою відділу ведення рахунків клієнтів
керівництво проведенням складних НДР та ДКР, які потребують контролю над роботою інших фахівців та службовців;
керівництво розробкою складних проектів програм для ЕОМ, пов'язане з відповідальністю за роботу відділу програмування та, можливо, персоналу інших підвідділів.