Бухгалтерський облік паливних карток та палива

Паливні карти, що з'явилися в Україні в 1991 році, стали незамінним інструментом компаній, за родом своєї діяльності пов'язаних з транспортом. Однак у бухгалтерів у подібних організаціях виникають питання, пов'язані з урахуванням транспортних карток та палива.

Починаючи з 1991 року, паливні картки, що використовуються для розрахунку на заправних станціях, стають все більш популярними. Сьогодні паливна карта - це не тільки зручна та сучасна система обслуговування клієнтів на АЗС, але й засіб економії коштів, що витрачаються на придбання ПММ.

Паливна карта, будучи документом суворої звітності, платіжним засобом не є, а є технічний ресурс обліку нафтопродуктів, що відпускаються.

Об'єктивні плюси використання паливних карток:

безготівковий розрахунок, під звіт водіям готівка не видається;
зменшення бази оподаткування;
отримання ПММ зі знижкою;
повний звіт з усіх транзакцій по карті;
можливість отримання відстрочки платежу;
прив'язка до певних АЗС, що знижує ризик виникнення злочинних змов та неякісної заправки;
блокування споживання палива при виникненні непередбачених ситуацій та багато іншого.

Облік паливних карток

Певного, затвердженого порядку обліку карт немає, тому практично застосовуються різні варіанти. Наприклад,облік паливних карток з використанням рахунків «Матеріали» - 10, «Каса» - 50 та «Розрахунки з підзвітними особами» - 71. Однак, на думку експертів, дана процедура обліку є некоректною.

На рахунку 10 паливні картки можуть враховуватися за субрахунком «Інші матеріали» як об'єкт МПЗ. УВідповідно до Положення бухгалтерського обліку 5/01, п.2 до матеріально-виробничого запасу відносяться активи, що використовуються організацією, як засоби або предмети праці, що мають власними силами цінність, що до паливних карт не відноситься.

На рахунку 50 паливні картки можуть враховуватися за субрахунком 50-3 «Грошові документи». При цьому грошові документи мають відповідати вимогам:

надавати декларація про отримання товару чи послуги всю номінальну вартість документа, тобто використовуватися одноразово. Паливні картки є документом багаторазового застосування.
посвідчувати безумовне декларація про отримання послуги, товару певну суму. Карта може бути заблокована, якщо кошти не внесені вчасно.
вказувати, яку суму (номінал) може бути придбано товари, послуги. Паливна карта не містить цієї інформації.

На рахунку 71 узагальнюється інформація, пов'язана з розрахунками із працівником за сумами, виданими під звіт. Паливна карта є технічним засобом для відпустки водієві нафтопродуктів, тобто кошти фактично працівникові не видаються, тому облік за цим рахунком також вважається некоректним.

Виходячи з ПБО 5/01 пункту 6, всі витрати, пов'язані з придбанням МПЗ включаються до їхньої фактичної вартості, за якою МПЗ приймаються до обліку. Але багаторазові паливні карти неможливо співвіднести з якоюсь певною партією палива, що купується. Організація може списати вартість паливних карток на підставі ПБО 10/99 пункту 5 на витрати пов'язані зі звичайним видом діяльності та облік карток вести на позабалансових рахунках, перелік яких кожна компанія може доповнити, описавши у своїй обліковій політиці їх характеристики.

Проведення можутьвиглядати так:

Д 60 До 51 (перерахування коштів на оплату паливних карток)

Д 20, 26, 44 До 60 (вартість карток відноситься на витрати)

Д 19 До 60 (враховано ПДВ із вартості карток)

Д 68 До 19 субрахунок ПДВ (ПДВ прийнято до відрахування)

Д 012 (вартість карток врахована на позабалансовому рахунку)

У журналі господарських операцій видача водієві картки та її повернення не відображаються, тому рекомендується ведення окремого журналу.

Облік палива

За врахуванням самого палива проблем у фахівців зазвичай не виникає.

Проводки можуть мати такий вигляд:

Д 60-2 К 51 (передплата за ПММ)

Д 10-3 До 60-1 (придбане паливо прийнято до обліку)

Д 60-1 До 60-2 (залік передоплати)

Д 20, 44, 26 До 10-3 (списання вартості палива витраченого)