Чек і парафіяльник одночасно видавати не треба
З набранням чинності Федеральним законом від 22 травня 2003 р. № 54-ФЗ "Про застосування контрольно-касової техніки при здійсненні готівкових грошових розрахунків та (або) розрахунків з використанням платіжних карток" (далі – Закон про ККТ) змінився порядок розрахунків з юридичними особами під час здійснення грошових розрахунків: тепер прийому від нього готівки слід пробивати касовий чек.
Однак, на нашу думку, покупцю не слід одночасно видавати і чек і прибутковий касовий ордер, оскільки наведений вище порядок прийому готівки касиром організаціями не стосується випадків, коли грошові розрахунки здійснюються із застосуванням контрольно-касової техніки.
Справа в тому, що Порядок ведення касових операцій, а відповідно і порядок оформлення касових документів (прибуткових та видаткових ордерів) поширюється на випадки, коли йдеться про касира, який здійснює операції з готівкою у спеціально обладнаному ізольованому приміщенні, спеціально призначеному для прийому, видачі та тимчасового зберігання готівки. При цьому приміщення каси має бути ізольовано, а його двері під час здійснення операцій - замкнені з внутрішньої сторони [1] . Зазвичай, таке приміщення називають центральною касою.
Касир центральної каси зобов'язаний приймати кошти за прибутковими касовими ордерами та видавати їх за видатковими касовими ордерами [2] , які оформлюються за спеціальними правилами, зазначеними в Порядку ведення касових операцій. Водночас цей же касир усі надходження та видачі готівки реєструє у пронумерованій, прошнурованій та опечатаній касовій книзі, що існує в організації в єдиному екземплярі.
Одночасно з центральною касою в організаціях можуть існувати і операційні каси,яких кошти приймають касири-операціоністи із застосуванням контрольно-касової техніки. Зазвичай такі каси перебувають у торговому залі організації чи іншому місці, що дозволяє відвідувачам отримувати до неї необмежений доступ. Місце касира-операціоніста не можна віднести до розряду спеціального сховища, призначеного для постійного зберігання грошових коштів та що забезпечує дотримання Єдиних вимог щодо технічної укріпленості та обладнання сигналізацією приміщень кас підприємств, що пред'являються ЦБ Укаїни до центральної каси.
Обов'язки касира-операціоніста також інші, вони встановлюються не Порядком ведення касових операцій, а Законом про ККТ та прийнятими відповідно до нього іншими нормативними документами (зокрема постановами Уряду України, що регулюють порядок застосування контрольно-касової техніки). Одним із таких обов'язків, встановлених у ст. 5 Закону про ККТ є обов'язок видавати покупцям (клієнтам) при здійсненні готівкових розрахунків та (або) розрахунків з використанням платіжних карток у момент оплати віддруковані контрольно-касовою технікою касові чеки. Іншим обов'язком касира-операціоніста є ведення обліку грошових розрахунків шляхом оформлення журналу касира-операціоніста та інших документів, пов'язаних із застосуванням контрольно-касової техніки.
Отже, порядок оформлення розрахунків із покупцями (клієнтами) оформляється різними документами залежно від цього, застосовується чи ні контрольно-касова техніка під час здійснення тих чи інших операцій. У першому випадку гроші отримує касир-операціоніст і видає покупцеві касовий чек, а наприкінці робочої зміни він всі гроші, що надійшли, здає в центральну касу за прибутковим касовим ордером. У другому випадку коштинадходять до центральної каси організації, і покупець отримує квитанцію до прибуткового касового ордера. У будь-якому разі покупець отримає лише один документ, що підтверджує оплату товарів (робіт, послуг): або касовий чек або корінець прибуткового касового ордера.
Зазначимо, що позиція про те, що покупцю слід видавати одразу два документи (чек і прихідник), що підтверджують оплату товарів (робіт, послуг), призведе до того, що та сама операція буде оформлена двічі, і перед бухгалтером постає питання: який із двох документів слід заносити до касової книги при обліку коштів, що надходять, і що робити з іншим документом [3] ?
Більше того, видавши корінець прибуткового касового ордера (одночасно пробивши ту ж суму на контрольно-касовій техніці), організація навряд чи зможе у разі перевірки довести, що та сама сума пробита на касовій машині, оскільки всі суми в ній, як правило, знеособлені. Це дасть податковим органам можливість покарати організацію за незастосування контрольно-касової техніки. Процес доведення зворотного (найшвидше, в суді) може стати болісним і довгим.
До того ж, зверніть увагу на те, що станеться в такій ситуації з контрагентом, представник якого матиме на руках і касовий чек, і корінець прибуткового касового ордера. Оскільки для складання авансового звіту йому достатньо одного документа, несумлінний працівник може «використати» отриманий касовий чек та придбати собі якісь товари. Звичайно, ми перебільшуємо ситуацію, але в якихось випадках можлива вона цілком ймовірна.
З викладеного, з погляду, організаціям при готівкових розрахунках з юридичних осіб слід пробивати касовий чек без складання прибуткових касових ордерів. І тим паче без видачі корінця.
Зовсім іншим питанням є питання про те, як "відстежити" взаєморозрахунки з юридичними особами та побудувати внутрішній документообіг так, щоб були "і вівці цілі та вовки ситі". Але вирішувати його такими кардинальними заходами, як оформлення двох розрахункових документів, є просто небезпечним.
Проблема у тому, що у випадку продавцям товарів (робіт, послуг) слід відстежувати стан розрахунків за укладеними ними договорами, а касовий чек, як зазначалося вище, знеособлений. Може скластися така ситуація, що відвантаживши товар (і відобразивши заборгованість покупця на рахунку 62 «Розрахунки з покупцями та замовниками» у кореспонденції з рахунком 90 «Продажі») бухгалтер не знає, як закрити розрахунки без оформлення прибуткового касового ордера, оскільки надходження готівки не зачіпає стан розрахунків між юридичними особами (у бухгалтерському обліку на підставі Z-звіту проводиться проведення за дебетом рахунку 50 «Каса» та кредитом рахунку 90 «Продажі»).
На нашу думку, у ситуації для побудови внутрішнього обліку розрахунків з покупцями товарів (робіт, послуг) можна організувати відповідний документообіг залежно від виду здійснюваної підприємницької діяльності та закріпити його в обліковій політиці. У загальному випадку можна запропонувати як документ, що дозволяє врахувати розрахунки з покупцями, використовувати дані бланка прибуткового касового ордера (без корінця). Наприклад, такий документ може мати такий вигляд:
Додаток до касового чека № ___ від «___» __________200__ р. Прийнято від ___________________________________________________ (найменування організації або індивідуального підприємця) Підстава ____________________________________________________ (номер договору,накладної, акта або іншого документа, на підставі якого провадиться оплата) Сума _______________________________________________________ У тому числі ПДВ ______________________________________________ Отримав касир _________ ___________________ підпис розшифрування підпису
Наведений документ може бути виписаний у кількох примірниках та видаватися всім зацікавленим особам. Зокрема, один екземпляр рекомендується видати покупцю товарів (робіт, послуг) [4] , інший – залишиться у касира і буде зданий до бухгалтерії разом із Z-звітом. Це дозволить бухгалтеру (касиру) коректно обробити документи, що надійшли, і провести розрахунки з юридичними особами в потрібному режимі (відобразивши надходження готівкових коштів за дебетом рахунку 50 «Каса» у кореспонденції з рахунком 90 «Продажі» в частині коштів, що надійшли від фізичних осіб, та у кореспонденції з рахунком 62 «Розрахунки з покупцями та замовниками» у частині коштів, що надійшли від юридичних осіб).
Зазначимо, що жодних проблем з погляду ведення взаєморозрахунків з юридичними особами [5] не виникає у разі, коли відвантаження товарів (виконання робіт, надання послуг) та їх оплата готівкою (із застосуванням контрольно-касової техніки) відбуваються одночасно. Це пов'язано з тим, що у такому разі зобов'язання сторін за укладеним договором виконано, відповідно, немає необхідності вести будь-які розрахунки [6] .
Також не повинно бути проблем і у разі, коли покупець-організація вносить готівку як 100-відсоткову передоплату, оскільки надходження таких сум, на нашу думку, оформляється прибутковим касовим ордером у порядку, що діяв раніше.
Докладніше про застосування контрольно-касової техніки можнапрочитати до книги, що готується до видання «Контрольно-касова техніка: новий порядок застосування» Пархачова М.А., Шеленков С.Н., Камінська Н.Л., інформація про яку представлена на сайті www.econ-profi.ru
[1] Доступ у приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.
[2] Видавати кошти касир може і з інших документів (наприклад, виходячи з платіжної відомості видачу зарплати).
[3] Прихильники позиції, що передбачає оформляти два документи, пропонують наступний вихід із положення. Видані організацією прибуткові касові ордери відображатимуть у касовій книзі з позначкою "організації з видачею касового чека". На кінець робочого дня суми денного виторгу організації по Z-звіту зменшувати на суми, відображені в прибуткових касових ордерах, виданих юридичним особам.
[4] Наявність такого документа виключить виникнення у покупця проблеми включення до складу податкових відрахувань сум ПДВ за придбаними та сплаченими товарами (роботами, послугами).
[6] На додаток до видається покупцю-організації чеку, на його вимогу, можна оформити і рахунок-фактуру.