Чи обов’язково зберігати в особистій справі оригінал довідки про судимість, Питання передплатників, Журнал
Питання-відповідь на тему
Доброго дня! Чи обов'язково зберігати в особистій справі працівника оригінал "Довідку про судимість" чи можна зробити копію, а оригінал віддати працівникові?
Відповіді це питання законодавство не містить.
Не зберігайте у відділі кадрів копії паспортів та дипломів, інакше оштрафують.
Стаття 65 ТК Україна вимагає при працевлаштуванні подавати довідку про відсутність судимості, а не її копію.
Отже приймати працівника потрібно з оригіналом довідки.
Щодо довідки про наявність (відсутність) судимості, закон такої вимоги не містить.
Цікава інформація про термін зберігання особистих справ розміщена тут.
У зв'язку з цим вважаємо, що зберігання в особистій справі копії довідки про відсутність судимості не суперечить законодавству, про копію має бути належним чином засвідчено (або нотаріально, або Вашим повноважним працівником, який порахував копію з оригіналом).
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
Стаття 65. Документи, які пред'являються під час укладання трудового договору
Якщо інше встановлено цим Кодексом, іншими федеральними законами, під час укладання трудового договору особа, яка надходить працювати, пред'являє роботодавцю:
паспорт чи інший документ, що засвідчує особу; трудову книжку, крім випадків, коли трудовий договір укладається вперше або працівник надходить на роботу на умовах сумісництва;
страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування;
документи військового обліку - для військовозобов'язаних та осіб, які підлягають призову на військову службу;
документ про освіту та (або) про кваліфікацію абонаявності спеціальних знань - на час вступу працювати, потребує спеціальних знань чи спеціальної підготовки;
довідку про наявність (відсутність) судимості та (або) факту кримінального переслідування або про припинення кримінального переслідування з реабілітаційних підстав, видану в порядку та за формою, що встановлюються федеральним органом виконавчої влади, що здійснює функції з вироблення та реалізації державної політики та нормативно-правового регулювання у сфері внутрішніх справ, - на час вступу працювати, пов'язану з діяльністю, до здійснення якої відповідно до цього Кодексу, іншим федеральним законом забороняються особи, мають чи мали судимість, піддаються чи піддавалися кримінального переслідування.
В окремих випадках з урахуванням специфіки роботи цим Кодексом, іншими федеральними законами, указами Президента України та постановами Уряду України може передбачатися необхідність пред'явлення під час укладання трудового договору додаткових документів.
Популярні питання
Забороняється вимагати від особи, що надходить на роботу, документи, крім передбачених цим Кодексом, іншими федеральними законами, указами Президента України та постановами Уряду України.
Під час укладання трудового договору вперше трудова книжка та страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування оформлюються роботодавцем.
У разі відсутності у особи, яка надходить на роботу, трудової книжки у зв'язку з її втратою, пошкодженням або з іншої причини роботодавець зобов'язаний за письмовою заявою цієї особи (із зазначенням причини відсутності трудової книжки) оформити нову трудову книжку.
2. Відповідь: Як має бути оформлена довідка про наявність або відсутність судимості?
Довідку про наявність чи відсутність судимості претендент повинен пред'явити під час працевлаштування, якщо його робота пов'язана з діяльністю, до якої не допускають осіб із судимістю (ст. 65 ТК РФ).
Зокрема, така заборона діє щодо:
заступник директора департаменту медичної освіти та кадрової політики в охороні здоров'я МОЗ України
До переліку документів, які працівник повинен пред'явити під час прийому на роботу, входять:
Про це сказано у статті 65 та частині 3 статті 327.3 Трудового кодексу РФ.
Вимагати документи, яких немає у цьому списку, можна лише у випадках, передбачених законодавством. Наприклад, якщо організація приймає співробітника працювати зі шкідливими чи небезпечними умовами праці, він має подати відповідний висновок за результатами попереднього медогляду, підписане лікарем і завірене печаткою лікувально-профілактичного установи (ст. 213 ТК РФ).
Додаткові документи подають також іноземні громадяни залежно від їхнього статусу. Так, іноземці, що тимчасово проживають, додатково пред'являють дозвіл на тимчасове проживання, а постійно проживаючі – дозвіл на проживання. Іноземці, що тимчасово перебувають, пред'являють дозвіл на роботу або патент. Також іноземці, що тимчасово перебувають, у тому числі громадяни держав, які входять до Євразійського економічного союзу, повинні пред'явити діючий на території України договір (поліс) ДМС. При цьому надавати договір (поліс) ДМС не потрібно, якщо роботодавець укладає з медичною організацією договір про надання платних медичних послуг співробітнику-іноземцю.
Слід врахувати, що іноземець може надати дозвіл на роботу після укладання трудового договору, якщо для його отримання необхіднобуло спочатку оформити трудового договору. У цьому випадку трудовий договір набирає чинності не раніше дня отримання дозволу на роботу, а відомості про дозвіл на роботу вносять додаткову угоду до договору.
Такі правила передбачені у частинах 1-2 статті 327.3 Трудового кодексу РФ.
З поданих документів потрібно зняти копії та зберігати їх, наприклад, в особистій справі співробітника. Там же можуть бути трудова книжка, трудовий договір, наказ про прийом на роботу і всі наступні накази, що стосуються співробітника.
заступник директора департаменту медичної освіти та кадрової політики в охороні здоров'я МОЗ України
З повагою та побажанням комфортної роботи, Наталія Ніконова,