Чому важливо використовувати управління проектами
Проект відрізняється трьома головними критеріями: унікальністю, кінцевим результатом та чітким терміном виконання. Цим і відрізняється робота із проектами від звичних, налагоджених процесів. Управління проектами допомагає грамотно побудувати роботу, прибрати все зайве і досягати поставленої мети.
З чого розпочати управління проектами?
1) Визначитися, чи справді воно потрібне компанії. Якщо ваша діяльність - нормально працюючий конвеєр, який років на десять вперед забезпечений замовленнями і не потребує змін, то управління проектами впроваджувати не треба.
2) Розуміти, що управління проектами допоможе лише у тій справі, в якій існує стратегія розвитку. Є підприємці, які не розуміють, куди ведуть свій бізнес: сьогодні повернемо, завтра по-іншому. Як іноді буває: будували три поверхи — раптово вийшов четвертий. Тут керування проектами не допоможе.
3) Не відноситься до цього як до панацеї. Поширена думка: впровадимо управління проектами, і все працюватиме саме. І співробітників потрібно буде менше наймати і платити менше. Це не так.
З чого складається управління проектами
У управлінні проектами дві основні завдання. Перша – виконання поставленої мети. Спочатку визначаємося з пріоритетами: що хочемо зробити і за який термін.
Друге завдання — зрозуміти, чи є необхідні ресурси, щоб досягти мети. І ось тут немає жодних чудес: якщо грамотно використати управління проектами, то відразу видно, що реально досягти, а що ні.
Приклад: підприємці з великим досвідом вирішили будувати сушарку для овочів та фруктів. Планували витратити на це вісіммільйонів, але в процесі з'ясувалося, що ще потрібна особлива підлога з каналізацією, спеціальна вентиляція — і це коштувало ще кілька мільйонів.
Якщо заздалегідь знаєш скільки грошей потрібно на проект, ставишся до нього по-іншому — на відміну від ситуації, коли на кожному етапі виявляються нові проблеми. Управління проектами допомагає зрозуміти, скільки потрібно буде ресурсів та часу, щоб досягти мети.
З якими проблемами стикалася наша команда
В управління проектами головне – здоровий глузд. Якщо у вас добре з логікою і ви вмієте планувати, керувати проектами простіше. Але іноді щось іде не так. Ми зібрали помилки, з якими стикалася наша команда під час проектної роботи.
Великі амбіції. Всі ми люди, завжди хочемо багато, відразу і швидко. Тому перша помилка часто полягає у формулюванні мети, яка не підкріплена ресурсами – така «хотілка» без опори. Цілі мають бути оптимальними.
Зайві ідеї. Крім створення нових ідей, потрібно також вчасно прибирати зайве. Не варто розпорошуватися на всі існуючі можливості, краще діяти поступово.
Неправильне управління командою: коли забуваємо сказати співробітникам, які стоять цілі та завдання, і хто за що відповідає. Люди не хочуть просто працювати за гроші, вони хочуть робити те, що цікаво. Тому кожен має розуміти, що він робить і як це відбивається на проекті.
Як ми вчимо підприємців працювати з проектами
Проблема навчання найчастіше в тому, що поки що пояснюєш на словах, все здається простим і логічним. Начебто вам вперше показали людину на лижах: ось на одних палицях стоїш, іншими відштовхуєшся і їдеш – все просто. Але коли ти встаєш на них сам – отут і йде щось не так. Те саме і вуправління проектами: тобі розповідають, наприклад, про SMART-цілі, починаєш їх ставити, і розумієш, що не освоїв цей інструмент на потрібному рівні. Або взагалі не розумієш, навіщо його потрібно використати. Тому ми використовуємо два підходи:
2)Доповнюємо класичне навчання своїми кейсами. Інструменти управління проектами одні й самі, але після кожного виконаного проекту ми починаємо глибше розуміти, як ними користуватися. Тому розповідаємо про свій досвід: окей, у класичному управлінні проектами це робиться так, але наша компанія робить такі варіанти і це дає такий результат. Деяким слухачам підходять наші фішки, іншим більше до вподоби стандартний підхід.