COGNOS - бюджетування, система бюджетування, система планування
Навіщо потрібне бюджетування? У першому наближенні відповідь звучить так: "Що б вважати доходи та витрати, аналізувати їх природу та взаємозв'язки та прогнозувати їх на майбутнє з метою найбільш ефективно використовувати фінансові ресурси підприємства".
Для вирішення цих завдань використовуються різні методи та бюджетні моделі. Проте для будь-яких моделей сприйнятливий наступний алгоритм дій:
1. Збір деталізованих фактичних та планових фінансових даних від різних підрозділів підприємства 2. Консолідація бюджету в комплексній моделі відповідно до прийнятого методу. Аналіз даних на агрегованому рівні. Порівняння оперативних фінансових показників із стратегічними планами підприємства. Створення фінансової звітності. Обчислення відхилень план/факт та пошук причин їх виникнення. Ухвалення управлінського рішення. 3. Коригування фінансових планів для всіх підрозділів компаній з урахуванням прийнятих управлінських рішень.
Основними перевагами динамічного бюджетування порівняно з традиційним (статичним) є:
1. Мінімізація часу збору фінансових даних, і, як наслідок, збільшення часу їхнього аналізу. 2. Скорочення бюджетного циклу, та підвищення якості та достовірності планування. 3. Підвищення чутливості бюджетної моделі до мінімальних змін як у внутрішній, так і у зовнішньому діловому середовищі підприємства. 4. Висока швидкість і легкість внесення змін до бюджетної моделі відповідно до умов діяльності підприємства, що швидко змінюються. 5. Залучення до процесу бюджетування максимальної кількості менеджерів підприємства з метою отримання найбільш достовірних планових фінансових показників.
Фахівці відділу впровадженнясистеми динамічного бюджетування Cognos Enterprise Planning компанії Robertson&Blums мають велику практику спілкування з фінансовими менеджерами різних українських підприємств. Для більш детального представлення проблем, що зустрічаються в процесі бюджетування, а також їх вирішення на основі системи Cognos Enterprise Planning, наведено нижче характерний діалог між фінансовим консультантом (далі К) компанії Robertson&Blums і фінансовим менеджером (далі М) підприємства Х на етапі передпроектного дослідження.
К. Опишіть вид діяльності Вашого підприємства та його організаційну структуру.М. Підприємство займається збиранням та оптовими продажами комп'ютерної техніки на території України. Має головний офіс та складальне виробництво у Москві та у 7 регіонах. У компанії працює 200 людей.К. Яку систему бюджетування Ви використовуєте? Чи задовольняє вона Вас?М. Досі ми використовуємо систему бюджетування на основі Microsoft Excell власної розробки. Excel має потужний математичний апарат, проте є ряд не вирішених проблем.К. Яка тривалість циклу бюджетування та чи відповідає вона бізнес циклу підприємства?М. Зараз ми вийшли на квартальний цикл бюджетування, але він відстає від бізнес-циклу. Є потреба помісячного бюджетування.К. Що заважає Вам скоротити цикл бюджетування? М. Великий час займає процес збирання бюджетних даних, особливо з регіонів. Співвідношення збір даних/аналіз складає за моїми оцінками 4/1. Регіональні менеджери мають свої бюджетні моделі та відповідають за них. Ми використовуємо принципи центрів прибутку. Частина цих моделей мають різну структуру і говорити про єдиний формат даних не доводиться. Ми постійно стикаємося знеобхідністю проводити повторне введення даних. Часу на консолідацію бюджету та його агрегований аналіз практично не залишається. Адже ще необхідно створити фінансову звітність, надати її на розгляд керівництва підприємства та скоригувати плани на майбутній квартал.К. Чи використовуєте Ви багатосценарне бюджетування та аналіз "що буде якщо"?М. У існуючій моделі дуже складно підтримувати кілька сценаріїв бюджету, особливо копіювати один із сценаріїв у робочу версію бюджету. Гра з цифрами типу "що буде якщо?" практично неможлива, так як дуже довго і складно вносити зміни до шаблонів Excell, ще складніше простежити, до чого привели ці зміни. При цьому немає впевненості у збереженні "однієї версії правди".К. Чи часто доводиться вносити поправки до робочої версії бюджету?М. Так. Типовими прикладами поправок є: зміни складу комплектуючих, отже зміна собівартості, розширення номенклатури продукції, зміна принципів дії каналів дистрибуції. А зараз ми виходимо на великі зміни в організаційній структурі підприємства, що неминуче спричинить перегляд принципів консолідації бюджету.К. Чи влаштовує достовірність прогнозів (з продажу)?М. Часто ні. Існуюча система не підтримує спеціалізованих прогнозних фінансових функцій. Прогнози створюються ручним уведенням і часом базуються на очікуваннях менеджерів.К. Чи влаштовує ступінь деталізації даних, що аналізуються? М. Ні. При пошуку причин відхилень план/факт ми не можемо визначити джерело відхилень на детальному рівні. Так само при деконсолідації бюджету складно зробити розбивку до кінцевого підрозділу чи продукту, особливо з урахуванням ваги та коефіцієнтів, закладених у принципиконсолідації.К. Як налагоджено імпорт фактичних даних із зовнішньої системи, де вони зберігаються? М. На жаль, ми не змогли досягти інтеграції системи бюджетування із зовнішньою системою. Доводиться використовувати ручне введення. Неминуче виникають помилки.К. Скільки менеджерів залучено до процесу бюджетування? Цікавить відносна величина.М. Лише близько 30%. При верстці та контролі бюджету особливо хотілося б використовувати інформацію від менеджерів із продажу, закупівель, менеджерів із планування виробництва, логістиків. Тобто людей, які оперують натуральними одиницями. Вони не використовуються повною мірою, оскільки стоїть проблема перетворення натуральних одиниць у фінансові. З іншого боку ці співробітники не мають спеціальних економічних знань.К. Чи влаштовує Вас існуюча процедура контролю за бюджетом?М. Не повною мірою. Географічна віддаленість регіональних центрів продажу та виробництва та різні формати даних не дозволяють контролювати виконання бюджету в реальному режимі часу. Контроль відбувається з великими затримками (отримання даних, повторне введення, аналіз) і залишає часу прийняття правильного управлінського рішення.
Цей діалог можна продовжувати довго, проте очевидно, що вирішити згадані проблеми на підприємстві можливо лише при впровадженні динамічної системи фінансового планування та бюджетування, яка у кожному конкретному випадку запропонує відпрацьоване рішення щодо конкретного питання.
Однією з таких систем є Cognos Enterprise Planning – рішення одного з провідних розробників програмного забезпечення у цій галузі.
Компанія Robertson&Blums є офіційним партнером Cognos на території України, СНД та Балтії і володіє всіма знаннями таповноваженнями для впровадження системи Enterprise Planning.
Cognos Enterprise PlanningTM - Web-підтримуване рішення, яке надає компаніям можливості планування, бюджетування, прогнозування, моделювання та формування звітності в одному інтегрованому додатку. На даний момент це єдине своєрідне сучасне і технологічно передове рішення на ринку СНД. Система дозволяє значно спростити та підвищити ефективність роботи всіх учасників процесу планування та розробки стратегії підприємства.
Cognos Enterprise PlanningTM складається з двох модулів: - Analyst (забезпечує фінансових менеджерів можливостями для створення інтерактивних моделей бізнесу, що використовуються у плануванні, бюджетуванні та прогнозуванні, а також дозволяє здійснювати ефективний обмін інформацією між учасниками процесу планування); - Contributor (надає можливості Інтернет-технологій для оперативного збору та передачі інформації між підрозділами компанії, незалежно від їхньої віддаленості один від одного, контролю виконання бюджету, регламентування прийняття управлінських рішень).
Система має наступні властивості:ГнучкістьCognos Enterprise Planning дозволяє Вам модель використовуючи власну термінологію та бізнес логіку. Вам не доведеться шукати компроміси у процесі побудови моделей планування та звітності, які повною мірою відображають Ваші бізнес-процеси.
Простота користуванняCognos Enterprise Planning розроблений для кінцевого користувача. Продукт дозволяє Вам будувати та підтримувати моделі легко та швидко, з гарантією, що вони відображають зміни у Вашій організаційній структурі, асортименті продуктів чи коливань ринкових умов без участі фахівців IT. Ви можетекастомізувати інтерфейси, створювати власні меню, найзручніші кожного рівня користувачів. Це дозволить Вашим співробітникам користуватися програмою з усіма необхідними заходами безпеки та мінімальним навчанням.
БезпекаCognos Enterprise Planning може бути налаштований таким чином, що кожен учасник процесу планування та звітності має прямий доступ до системи. Оскільки доступ може контролюватись за допомогою імені користувача та пароля, системний адміністратор створює ієрархічний доступ користувачів до системи, враховуючи рівень прийняття рішень конкретного користувача.
Cognos Enterprise Planning дозволяє Вам:Поєднувати планування "зверху вниз" з бюджетуванням "знизу вгору"Cognos Enterprise Planning дозволяє визначати та аналізувати невідповідність рішень власників бюджету зі стратегічними планами, що розробляються топ-менеджментом підприємства .
Аналіз "що буде якщо"Cognos Enterprise Planning дозволяє проводити аналіз "що буде якщо" з метою аналізу різних сценаріїв до прийняття остаточного рішення.
СумісністьCognos Enterprise Planning дозволяє Вам імпортувати дані з інших систем, використовуючи стандартні інтерфейси, такі як ODBC та ASCII.
Своєчасна та гнучка звітністьCognos Enterprise Planning дозволить Вам створювати стандартні та непередбачені звіти, використовуючи як власні можливості Cognos Enterprise Planning, так і функції Excel. До звітів легко можуть бути додані графіки, різні колірні рішення та документи різних форматів.