Ділове листування, Статті, Журнал «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
Статті на тему
Офіційне ділове листування ведеться за особливими правилами та стандартами. Дізнайтеся, якою має бути мова ділового листування в 2016 році, які особливості ділового листування слід враховувати при складанні офіційного листа клієнту або партнеру компанії, які правила ділового листування в жодному разі не можна порушувати, а також як здійснюється електронне ділове листування.
З цієї статті ви дізнаєтесь:
- в чиї обов'язки входить ведення ділового листування;
- Якими особливостями характеризується мова ділового листування;
- як відбувається організація ділового листування у 2016 році;
- які правила ділового листування не варто порушувати;
- як ведеться електронне ділове листування у 2016 році;
- що є етикет ділової листування.
Ділове листування — один із основних каналів презентації компанії: спілкуючись із клієнтами, партнерами та представниками офіційних інстанцій, слід дотримуватися певних правил етикету, незнання яких може зашкодити вашому іміджу. Але й позитивні сторони ділового листування недооцінювати не варто: поряд з переговорами, нарадами та діловими розмовами вона може стати гарною підмогою у бізнесі, допоможе завоювати довіру потенційних замовників та зміцнити партнерські відносини. Правильне оформлення ділового листування в 2016 році передбачає точність формулювань, уникнення зайвої емоційності та грамотність аргументації.
Організація ділового листування
Як правило, у 2016 році ведення ділового листування доручається секретарям, діловодам та менеджерам по роботі з клієнтами та партнерами. Співробітник, який займається складанням та відправкою діловихлистів, повинен розуміти, що власноручно формує імідж компанії, і дотримуватись основних правил офіційного листування:
Організація ділового листування при вкрай обмеженому штаті — не найпростіше завдання, але на сьогоднішній день керівники мають вибір: доручити складання ділової кореспонденції своїм підлеглим або звернутися до виконавця з боку. Багато компаній надають послугу оформлення офіційних листів, вартість якої залежить від виду документа, а також розробляють шаблони для подальшого використання замовником. У цьому випадку ви за помірну плату отримуєте готові зразки ділових листів на всі випадки життя, складені фахівцями, які досконало освоїли особливості ділового листування та не припускаються помилок при оформленні офіційних документів.
Важливо: вчимося правильно оформляти листи інформаційного характеру
Правила ділового листування
Коли з об'єктивних причин швидка відповідь неможлива (наприклад, для аргументованого викладу суті справи потрібно запитати додаткову інформацію), намагайтеся відповідати протягом 3-4 годин, або, у крайньому випадку, до кінця робочого дня. Якщо протягом дня не вдалося отримати потрібну інформацію, не залишайте звернення без відповіді: достатньо написати хоча б коротке повідомлення про те, що листа ви отримали і постараєтеся відповісти на нього найближчим часом. Не давайте діловим листам та офіційним зверненням накопичуватися без відповіді. Зволікати зі зворотним зв'язком при отриманні звичайного, «паперового» листа також не варто, особливо якщо його доставили кур'єром у конверті із позначкою «Терміново» або «Важливо».
Діловий лист: правила оформлення та порядок роботи з документом з погляду експерта
Мова ділового листування
Дізнайтеся, як швидко та бездоганно оформляти листи-прохання та запити
Електронне ділове листування
В даний час левова частка ділових листів та офіційних запитів надсилається в електронному вигляді. Правила складання електронного листа багато в чому ідентичні до порядку, якого прийнято дотримуватися при оформленні паперових листів, за винятком деяких нюансів.