Документальне оформлення готової продукції на складах та організація збуту - Облік реалізації
У ТОВ «Верхнекам'є-Ліс» приймаючи від робітників укладену в штабель протягом дня лісопродукцію, майстер (бракер) ділянки обмірює кожен сортимент за відповідними таблицями, встановлює його обсяг у кубатурі, здійснює маркування (вказує сорт, діаметр). Дані заносяться до щоденника з обліку лісопродукції із зазначенням сорту, діаметра, кількості штук у двох примірниках з підписами бригадира та майстра. Щодня наприкінці робочого дня 1 екземпляр щоденника здається старшому майстру чи начальнику техдільниці.
Після закінчення звітного місяця на підставі даних щоденника, начальник техдільниці (старший майстер) складає наряд-акт на виконані роботи на підставі якого нараховується заробітна плата працівників, зайнятих на заготівлі, а також списуються ПММ, запасні частини та матеріали.
Майстер під час відправки лісопродукції на кожен рейс виписує ярлик на вивезення деревини в 3-х примірниках, в якому зазначаються: порода, сортимент, сорт, діаметр, кількість штук у кубатурі. 1-й та 2-й екземпляри видаються водієві (покупцеві), з яких 1-й екземпляр вручається працівникові кінцевого складу, який прийняв лісопродукцію, 2-й додається до дорожнього листа, а 3-й залишається у відправника лісопродукції (майстра) і передається до підрозділу.
Наприкінці звітного місяця має бути здійснено звіряння між матеріально-відповідальними особами, які прийняли та відпустили лісопродукцію за фактурами або вимогами-накладними на внутрішнє переміщення лісопродукції.
У разі продажу лісопродукції безпосередньо покупцям після оплати покупцем товарної накладної, майстром (бракером), що робив відпустку круглих лісоматеріалів, виписує ярлик на вивезення деревини у 2-х примірниках. 1-й екземпляр видається покупцю, 2-й залишається у відправника лісопродукції (майстра)та передається до підрозділу.
Облік лісопродукції на ділянці ведеться в особовому рахунку, що відкривається в момент виписки квитка. В особовому рахунку мають бути зазначені: номер лісорубкового квитка, кількість дозволеної до заготівлі деревини, фактична заготівля у розрізі сортиментів та діаметрів, фактична реалізація або внутрішнє переміщення із зазначенням номерів документів на відпустку лісопродукції та найменування споживача. Особовий рахунок веде начальник техдільниці. До особового рахунку мають бути додані всі екземпляри щоденника обліку лісопродукції та ярликів. Особовий рахунок має бути закритий після повного вивезення деревини.
На підставі особових рахунків робиться звіт про рух лісопродукції (Додаток 6) та журнал реалізації лісопродукції (Додаток 7) з додатком первинних документів на заготівлю та реалізацію (наряди, ордери на відпустку).
Вивезена в цех лісопереробки деревина припадає майстром лісопиляння на підставі фактур або вимог-накладних на внутрішнє переміщення.
Майстер лісопиляння наприкінці робочої зміни повинен прийняти від бригадирів-рамщиків випущений пиломатеріал та занести дані до щоденника з обліку готової лісопродукції у розрізі сортиментів, товщин, сортності. Наприкінці місяця на підставі інформації, зібраної в щоденниках, складаються наряди на виконання робіт з розпилювання лісоматеріалів.
Майстер (матеріально відповідальна особа) списує пиломатеріал під час реалізації на підставі товарно-транспортної накладної за формою ТОРГ-12 (додаток 8).
Відвантаженням і відпусткою продукції для підприємства у ТОВ «Верхнекамье-Лес» займається відділ збуту. Працівники цієї служби укладають договори з покупцями, оформляють документи на продукцію, що відвантажується, ведуть оперативний облік руху продукції на складі,контролюють виконання договірних зобов'язань, повноту та своєчасність надходження коштів від покупців.
Відвантаження продукції здійснюється відповідно до договору купівлі-продажу (постачання), що укладається між продавцем та покупцем. За договором поставки продавець зобов'язується передати продукцію у власність покупцю, а покупець – прийняти та сплатити її. У договорі вказуються найменування, кількість, асортимент, якість, комплектність продукції, що поставляється, ціна, порядок розрахунків, поштові та платіжні реквізити постачальника і покупця, відвантажувальні документи, наслідки порушення умов договору і т. д. Відповідно до умов договору оплата продукції може здійснюватися попередньо у вигляді авансу до відвантаження або після передачі покупцю. При попередньої оплати договорі вказується розмір попередньої оплати, перерахованого авансу. Зазвичай розмір попередньої оплати становить вартість продукції (робіт, послуг) і перераховується напередодні відвантаження продукції, виконання, надання послуг. Аванс може перераховуватися у будь-якій сумі, зокрема у розмірі стовідсоткової оплати, й у будь-які встановлені договором терміни.
У ТОВ «Верхнекам'є-Ліс» підставою для відпустки готової продукції для реалізації покупцям служать накази-накладні відділу збуту організації, до яких включено два документи: наказ складу та накладна на відпустку (додаток 9).
Наказ-накладна оформляється у двох примірниках: один передається експедитору для зазначення кількості місць, що відправляються, другий примірник залишається у комірника, по ньому в картках складського обліку проставляється кількість відпущеної продукції і документ передається до бухгалтерії.
На підставі наказу-накладної виписуються платіжна вимога-доручення для розрахунків зпокупцями через банк та рахунок-фактура.
У ньому зазначаються асортимент, кількість, продажна ціна, вартість тари та залізничний тариф, що оплачується покупцем.
Рахунки-фактури зобов'язані виписувати всі підприємства та організації, що реалізують товари (роботи чи послуги), як оподатковувані, так і не оподатковувані на додану вартість (ПДВ). На підставі рахунку-фактури нараховується ПДВ, що підлягає сплаті до бюджету. Покупцеві товарів (робіт, послуг) рахунок-фактура необхідний відшкодування ПДВ з бюджету.
Виписується рахунок-фактура у двох примірниках. Перший передається покупцеві, а другий залишається в організації, що продала товар (що виконала роботи, що надала послуги). Рахунок-фактура може бути заповнений від руки, з використанням комп'ютера або друкарської машинки.
Рахунки-фактури, отримані від постачальників та виставлені покупцям, зберігаються у журналі обліку рахунків-фактур.
Якщо покупець вивозить продукцію зі складу своїм транспортом, то основою відпустки продукції зі складу є накладна чи товарно-транспортна накладна, і навіть доручення право отримання товарно-матеріальних цінностей, пред'явлена представником покупця.
Усі первинні документи на відвантажену продукцію, передані роботи та надані послуги передаються до бухгалтерії для виписки розрахункових документів.
При попередньої оплати продавець виписує рахунок, виходячи з якого покупець перераховує аванс за майбутнє відвантаження продукції, виконувану роботу. Крім перерахованих первинних документів на готову продукцію, що відвантажується, постачальник оформляє рахунок-фактуру, що використовується продавцем і покупцем для обчислення податку на додану вартість.
Залежно від умов договору з покупцями можуть проводитись як безготівковірозрахунки через обслуговуючі банки, і готівку, коли гроші вносяться до каси продавця.
При безготівкових розрахунках між підприємствами використовуються такі документи: платіжні вимоги, платіжні доручення, чеки та акредитиви.
При розрахунках готівкою, коли гроші вносяться в касу, виписується прибутковий касовий ордер і квитанція до нього. У касовому ордері та квитанції вказуються найменування одержувача та платника, підстава, за якою отримані кошти, та сума. Документи підписуються головним бухгалтером та касиром; квитанція до прибуткового касового ордера засвідчується печаткою. По одній угоді платіж повинен перевищувати встановленого розміру - 100 тис. крб.