Документи, без яких канцтовари та інші офісні витрати списати не вдасться
Олександр Погребс, експерт СКБ Контур
План вебінару:
До обліку виробничих матеріалів бухгалтери підходять серйозно. А ось канцтовари, питну воду, меблі та інший інвентар списують із меншою акуратністю. Як правило, навіть без паперів, що підтверджують. Але це загрожує податковими наслідками для компанії. Інспектори анулюють витрати, які не підтверджені документами.
Канцтовари
Почнемо із канцтоварів. Зазвичай їх приймають до обліку за накладною від постачальника або на підставі авансового звіту (якщо канцелярку придбав співробітник).
Як оприбуткувати
Кожен бухгалтер по-своєму враховує канцтовари. Хтось ретельно приходить кожну позицію. Наприклад, так: ручка гелева Pilot чорна, синя ручка кулькова автоматична BIC і т.д. Інспектори точно не мають нарікань до такого обліку, але потребують багато часу.
Інший варіант – не враховувати кожну позицію окремо, а писати «Канцтовари» та вказувати кількість. Це заощаджує час. Але так неможливо контролювати запаси канцелярки.
До того ж до такого укрупненого обліку інспектори висунуть претензії. По-перше, вартість деяких позицій може різнитися. Візьмемо, наприклад, просту кулькову ручку та картридж для принтера. Ручка коштує 10-20 руб., А картридж - 1000 руб. і навіть більше. По-друге, канцтовари не завжди одразу віддають працівникам. Частина залишається у секретаря чи складі. А списати у витрати можна лише ту канцелярку, яку співробітники вже отримали та використовують. А якщо все постачання обліковується як одиниця, то як ділити товари?
Оптимальний варіант – враховувати канцтовари за однорідними групами. Наприклад: папір для нотаток, папір для друку, ручки, олівці, калькулятори. Це не займе багато часу. До того ж облік неспотворюється, тому що вартість товарів в одній групі приблизно однакова.
Метод, який оберете, закріпіть в обліковій політиці у розділі «Сировина та матеріали».
Запитання учасника
- У нашій компанії канцелярку купують співробітники. Часто приносять чеки без розшифрування. Написано просто «Канцтовари» та вказано кількість. Як проводити такі документи?
– Ви можете прийняти канцтовари до обліку як одиницю без розбивки на позиції. Але повторю, це ризиковано. Загальна сума без розшифровки не влаштує податківців. Вони можуть оскаржити витрати. Попросіть співробітників переробити документи.
Облік у витратах на ОСНО та УСН
Сміливо списуйте канцтовари у витрати як у загальній системі, і на УСН. Організації на ОСНО враховують їх як інші витрати, пов'язані з виробництвом та реалізацією (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Підприємства на УСН включають у витрати після оплати виходячи з підпункту 17 пункту 1 статті 346.16 НК РФ. Зрозуміло, стосується це лише тих, хто сплачує податок з різниці між доходами та видатками.
Часто бухгалтери припускаються помилки – списують канцтовари відразу в момент покупки і не оформлюють жодних документів. Тоді інспектори мають право анулювати витрати і донарахувати податок. Чим більша сума, тим вищі ризики. А за рік на канцелярку організація витрачається суттєво.
Документи, що підтверджують, потрібні всім без винятку. У тому числі й організаціям на спрощенні. Як і підприємства на загальній системі, вони орієнтуються на пункт 1 статті 252 НК України (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). А ця норма каже, що видатки треба підтверджувати документами.
Я поясню, які папери потрібні для списання. Уявимо, який шлях проходять канцтовари від покупки до користування.
Товари, що надійшли, приходять на рахунок 10 на підставі товарноїнакладний. А якщо канцелярку купив підзвітник – то на підставі товарного, касового чека та авансового звіту.
А от якщо канцелярка надходить на різні склади або до різних матеріально відповідальних осіб (МОЛ), то потрібний прибутковий ордер (п. 49 наказу № 119н). Можна використовувати уніфіковану форму №М-4. Але вона необов'язкова. Компанія має право розробити бланк сама.
Є й інший варіант. Не складайте окремий прибутковий ордер. Замість нього на накладну поставте штамп і завірте його підписом МОЛ. На відбитку мають бути: назва компанії, дата отримання товарів МОЛ та номер прибуткового ордера.
Відсутність прибуткового ордера впливає податковий облік. Цей документ – частина складського обліку, правила якого компанія встановлює сама.
Зазвичай у невеликих компаніях роботу з канцтоварами влаштовано просто. Секретар збирає заявки, замовляє канцелярку у постачальника. А потім роздає отримані товари керівникам підрозділів чи безпосередньо працівникам. У цьому випадку вимогу-накладну можна оформити так (див. зразок нижче. – Прим. ред.).
Канцелярку видали на весь відділ? Нехай у графі "Отримав" розпишеться начальник відділу. Товари вручали працівникам персоніфіковано? Прийде збирати підпис кожного. Інакше комірник чи секретар не доведе передачу матеріалів.
Раджу зробити на вимогу додаткову колонку з приміткою. У ній вкажіть, що канцтовари ви передасте співробітникам конкретного підрозділу для роботи (див. позначку! у зразку вище. – Прим. ред.). Якщо не вказати у вимогі-накладній, де і як використовуватимуть канцтовари, доведеться складати акт на списання (п. 98 наказу № 119н). Позначка у вимогі допоможе відмовитись від зайвих паперів.
Компанії на спрощенцісписують у витрати всю суму, яку сплатили постачальнику. У тому числі й вхідний ПДВ.
Організації на ОСНО приймають ПДВ до відрахування по канцелярці так само, як і за звичайними покупками. Головне, щоб був рахунок-фактура від постачальника.
Коли компанія купує товари через підзвітника, можна залишитись без рахунку-фактури. Роздрібний продавець виписувати його зобов'язаний – пункт 7 статті 168 НК РФ.
Розповім про ще одну помилку в обліку канцтоварів. Іноді їх списують у витрати минаючи рахунок 10. Тобто роблять проведення за дебетом рахунка 26 і кредитом рахунка 60. Так не можна. Справа навіть не в тому, що це порушує правила обліку. Компанія ризикує втратити відрахування з ПДВ. Адже немає головного умови відрахування – організація не прийняла товари на облік (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ).
Меблі та оргтехніка
Перейдемо до обліку офісних меблів та техніки. Облік залежить від того, скільки вони коштують і коли введено в експлуатацію. Треба визначити, чи відноситься покупка до основних засобів або МПЗ.
Передання майна в експлуатацію підтвердіть вимогою-накладною. Можете використовувати ту саму форму, що й для канцтоварів (див. зразок вище. – Прим. ред.).
Якщо покупка коштує від 40 тис. до 100 тис. руб., то з урахуванням доведеться повозитися. У бухгалтерському обліку майно списуйте у витрати через амортизацію, а податковому – як інвентар.
Майно коштує від 100 тис. руб. І в податковому, і в бухгалтерському обліку включіть покупку до основних засобів.
Стандартні офісні меблі або техніку інспектори дозволяють враховувати у витратах. А до побутової техніки для кухні виникають претензії (див. таблицю нижче. – Прим. ред.).