Документи іноземних компаній
Статті на тему
За документами іноземних компаній та іноземних осіб, які влаштовуються на роботу, може виникати безліч питань як у працівників, так і у керівників та перевіряючих органів. У чому специфіка оформлення таких документів? Які документи потребують обов'язкової легалізації? Як здійснюється перевірка документів іноземних контрагентів? Особливості оформлення документів під час укладання трудових відносин
Взаємодія українських організацій з іноземними контрагентами, а також діяльність філій чи представництв іноземних компаній на території України мають свої особливості та нерідко бувають пов'язані з деякими труднощами. Зокрема, найбільше питань виникає у зв'язку з документами, необхідними для роботи з іноземними компаніями або діяльності філій та представників тих чи інших іноземних компаній у РФ. У цій статті йдеться про специфіку оформлення таких документів.
Є.В. Шестакова, канд. Юрид. наук, генеральний директор ТОВ «Актуальний менеджмент»
Специфіка документів, що надаються іноземними компаніями
Робота з документами, наданими іноземною організацією, має низку особливостей. Контрагент - у нашому випадку українська організація - може не знати всієї специфіки ведення документообігу в іноземній державі, тому документи, що видаються іноземною організацією, можуть мати зовсім інший вигляд, а також можуть бути складені іноземною мовою. У цьому випадку рекомендується вимагати перекладу документів українською мовою. При цьому допускається також укладання двомовних договорів.
Дані рекомендації підтверджуються і положеннями Податкового кодексу РФ, в якому вказується, що якщо документи складені іноземною мовою, топодатковий орган має право вимагати їх переведення українською мовою. Нотаріального засвідчення контрактів, платіжних документів та його перекладу українською мовою не потрібно (ст. 312 НК РФ).
Документи, що потребують легалізації:
• документи, що підтверджують статус юридичних осіб;
• документи про освіту;
• документи про громадянський стан (свідоцтво про шлюб, народження);
• всілякі довіреності, довідки, рішення судів, документи юридичних осіб (сертифікат про реєстрацію товарного знаку, довідка з податкової інспекції тощо).
Види легалізації документів
Існує два основні види легалізації документів – проставлення штампу «Апостиль» та консульська легалізація. Вибір виду легалізації у кожному даному випадку залежить від держави, в офіційні органи якої він буде згодом представлений.
Апостилювання документів- це проставлення спеціального штампу на офіційних документах організацій та установ країн - учасниць Гаазької конвенції*. Апостиль проставляється за клопотанням особи, що підписала або будь-якого пред'явника документа.
Відповідно до ч. 2 ст. 3 Гаазької конвенції 1961 р., проставлення апостилю не потрібно, якщо «договірність між двома або декількома Договірними Державами скасовують або спрощують цю процедуру або звільняють документ від легалізації».
Консульською легалізацієюіноземних офіційних документів називається процедура, що передбачає посвідчення справжності підпису, повноваження особи, яка підписала документ, справжності печатки або штампу, якими скріплено поданий на легалізацію документ, та відповідності цього документа законодавству держави перебування. На замітку!
Консульськепосадова особа легалізує складені за участю посадових осіб компетентних органів держави перебування або вихідні від них офіційні документи, які призначені для подання на території України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами, учасниками яких є Україна та держава перебування.
Вибір процедури легалізації може бути заснований на типі документа, оскільки існує низка документів, які не підлягають ані консульській легалізації, ані апостилюванню.
Здебільшого це стосується комерційних документів: договорів, інвойсів, коносаментів, різних товаророзпорядчих документів та інших документів, пов'язаних із зовнішньоекономічною діяльністю.
Зауважте, що апостилювання документів відрізняється від нотаріального посвідчення.
Наприклад, вищезазначені документи (комерційні документи, інвойси тощо) можуть засвідчуватися нотаріально.
Якщо перелік документів встановлено законодавчо
p align="justify"> Ще однією особливістю роботи з документами, що надаються іноземними організаціями, є те, що в окремих випадках перелік документів встановлено законодавчо.
1. Письмова заява з проханням дозволити відкриття представництва іноземної юридичної особи в Україні.
2. Витяг із торговельного реєстру країни походження іноземної юридичної особи або інший документ, що підтверджує факт реєстрації іноземної юридичної особи відповідно до законодавства країни її місця знаходження. 3. Статут (установчий договір).
4. Рішення іноземної юридичної особи про відкриття представництва в Україні.
5. Оригінал та нотаріально засвідчена копія положення про представництво іноземногоюридичної особи в Україні.
6. Рекомендаційний лист іноземного банку, який обслуговує іноземну юридичну особу, з підтвердженням його платоспроможності (документ дійсний протягом 6 місяців з дати видачі).
7. Рекомендаційні листи українських ділових партнерів.
8. Нотаріально засвідчена копія генеральної довіреності про наділення голови представництва іноземної юридичної особи в Україні необхідними повноваженнями.
9. Нотаріально засвідчена копія посвідченої нотаріусом довіреності.
12. Картка відомостей про представництво іноземної юридичної особи.
Іншим прикладом є вимоги про повернення раніше утриманого податку з виплаченим іноземним організаціям доходів (ст. 312 НК РФ).
Резюмуючи ці положення, можна виділити такі рекомендації щодо роботи з документами іноземних компаній:
• запитуйте документи українською мовою;
• українська мова у разі наявності розбіжностей у перекладі має бути превалюючою;
• суперечки, що виникли, доцільно розглядати в Україні (наприклад, Арбітражному суді м. Москви);
• ряд документів (наприклад, документи юридичних осіб або фізичних осіб про освіту та акти цивільного стану) підлягають легалізації;
• під час здійснення будь-якої угоди, проведення операцій з реєстрації представництва, отримання ліцензій іноземною компанією уточніть перелік документів, встановлених українським законодавством.
Перевірка документів іноземних контрагентів
Отримуючи документи від іноземних контрагентів, особливу увагу необхідно приділяти перевірці вимог законодавства, оскільки інакше можуть виникнутипроблеми, наприклад, із податковими органами, відділами РАГС, контрагентами.
Більш безпечною позицією у зв'язку буде здійснення перекладу документів, що надаються.
1) найменування документа (форми);
2) дата складання документа;
3) при оформленні документа від імені:
• юридичних осіб: найменування організації, від імені якої складено документ, її ІПН;
• індивідуальних підприємців: прізвище, ім'я, по батькові, номер та дата видачі документа про державну реєстрацію фізичної особи як індивідуального підприємця, ІПН;
5) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення (для юридичних осіб);
6) особисті підписи зазначених осіб та їх розшифровки,включаючи випадки створення документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки.
Якщо в документі містяться вказівки про вартість, цю суму слід переводити в рублі відповідно до Податкового кодексу РФ.
При придбанні обладнання також слід запитати обов'язкові сертифікати, якщо в Україні встановлено обов'язкову процедуру сертифікації на дане обладнання.
Підсумовуючи вищесказане, слід:
• упевнитись у наявності перекладу українською мовою, еквівалентного мові оригіналу;
• вимагати документи, що підтверджують резидентство;
• перевірити обов'язкові документи.
Нерезиденти(англ. non-resident) - юридичні, фізичні особи, що діють в одній державі, але постійно зареєстровані та проживають в іншій.
Легалізація(від латів. legalis - «законний») - підтвердження справжності наявних на документах компетентних підписівпосадових осіб.
Інвойс- це документ, що надається продавцем покупцю і містить перелік товарів, їх кількість та ціну, за якою вони будуть поставлені покупцю, формальні особливості товару (колір, вага тощо), умови поставки та відомості про відправнику та одержувачу.
Коносамент- це розписка, що видається агентом транспортного підприємства (зазвичай судна або літака) відправнику вантажу, що засвідчує прийняття вантажу до перевезення і містить зобов'язання перевізника видати вантаж у пункті призначення власнику.
Свіфт-повідомлення- це міжбанківський (міжфіліальний) документ, яким банк - відправник валютної виручки повідомляє банк-одержувач (банк-кореспондент) про направлення валютної виручки клієнту даного банку.