Документи щодо представницьких витрат

Полухіна Марина керівник Департаменту методології та консалтингу ЗАТ «Діловий Профіль», дійсний член Палати податкових консультантів України та ІПБ Московського регіону, д.е.н.

Насамперед необхідно визначитися, що таке представницькі витрати і в яких випадках підприємство стикається з такими витратами. Як правило, для розвитку бізнесу, розширення взаємної співпраці з партерами та клієнтами, з метою укладання нових договорів компанії проводять різноманітні заходи, організують зустрічі та переговори. На проведення презентацій, офіційних прийомів для постійних та потенційних клієнтів потрібні значні грошові витрати. Ось тут підприємство і стикається з так званими представницькими витратами, які слід документально правильно оформити та відобразити у бухгалтерському та податковому обліку. В іншому випадку не уникнути претензій з боку контролюючих органів.

Поняття представницьких витрат

Для віднесення тих чи інших витрат до представницьких витрат необхідно визначитися із поняттям. Якщо звернутися до положень підп. 22 п. 1 ст. 264 ПК України 1 , то стане ясно, що представницькими витратами євитрати, пов'язані з офіційним прийомом та (або) обслуговуванням осіб:

А ось саме місце проведення представницьких заходів значення не має. Це важливо усвідомити, оскільки в діловій практиці поширене проведення представницьких зустрічей як у формальній, так і неформальній обстановці за межами офісу.

Саме поняття офіційного прийому встановлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таким визнається сніданок, обід чи інший аналогічний захід для представників інших організацій, а також офіційних осіб вашої організації, які беруть участь упереговорах (чи засіданні керівного органу підприємства).

Тут наведено, що під обслуговуванням розуміється:

транспортне забезпечення доставки учасників до місця проведення представницького заходу та (або) засідання керівного органу та назад;
буфетне обслуговування під час переговорів;
оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків, щодо забезпечення переказу під час проведення представницьких заходів.

Що не входить?

На перший погляд, наведені вище визначення Податкового кодексу здаються зрозумілими та зрозумілими. Але коли практично починаєш їх застосовувати, виникають питання. Спробуймо з ними розібратися. Тут важливою є позиція податківців про те, які конкретні витрати вони готові визнати представницькими, а на що ні за яких обставин не погодяться.

Оренда приміщення

Для організації офіційного прийому чи засідання часто орендують приміщення (наприклад, переговорну кімнату в бізнес-центрі чи більший зал). Але у п. 2 ст. 264 НК РФ, де вказано вичерпний перелік витрат, оренди немає. Ось звідки весь «сир-бір» про витрати на оренду приміщення – податківці не визнають їх представницькими.

Організація розваг

А як бути з фізособами?

У п. 2 ст. 264 ПК України конкретно йдеться про можливість врахувати витрати як представницькі, лише якщо вони пішли на підготовку офіційного прийому та обслуговування представників інших організацій. Тобто. це не стосується фізичних осіб!

Транспортне обслуговування та проживання

Податковий кодекс до поняття обслуговування представників інших організацій включає їх транспортне забезпечення – доставку учасників заходу до місця проведення та назад(Абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

І сторона, що часто приймає, бере на себе обов'язок з оплати для запрошених осіб авіаційних та залізничних квитків, витрати на доставку їх на захід від вокзалу до готелю, з оплати проживання та інше.

Проблема пов'язана з тим, щовитрати на оплату проїзду і проживання визнаються як витрати на відрядження у відправляючої сторони. Тому, щоб уникнути проблем з боку органів контролю, доцільно розподілити такі витрати між учасниками переговорів.

Харчування представників

Найчастіше сторона, що приймає, несе витрати на проведення вечерь, наприклад, у ресторані, які можуть проходити і в пізній час. Як визначитися з такими витратами?

Офіційна позиція контролюючих органів зводиться до того що, щоорганізація має оформити ряд документів, службовців на підтвердження представницьких витрат. Такими можуть бути:

наказ керівника на підтвердження витрат на зазначені цілі,
кошторис та звіт щодо проведеного представницького заходу з відображенням мети,
а також первинні документи, що підтверджують.

Спиртні напої

Без алкогольної продукції під час проведення ділових зустрічей рідко можна обійтися.

Оформлення залів

У наведеному вище листі № 03-03-06/1/176 фінансове відомство порушило ще одне важливе питання: витрати на придбання призів, виготовлення дипломів, оформлення зали п. 2 ст. 264 ПК України не передбачається, отже, вони не можуть бути враховані у складі представницьких витрат з метою оподаткування прибутку.

Отже, такі витрати цілком можуть бути покриті тільки з чистого прибутку підприємства навіть за їх правильногодокументальному оформленні, що в принципі не вигідно: доведеться заплатити із цих сум 20% до бюджету.

Офіційний характер прийому

Ще раз звертаємо вашу увагу, що у п. 2 ст. 264 ПК України йдеться про офіційний прийом. Це означає, що коли відбувається зустріч двох організацій, але вона не носить офіційного характеру, або якщо ви не зібрали документальних доказів офіційності ділових переговорів, то витрати на їх проведення ваша організація не зможе врахувати як представницькі для оподаткування прибутку.

Під час проведення переговорів у межах виробничих відряджень слід застосовувати аналогічний порядок визнання таких витрат 3 .

Слід зазначити, що для підтвердження офіційного статусу представницького заходу організації, що проводиться, знадобиться оформити додаткові документи:

програма (план) заходу (у ньому важливо вказати мету, місце та терміни його проведення);
список офіційних осіб, які беруть участь у заході, як з боку запрошених партнерів, так і з боку самої організації (такий список може бути включений до наказу щодо проведення заходу або/і до програми цього заходу);
звіт (акт) за результатами проведеного заходу, затверджений керівником організації (із зазначенням сум фактично здійснених витрат).

Документальне оформлення представницьких витрат

Розмір витрат за організацію представницького заходи то, можливо значний. Тому важливо правильно оформити документи на витрати, які реально провести в обліку як представницькі. Це допоможе заощадити на податках (не сплачувати з цих витрат податок на прибуток у розмірі 20%) та уникнути проблем із контролюючими органами у вигляді нарікань, штрафівта пені.

Виходити з трьох основних принципів обліку представницьких витрат:

офіційність заходу;
економічна обґрунтованість вироблених витрат;
документальне підтвердження понесених видатків.

документами, оформленими відповідно до законодавства РФ, або
документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, що застосовуються в іноземній державі, на території якої було здійснено відповідні витрати, та (або)
документами, що опосередковано підтверджують вироблені витрати.

У ст. 9 нового Закону № 402-ФЗ зазначено, що кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом, який має містити такі обов'язкові реквізити:

Зверніть увагу: у колишньому Законі № 129-ФЗ йшлося про те, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. У новому Законі №402-ФЗ згадка про альбоми уніфікованих форм відсутня. Форми первинних облікових документів, що застосовуються організацією, наразі затверджуються наказом керівника (п. 4 ст. 9 Закону № 402-ФЗ).

Ми вже наводили перелік документів, які є підтвердженням представницьких витрат, який вимагає Мінфін у своїх роз'яснювальних листах 7 . Зведемо все докупи, і в нас вийде:

наказ (розпорядження) керівника організації щодо здійснення витрат на представницькі цілі;
кошторис представницьких витрат;
первинні документи на придбані товари та оплату послуг, необхідні організації представницького заходу;
звіт про витрати по проведеному представницькомузаходу (в одному документі можна звітувати одразу за кілька заходів), в якому відображаються:
мета та результати заходу,
сума витрат на представницькі цілі,
а також інші необхідні дані.

При цьому всі витрати, перелічені у звіті, мають бути підтверджені відповідними первинними документами.

Наказ (розпорядження)

Для проведення представницького заходу необхідно оформити наказ (розпорядження), причому наказ завжди видається під конкретний захід (див. приклад 1).

У наказі відображається завдання на його організацію, встановлюються терміни підготовки та проведення, особа, відповідальна за це, а також за підготовку та подання на затвердження програми заходу та кошторису представницьких витрат. Важливо вказати в документах (наказі та/або програмі, звіті)перелік осіб, що беруть участь з обох сторін, – надалі витрати тільки на цих осіб будуть прийняті до витрат. Крім того, має простежуватися наявність безпосереднього зв'язку між:

питаннями, що є предметом переговорів, та
службовими обов'язками, передбаченими трудовими договорами/посадовими інструкціями учасників переговорів.

У наказі необхідно розкритимету наміченого заходу, її виробничу необхідність та економічну обґрунтованість(важливо відзначити, що цей західспрямований на отримання доходу).

З наказом необхідноознайомити всіх осіб, зазначених як учасників заходу.

Програма заходу та Кошторис витрат

У програмі заходу також необхідно відобразити його мету, яка переслідує отримання доходу (як і у наказі). Тут зазначаються представники обох сторін(запрошеної та запрошуючої). Відображаються дати, час та місце проведення заходу.

Цей документ є також підтвердженням офіційного характеру заходу, його економічної виправданості. Тому до його оформлення слід ретельно підійти та мати в комплекті всі документи, що обґрунтовують проведення офіційного заходу. Зазвичай він розробляється відповідальною за захід особою та затверджується керівником. Див. Приклад 2.

І вже на підставі затвердженої програми складається кошторис видатків. У ній перераховуються статті витрат, які будуть здійснені в рамках конкретного заходу, із зазначенням максимально передбачених сум за кожною статтею, а також підсумкових даних.