Документообіг як послуга, Директор інформаційної служби, Видавництво «Відкриті системи»
Чи можна передати на аутсорсинг документообіг? Спробуємо розібратися.
Чи можна передати на аутсорсинг документообіг?
Зародження документа
Створення документа – перша стадія його життєвого циклу. Для паперових документів створення означає друк попередньо сформованого електронного образу, заповнення паперової форми або бланка, створення рукописного документа, наприклад заяви. p align="justify"> Для електронного документа під створенням можна розуміти момент його появи як окремого об'єкта файлової системи комп'ютера, мережі передачі даних або системи електронного документообігу.
Частина перерахованих вище дій щодо створення документів може бути виконана сторонніми організаціями. Наприклад, аутсорсингові компанії серед інших послуг пропонують професійний друк документів. Друк може здійснюватися як на території постачальника послуги, так і замовника. Можна взяти в оренду лише обладнання, а можна разом із кваліфікованим персоналом. Деякі аутсорсингові компанії йдуть ще далі. Вони пропонують послуги з професійного створення документів, тобто послуги дизайну та друку. Причому йдеться не лише про брошури та листівки, а й про контракти і навіть первинні документи.
Безумовним плюсом моделі SaaS є відсутність витрат на супровід, встановлення «латок» тасвоєчасне оновлення системи. Всі ці турботи перебирає постачальник послуги, виставляючи єдиний рахунок за користування послугою. Інший плюс: додаток, що поставляється за моделлю SaaS, як правило, є Web-додатком, що пред'являє мінімум вимог до робочої станції і дозволяє працювати з додатком не тільки з офісного комп'ютера, але і, скажімо, з ноутбука, підключеного до бездротової мережі -кафе.
Вже першої стадії життєвого циклу документа частина функцій може бути виконана сторонніми організаціями.
З рук до рук
Особливо актуальною є ця проблема для електронних документів. Якщо компанії вже є СЕД чи ECM-система, то завдання практично вирішена. Якщо ні, то компанія може придбати таку систему або користуватися нею за моделлю SaaS. Першими системами, пропонованими за цією моделлю, були Xythos і Spring. Судячи з даних компанії Xythos, загальна кількість користувачів її ECM-системи перевищила три мільйони. Якщо говорити про модель SaaS взагалі, то основна група споживачів, на яку розрахована послуга, — це компанії малого та середнього бізнесу. Крім них постачальники SaaS розраховують побачити серед своїх клієнтів і відокремлені підрозділи великих підприємств, які мають самостійність у виборі програмного забезпечення для внутрішніх потреб.
Оскільки програмне забезпечення, яке постачається за моделлю SaaS, розраховане на масового споживача, функціонал існуючих систем, що працюють у рамках цієї моделі, можна оцінити як базовий. Інша особливість моделі SaaS – недостатньо розвинена здатність до кастомізації. Але якщо бізнес-процеси компанії більш менш стандартні, ECM-система, що поставляється за моделлю SaaS, може бути непоганою альтернативою «традиційній» системі, що вирішує ті ж завдання.
Важливою є проблема довіри постачальнику послуг. Не всі можуть уявити ситуацію, коли документи організації знаходяться не на корпоративному сервері, який під боком, а незрозуміло де у Всесвітній Мережі. Що зараз відбувається з ними, хто ще має до них доступ — далеко не пусті питання. Як приклад можна взяти CRM-системи. Поява Salesforce.com викликала широкі дискусії, і багато хто не приховував свого скепсису, але система розвивається, компанія регулярно рапортує про зростання прибутку, і такі гіганти, як Microsoft і Oracle, які раніше займають вичікувальну позицію, повідомляють про швидкий вихід власних продуктів: Oracle готує продукт на базі рішень придбаної компанії Siebel, Microsoft – на базі Dynamics AX CRM.
Що ж до паперових документів, то їхнє оперативне зберігання за межами офісу, на території постачальника послуги зараз здається чимось надуманим. Цікавішою є послуга з перетворення паперових документів на електронні та розміщення останніх на електронний архів. У такому разі для оперативного звернення, не пов'язаного із зміною документа, використовується його електронна копія. Це дозволяє підвищити оперативність роботи та скоротити витрати.
Якщо ж говорити про роботу канцелярії (складання номенклатури справ, реєстрація документів, контроль місцезнаходження документів тощо), то більш менш реальним «аутсорсинговим» рішенням можна вважати консалтинг або лізинг персоналу (діловиробників). Але це рішення не має яскраво вираженої специфіки та практично нічим не відрізняється від лізингу іншого допоміжного персоналу.
Отже, на стадії активної роботи з документами можна віддати на аутсорсинг перетворення вхідних паперових документів на електронні та скористатися ECM-системою,надається за моделлю SaaS замість покупки «традиційної» системи.
На довгу пам'ять
Питання архівного зберігання паперових документів опрацьовано краще. Зростання стосів паперів, що зжирають недешевий, дефіцитний простір офісів, змушують компанії вдаватися до послуг організацій, що пропонують позаофісне зберігання документів. Треба сказати, що послуга стає все більш затребуваною.
Як і у випадку з ECM-системами «на вимогу», виникають питання довіри постачальнику та безпеки зберігання документів. Постачальники послуг архівного зберігання зазвичай вживають таких заходів, покликаних підвищити надійність та безпеку зберігання переданих їм документів: