Довідкова система Access та користування нею
Довідкова система Access досить різноманітна. Вона охоплює майже всі аспекти роботи із системою. Після запуску Access можна скористатися будь-яким видом довідки, якщо звернутися до пункту менюДовідка, що має підменю виду:
Вибір пунктуПоказати помічника спричиняє появу вікна з анімаційним персонажем. Помічник дає поради для конкретної робочої ситуації та шукає необхідні розділи довідкової документації у відповідь на питання, що вводяться в поле введення. Його можна тимчасово приховати за командоюДовідка/Приховати помічника або відключити на весь сеанс роботи в Access, якщо в його виносці натиснути кнопку [Параметри] і зняти прапорецьВикористовувати помічника.
ПунктЩо це таке ? призначено для отримання короткої довідки про призначення елементів у головному вікні Access. Його вибір призводить до появи покажчика миші у вигляді стрілки з знаком питання, і клацання їм по елементу, що цікавиться, дає відомості про нього.
ПунктOffice на Web дозволяє з'єднатися з веб-сайтом корпорації Microsoft для отримання оновлених відомостей про програму.
Налаштування робочого середовища в Access
Здійснити налаштування робочого середовища відповідно до вимог користувача можна за допомогою командиСервіс/Параметри. Її результатом є діалогове вікно Параметри з вкладками.
На вкладці Вигляд є можливість увімкнути/вимкнути відображення: рядки стану, вікна запуску, ярликів для створення нових об'єктів у вікні БД та ін.
На вкладці Загальні встановлюються поля сторінки під час друку документа, порядок сортування нових баз даних, звуковий супровід під час різних дій та інших.
На вкладці Правка та пошук задаються параметри виконання операцій редагування, пошуку та заміни.Вкладка Режим таблиці використовується для встановлення параметрів таблиці, а також завдання анімації при відображенні змін у таблиці у зв'язку зі вставкою нових стовпців. Вкладка Таблиці та запити дозволяє встановити параметри, які використовуються за замовчуванням у режимі конструктора таблиці та в режимі конструктора запиту. Елементи вкладки Форми та звіти застосовуються для встановлення параметрів, що діють за замовчуванням у режимі конструктора форми та в режимі конструктора звіту. Вкладка Клавіатура дозволяє вказати режими роботи під час введення даних з клавіатури. На вкладці Інші здійснюється мережеве налаштування та налаштування інтерфейсу ODBC, є можливість конфігурувати програму Access для роботи в розрахованому на багато користувачів середовищі.
Дані в Access
Створюючи комп'ютерну БД, користувач вводить свої дані у її поля. При цьому він повинен перш за все описати ці поля відповідно до вимог Access: присвоїти імена полям, вказати їх тип і властивості (які дозволять керувати збереженням, обробкою та відображенням даних поля). Полям надаються імена з урахуванням таких вимог: ім'я має містити не більше 64 символів; забороняється використання точки (.), знака оклику (!), апострофа ('), квадратних дужок ([]) і керуючих символів з кодами ASCII від 0 до 31.
У поля БД можна вводити такі типи.
Текстовий. У поля такого типу поміщають текст чи комбінацію текстових та числових значень. Об'єм тексту не повинен перевищувати 255 символів.
Поле MEMO.Довгий текст (до 65535) символів.
Числові дані, що використовуються в математичних обчисленнях, за винятком грошових розрахунків. Розміри числових полів – 1, 2, 4, 8, 12 байтів.
Дата/час.Значення дати та часу. Дати з діапазону від 100 до 9999рік.
Грошовий.Грошові значення. Їх максимальна точність становить 15 знаків ліворуч від десяткової коми та 4 знаки праворуч від неї.
Лічильник.Унікальні послідовні з кроком 1 номери, що автоматично вставляються при вставці запису в БД.
Логічний.Поля, які можуть мати лише одне значення з пари значень, таких як Так/Ні, Істина/Брехня або Увімк/Вимк.
Поле об'єкта OLE. Об'єкти інших програм, які можуть бути пов'язані або впроваджені в таблицю Access.
Набір допустимих властивостей поля залежить від того, якого типу дані будуть зберігатися в полі. Пояснимо можливі властивості полів.
Розмір поля.Визначає максимальну довжину текстового або числового поля. Для числового поля часто використовуються значення:
ü байт – цілі числа від 0 до 255 (поле займає 1 байт);
ü ціле–цілі числа від -32 768 до 32 767 (2 байти);
ü довге ціле-цілі числа від -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (4 байти).
Застосовуються інші значення: одинарне з плаваючою точкою, подвійне з плаваючою точкою, дійсне.
Формат поля.Визначає спосіб відображення тексту, чисел, дат та значень часу на екрані та на друку.
Кількість десяткових знаків.Дає можливість вказувати для чисел кількість дробових знаків.
Маска введення. Задає маску введення, що полегшує введення даних у полі.
Підпис.Визначає текст, який виводиться у підписах полів у таблицях, запитах, формах, звітах.
За замовчуванням.Дозволяє вказати значення, яке автоматично вводиться в поле під час створення нового запису.
Умова значення.Визначає безліч значень, які можна вводити в поле таблиці.
Повідомлення про помилку.Дозволяє вказати текст повідомлення, що відображається на екрані під час введення неприпустимого значення.
Обов'язкове поле.Вказує, чи потрібно поле обов'язкового введення значення.
Порожні рядки.Визначає, чи можна вводити текстове поле порожніх рядків (" ").
Індексоване поле. Дозволяє створити індекс для поля, що прискорює пошук та сортування у таблиці.
Стиск Юнікод для цього поля.Вказує, чи використовується кодування Unicode.
Вирази в Access
Вирази використовуються під час багатьох операцій Access (наприклад, щодо умов у запитах).Вираз- комбінація значень та операторів, що дає певний результат. Наприклад, наступний вираз дозволяє вивести у запиті суму значень полів «СумаЗамовлення» та «ВартістьДоставки» :
Як значення у виразах використовують літерали, константи, функції та ідентифікатори.
Літерал- фактичне значення у вигляді числа, текстового рядка, дати (наприклад, 100, "Мінськ", #1-січ-99#).
Константа- значення, що не змінюється (наприклад, Yes, No, True, False і Null).
Функція– невелика програма, яка завжди повертає значення (число чи рядок символів), що є результатом розрахунків чи виконання інших операцій. До функції звертаються на ім'я, за яким у круглих дужках вказують її аргументи. Є й безаргументні функції, наприклад, Date(). У Access визначено безліч типів функцій: статистичні, математичні, дати/час, текстові, фінансові та інші.
Оператор- операція над значеннями. У виразах використовують чотири типи операторів: арифметичні оператори, оператори порівняння, логічні оператори, текстовий оператор.
Арифметичні: + (додавання), - (віднімання), * (множення), / (розподіл), % (відсотки), ^ (зведення в ступінь) та ін.
Оператори порівняння: = (рівно), > (Більше), = (Більше або одно), (Не одно).
Логічні оператори: AND (логічне множення), OR (логічне додавання), NOT (логічне заперечення).
Текстовий оператор: & (злиття рядкових значень).
Користувач має можливість створювати вирази за допомогою виразника або шляхом набору їх на клавіатурі. Побудовник виразів доступний у всіх випадках, коли потрібно ввести вираз.
У верхній частині вікна будівельника виразів знаходиться поле виразу. Під ним розташовуються кнопки з операторами, що часто використовуються. Нижче наведено розділ, призначений для створення елементів виразу. Процес створення виразу зводиться до послідовного вибору розділі необхідних значень – констант, функцій, ідентифікаторів, – і вставці в полі висловлювання. При цьому за допомогою кнопок принагідно вставляються між значеннями необхідні оператори. Літерали, що є у виразі, набираються на клавіатурі.