Друк кадрової служби ставити чи ні, Читайте статті журналу Кадрова справа
Статті на тему
Окремий друк відділу кадрів. Гербовий друк та друк роботодавця. Рівносильність друку відділу кадрів та друку роботодавця.
Чи може у відділу кадрів бути окремий друк? - Так, може.
Гербовий друк та друк роботодавця – одне й те саме? – Ні.
Чи може друк відділу кадрів бути рівносильним друку роботодавця? - Так, у певних випадках.
Що таке друк відділу кадрів і навіщо вона потрібна?
Положення про вимоги застосування тієї чи іншої виду друку містяться у федеральних законах та інших нормативних правових актах.
Чинним законодавством встановлюються певні вимоги до печаток організацій. Кількість печаток, які може мати у своєму арсеналі та чи інша організація, законодавчо не встановлено. За своїм призначенням печатки організації поділяються на основну та допоміжні. Для оптимізації робочого процесу можуть застосовуватися печатки структурних підрозділів, зокрема відділу кадрів.
Друк відділу кадрів, як і будь-яка інша печатка організації, служить для засвідчення підпису посадової особи на документі (зразок на стор. 56)*.
Таким чином, друк відділу кадрів – це один із допоміжних печаток організації, яка служить для засвідчення підпису посадової особи кадрової служби та використовується на документах, які працівник кадрової служби має право завіряти своїм підписом та які відповідно до чинного законодавства повинні мати відбиток печатки.
Застосування печаток
Вигляд друку
Чим відрізняються один від одного гербовий друк, друк роботодавця та друк відділу кадрів?
Насамперед, хотілося звернути увагу читачів нате, що розміщувати герб України на своїх печатках дозволено лише федеральним органам державної влади та іншим державним органам, наділеним окремими державно-владними повноваженнями. Печатки, які мають у своєму складі герб України, називаються гербовими.
Організації ж, які не належать до перерахованих вище (зокрема товариства з обмеженою відповідальністю, акціонерні товариства та некомерційні організації), мають право мати зареєстровану в установленому порядку емблему. Їхні друку не можуть називатися гербовими. Такі організації можуть мати як одну, і кілька печаток. Відрізнятися один від одного можуть лише додатковим написом (наприклад «Відділ кадрів», «Відділ постачання» і т. д.).
Тепер розберемося, що означає термін «Роботодавець». Трудове законодавство визначає роботодавця, як фізична особа чи юридична особа (організація), вступив у трудові відносини з працівником (ст. 20 ТК РФ).
Таким чином, коли ми говоримо про друк роботодавця, ми маємо на увазі друк (друк) або організації, або фізичної особи, зареєстрованої як індивідуального підприємця.
Якщо роботодавцем є організація та її структурі є відділ кадрів, то друк відділу кадрів має право існування.
Такий друк буде рівносильним основному друку організації при засвідченні лише кадрових документів у разі дотримання низки обов'язкових умов (див. схему вище).
Документи на тему
Документ
Які документи можна засвідчувати печаткою відділу кадрів?
До документів, які можна завіряти печаткою відділу кадрів, належать:
- трудові книжки та вкладиші до них**;
- копії документів, пов'язаних із трудовою діяльністюпрацівників***;
- довідки з місця роботи;
- заяви на закордонний паспорт.
Особливу увагу хотілося б приділити питанню використання відбитка печатки кадрової служби для засвідчення підпису посадової особи, наділеної правом ведення трудових книжок.
Рада Пам'ятайте, що печаткою засвідчується не сам документ, а підпис уповноваженої особи.
Але оскільки роботодавець – юридична особа (організація) вправі мати у користуванні кілька печаток і вони є печатками однієї організації (на всіх зазначено повне найменування юридичної особи, що дозволяє визначити їх приналежність), то логічно припустити, що друк відділу кадрів також має право називатися печаткою роботодавця.
Виправляємо помилку
Багато працівників кадрових служб засвідчують запис про звільнення працівника печаткою відділу кадрів.
Як правильно
У пункті 35 Правил зазначено, що при звільненні працівника всі записи, внесені до його трудової книжки, засвідчуються печаткою роботодавця.
Що буде якщо…
Якщо під час перевірки це буде виявлено уповноваженим органом, роботодавець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності порушення вимог трудового законодавства (ст. 5.27 КоАП РФ). Щоб уникнути негативних наслідків, роботодавцю слід поставити у трудовій книжці основний друк організації, не закреслюючи раніше поставлений друк відділу кадрів.
В іншому випадку, чия вона?
Приклад
В організації є структурний підрозділ «Відділ кадрів», керівник якого наділений повноваженнями засвідчувати записи у трудовій книжці працівника за його звільнення. Ці повноваження закріплені у його посадовій інструкції, а обов'язок ведення трудових книжок покладенона нього наказом генерального директора. Начальник кадрової служби організації вносить запис про звільнення до трудової книжки працівника. Залишається завірити свій підпис печаткою. Постає питання, якою саме печаткою: основною печаткою організації чи печаткою відділу кадрів? Доступу до основного друку немає з об'єктивних причин. Що слід зробити начальнику відділу кадрів – затримати видачу трудової книжки працівникові до того часу, поки вдасться поставити основний друк організації, чи поставити друк відділу кадрів і своєчасно видати трудову книжку сотруднику, що звільняється? Багато кадровиків воліють другий варіант, оскільки надто формальний підхід може суттєво утруднити для роботодавця виконання своїх обов'язків при звільненні працівників.
Запам'ятайте головне
Зазначають експерти, які взяли участь у підготовці матеріалу:
Ольга АБАШНИКОВА, провідний спеціаліст з кадрового адміністрування БДО «Юнікон Бізнес Сервіс» (Москва):
– Завіряти записи у трудовій книжці при звільненні працівника бажано основною печаткою роботодавця – юридичної особи, щоб уникнути розбіжностей із інстанціями, що перевіряють. При неможливості своєчасного доступу до основного друку можливе засвідчення записів печаткою відділу кадрів, щоб уникнути порушень трудового законодавства.
Юлія САФІНА, юрист групи компаній «Юрконсул» (Москва):
– Друк відділу кадрів організації має право існування за наявності відділу кадрів як структурного підрозділи. Пунктами 2.2 та 2.3 Інструкції щодо заповнення трудових книжок допускається проставлення друку кадрової служби у трудових книжках (на титульному аркуші, внутрішній стороні обкладинки). Крім того, печаткою кадрової служби можна завіряти копії кадрових документів,виданих на прохання працівника.
Катерина ДОБРИКОВА, юрист, експерт журналу «Кадрова справа»:
– Керівник організації має право підписувати кадрові документи, засвідчуючи свій підпис основною печаткою, а не печаткою відділу кадрів. У той час як працівник кадрової служби має право завіряти свій підпис на таких документах печаткою відділу кадрів.
Галія ІЗМАЛКОВА, начальник відділу кадрів ТОВ «Рисар» (м. Казань):
– Далеко не всі кадрові документи потребують друку. Але, на жаль, чинне законодавство чітко не визначає, на яких паперах необхідно ставити друк і, якщо так, який саме друк. Тому в більшості випадків керівництво самостійно вирішує, коли та які печатки використовувати. А потім закріплює обраний порядок у положенні кадрової служби.
* Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.
*** Порядок завірення копій у діловодстві встановлено ГОСТ Р 6.30-2003.