Електронні документи під час виїзної податкової перевірки #законодавство #СЕД #ECMJ

Виїзні податкові перевірки для бухгалтерів – тема дуже тонка. Щоразу, коли йдеться про візит інспекторів на підприємства, багато хто рефлекторно починає згадувати, а чи все гаразд у них із документами. Якщо з паперами все досить ясно, до них уже давно звикли, то з електронними документами досить багато питань. У цьому випадку бухгалтерів цікавить, як поведеться інспектор, коли дізнається, що в організації електронний документообіг, чи вимагатиме він доступ до системи, змушувати роздруковувати копії. У цій статті я постараюся вам розповісти про те, на що чекати бухгалтеру від виїзних податкових перевірок (далі – ВНП) в організації, де використовують ЕДО.

Розберемо основні питання.

Чи відрізняються правила перевірки електронних документів від паперових?

Нормативно-правових актів, що регулюють порядок проведення ВНП платників податків, які використовують у роботі ЕДО з контрагентами, наразі немає. Підтверджує цей факт і відповідь від ФНП, яку ми нещодавно отримали з цього питання.

Перевірка кожного окремого облікового документа включає:

● формальну перевірку, яка полягає у візуальному вивченні документа з точки зору наявності у ньому всіх необхідних реквізитів, а також дотримання правил його оформлення, встановлених чинним законодавством для відповідних документів;

● арифметичну перевірку, під час якої контролюється правильність підрахунків кількісних (сумових) показників у первинних документах, облікових регістрах та звітних формах (зазвичай здійснюється вибірковим методом);

● правову перевірку, у процесі якої встановлюється відповідність документа чинному на момент здійсненняоперації законодавству;

● перевірку достовірності відомостей, у процесі якої перевіряється відповідність відомостей про зміст фактів господарського життя, наведених у первинних облікових документах, що фактично мали місце обставини (здійснені господарські операції).

Вищезазначені правила застосовні і для перевірки електронних документів у разі, якщо організація, що перевіряється, сама надасть технічні засоби для доступу до документів.

Програмне забезпечення

Але як переглядати формалізовані документи? Чи документи, формат яких законодавчо не закріплений, але в організації використовують XML?

Конкретних вимог до того, як і за допомогою яких коштів мають переглядатися формалізовані документи при ВНП, немає, тому пропоную поміркувати про варіанти.

● система, де документи зберігаються, якщо вона дозволяє показувати відомості про ЕП документа;

● спеціалізоване ПЗ, наприклад, КриптоАРМ. Мінус подібних систем у тому, що їх треба налаштовувати;

● найпростіший варіант – веб-клієнт оператора ЕДО, оскільки не потребує окремої установки та налаштування.

Як бути із електронними документами?

Якщо ви використовуєте ЕДО з контрагентами, і у вас вже були реальні випадки ВНП, пишіть свої думки та приклади з життя, буде дуже цікаво дізнатися, як вирішуються розглянуті питання на практиці!