Електронні рахунки-фактури виправлення, угода, відправка

Дев'ятий пункт 169 статті ПК України дозволяє продавцю та покупцю обмінюватися рахунками-фактурами в електронному вигляді. Електронні рахунки-фактури повністю замінюють собою паперову документацію, спрощуючи та прискорюючи процедуру обміну документами.

Переваги для учасників, які використовують електронні рахунки-фактури

Електронний рахунок-фактура доставляється покупцеві майже моментально після виписки, відпадає необхідність доставляти його клієнту на папері, достатньо скористатися послугами спеціалізованих компаній, які забезпечують надійний і швидкий взаємозв'язок між контрагентами у питаннях передачі сформованих рахунків-фактур, їх зміни та виправлення. Дані компанії називаються Операторами електронного документообігу та пов'язують продавця та покупця високошвидкісними телекомунікаційними каналами.

★ Книга-бестселер "Бухоблік з нуля" для чайників (зрозумій як вести бухгалтерський облік за 72 години) куплено > 8000 книг

Рахунок-фактура є важливим для покупця документом, оскільки дозволяє користуватися законним правом відшкодування «доданого» податку. Обов'язок продавця – своєчасно сформувати рахунок-фактуру та доставити його до клієнта. Останній на підставі отриманого бланка виконує проведення з обліку виділеного ПДВ на 19 рахунку відокремлено від решти вартості майна (Читайте також статтю про рахунок-фактуру без ПДВ).

У разі оформлення паперового рахунку-фактури його потрібно зручним способом транспортувати до клієнта, проте це не завжди зручно для сторін. Добре, якщо рахунок-фактура прикладається до іншої відвантажувальної документації з ТМЦ, що відправляються. Якщо ж покупець перераховує аванс, у відповідьна який також необхідно виставляти в 5-ти денний термін рахунок-фактуру, процедура передачі паперових документів ускладнюється – продавцю потрібно шукати способи доставити папір до клієнта, а це додаткові витрати грошей і часу. Вигідна альтернатива паперовим рахункам-фактурам – передача електронним способом через Оператора.

Як перейти на електронні рахунки-фактури?

Насамперед сторонам потрібно узгодити цей момент між собою. Для цього краще оформити письмову угоду, в якій буде прописано згоду сторін на заміну паперових рахунків-фактур електронними.

Приклад угоди про обмін електронними рахунками-фактури

Якщо учасники ділових відносин взаємно згодні на електронну передачу рахунків-фактур, слід:

Переконатися, що обидві сторони мають необхідні технічні можливості для взаємної передачі та отримання документації електронним способом;
Отримати посилений кваліфікований електронний підпис (УКЕП) обома учасниками для засвідчення рахунків-фактур та іншої документації, що підлягає оформленню у процедурі електронного взаємозв'язку (повідомлення, повідомлення);
Вибрати надійного Оператора електронного документообігу (допускається одночасне використання кількох операторів);
Укласти з Оператором договір, надіславши йому заяву з реквізитами, прописаними у підпункті б пункту 2.1 наказу №174н;
Отримати у Оператора необхідні відомості для використання електронних каналів зв'язку в процесі обміну рахунками-фактурами (ідентифікатор, параметри доступу таінші дані).

Отримання УКЕП передбачає оформлення сертифікатів кваліфікованого типу для ключів електронних підписів у спеціалізованих компаніях, ця процедура регламентується законом №63-ФЗ від 06.04.11. Сертифікати виходять на тих представників компанії, які підписуватимуть рахунки-фактури. Право завірення рахунків-фактур, що передається відповідальним особам, має підтверджуватись довіреністю чи наказом.

Відомості про те, що два економічні суб'єкти братимуть участь в електронному обміні рахунками-фактурами, Оператором передаються до ФНП – у відділення, де кожен суб'єкт перебуває на обліку. Ця процедура здійснюється у триденний термін з моменту підключення клієнтів до електронних каналів зв'язку.

При зміні реквізитів компанії слід у триденний термін проінформувати про це Оператора шляхом надсилання заяви. Отримавши документ заявного характеру, Оператор терміном до трьох днів вносить зазначені коригування до реквізитів учасника електронного зв'язку.

Сторонам потрібно врахувати такі моменти:

Кожен рахунок-фактура має передаватися окремо як самостійний документ;
Вся електронна документація, що формується в процедурі, підлягає завіренню УКЕП;
День виписки рахунку-фактури – дата, відображена у підтвердженні Оператора про надходження від продавця файлу;
День отримання рахунка-фактури – дата із підтвердження Оператора про передачу файлу з документом покупцю;
Недоліки технічного характеру виправляються у рахунку-фактурі шляхом передачі покупцем повідомлення про коригування продавцю через Оператора;
Виправлений рахунок-фактура повторно надсилається покупцю через Оператора.

Послідовність дій учасників:

Суб'єкт	Дія
1. Продавець	Для передачі рахунку-фактури (с/ф) клієнту:

Виписує електронну с/ф;
Переконується насправді своєю УКЕП;
Засвідчує рахунок-фактуру за допомогою УКЕП;
Зашифровує вміст документа за бажання;
Надсилає файл з електронним бланком Оператору;
Зберігає у себе сформовану електронну с/ф.

2. ОператорНе пізніше наступної доби з моменту отримання с/ф від продавця:

Передає продавцю підтвердження, підписане УКЕП, про надходження с/ф із зазначенням дати;
Зберігає це підтвердження;
Передає покупцю файл із електронним с/ф;
Надсилає покупцю підтвердження з датою передачі файлу, підписане УКЕП;
Зберігає це підтвердження.

3. ПокупецьНе пізніше наступної доби з моменту отримання с/ф від Оператора:

Перевіряє отриману с/ф на відповідність усім вимогам та актуальність електронного підпису;
готує та запевняє УКЕП повідомлення про отримання електронної с/ф (не обов'язково, за згодою сторін);
Надсилає це повідомлення Оператору;
Зберігає у себе повідомлення.

Не пізніше наступної доби з моменту отримання підтвердження з датою відправлення с/ф:

Складає повідомлення про отримання підтвердження Оператора;
Запевняє його УКЕП та відправляє Оператору.

4. ПродавецьУ відповідь на підтвердження Оператора з датою отримання с/ф:

Складає повідомлення про отримання підтвердження;
Запевняє повідомлення УКЕП тапередає Оператору.

5. ОператорПеревіряє та зберігає повідомлення продавця.

У відповідь на повідомлення покупця про отримання с/ф:

Зберігає його та передає продавцю;
Формує підтвердження для покупця у тому, що повідомлення надіслано продавцю;
Запевняє підтвердження УКЕП та передає його покупцю.

Перевіряє та зберігає повідомлення покупця про отримання підтвердження з датою відправлення с/ф.6. ПродавецьПеревіряє та зберігає повідомлення покупця про отримання с/ф.7. ПокупецьУ відповідь на підтвердження про відправлення повідомлення покупця продавцю:

Складає повідомлення про одержання цього підтвердження;
Засвідчує повідомлення та передає Оператору.

8. ОператорПеревіряє та зберігає останнє повідомлення покупця.

Усі документи, повідомлення, підтвердження засвідчуються УКЕП;
Усі електронні формати документів зберігаються кожним учасником електронних стосунків.

За фактом виконаної процедури щодо переміщення рахунку-фактури сторони повинні мати таку збережену документацію з УКЕП.

Сформований рахунок-фактура;
Підтвердження, надане Оператором, із прописаним днем надходження файлу з електронним с/ф від продавця;
Повідомлення покупця у тому, що до нього доставлений файл з електронним с/ф (якщо сторони домовилися, що це документ необхідний).

Пред'явлений рахунок-фактура;
Підтвердження, надане Оператором, із прописаним днем відправлення файлу з електронним с/ф покупцю;
Підтвердження, надане Оператором, про доставку повідомлення проодержання с/ф покупцем продавцю.

Процес виправлення електронного рахунку-фактури

Послідовність дій учасників:

Суб'єкт	Дія
1. Покупець	Для інформування продавця про необхідність виправлення:

Підготовляє повідомлення про коригування рахунка-фактури;
Запевняє його та передає Оператору;
Зберігає повідомлення у себе.

2. ОператорПовідомляє покупця продавцю.3. ПродавецьУ відповідь на отримане повідомлення:

готує повідомлення про отримання повідомлення;
Запевняє його УКЕП та відправляє Оператору;
Зберігає повідомлення у себе.

4. ОператорПередає повідомлення продавця покупцю.5. ПродавецьВиправляє с/ф і проводить процедуру відправки.

Аналогічним чином відправляються коригувальні рахунки-фактури. Електронні форми стандартного та коригувального бланків можна знайти у наказі №ММВ-7-6/93@ від 04.03.15, затвердженому податковим органом.

Наведений процес обміну електронною документацією закріплений у наказі №174н та діє з початку другого кварталу 2016 року.

Завантажити угоду на використання електронні рахунки-фактури

Санкт-Петербург, Ленінградська область дзвоніть:+7 (812) 317-60-16

З інших регіонів Україна дзвоніть:8 (800) 550-34-98