Електронний архів документів у форматі виконання у ДОАТ «Газпроектінжиніринг» на базі системи

Дочірнє відкрите акціонерне товариство «Газпроектінжиніринг» — проектно-вишукувальна компанія, що динамічно розвивається і здійснює повний комплекс робіт з проектування об'єктів газової промисловості в Україні та країнах СНД. ДОАТ «Газпроектінжиніринг» має підрозділи у шести містах України, у тому числі філії у Москві та РостовенаДону.

Для успішного конкурування на сучасному ринку проектної організації необхідна система, що дозволяє координувати процес розробки проектів, зберігати та обробляти розроблену документацію та отриману інформацію. І тому використовуються звані PDMсистемы.

У ДАТ «Газпроектінжиніринг» як PDMсистеми було обрано систему електронного документообігу Lotsia PDM Plus. Починаючи з 2006 року завдання у системі Lotsia PDM Plus розроблялися спочатку із залученням фахівців із впровадження системи, потім — власними силами ІТвідділу.

Організація електронного архіву документації у форматі виконання

Архів файлів у форматі виконання - тобто вихідних файлів проекту, що зберігаються в тому форматі, в якому вони розробляються, необхідний для підвищення якості продукції, її контролю та обліку, а також повторного використання креслень. Такий архів набагато зручніший від паперового або сканованого тим, що полегшує пошук, зміну та повторне використання креслень.

У той же час створення архіву креслень у форматі виконання є досить складним завданням, оскільки залежить від багатьох факторів: наявності чітко організованої та усталеної структури проекту, мотивації виконавців, готовності до збільшення трудовитрат на етапі введення системи вексплуатацію. Вкрай важливим є те, що система буде ефективною тільки в тому випадку, якщо в ній зберігатимуться всі креслення — електронний архів, в якому знаходиться лише частина документів (нехай і досить велика), нікому не потрібний, оскільки використовувати документ, якщо немає впевненості у його актуальності, безглуздо.

Перед впровадженням електронного архіву документів у форматі виконання у нашій організації було розроблено основні механізми документообігу, що дозволяють досягти наявності в системі документообігу повної та актуальної структури проекту. Процеси реєстрації складу проекту, узгодження штампів, отримання інвентарних номерів та видачі завдань формування відомості повного комплекту виконувались лише через систему електронного документообігу ще до створення електронного архіву. Це дозволило домогтися завантаження в систему електронного документообігу повної та актуальної структури проекту: для отримання інвентарного номера та відомості повного комплекту необхідно зареєструвати комплект креслень, вказати інформацію, що міститься у штампі. Звичайно, до моменту, коли співробітник починає роботу з документом і завантажує його в систему електронного документообігу, в дереві проекту вже є повна інформація про том або комплект креслень, до якого входить документ (рис. 1).

Мал. 1. Структура проекту у системі Lotsia PDM Plus

Потім співробітник завантажує документи до електронного архіву, заповнюючи інформацію про проект: найменування креслення вводиться вручну або зчитується з назви файлів; інформація про співробітників, які розробили і перевірили креслення, може коригуватися розробником, інформація про формат автоматично зчитується з файлу DWG або вводиться вручну.

Документи в електронному архівіреєструються виходячи з того, що для кожного документа з унікальним шифром має бути зареєстрована карта Lotsia PDM Plus: для креслень основного комплекту кожен лист реєструється як окремий документ. При цьому права доступу до документів розмежовані: співробітники відділу, який розробляє документ, мають можливість його редагувати, суміжні підрозділи отримують доступ лише для читання. Документ, що міститься в архіві, захищений від випадкового видалення або зміни.

Досвід інших проектних організацій показав: щоб у електронному архіві зберігалися та актуалізувалися усі документи, потрібний механізм контролю наповнення архіву. Для того, щоб досягти відповідності електронного архіву паперовому, ми розробили функцію здачі документів за допомогою Lottie PDM Plus. Процес здачі в архів організований так:

Співробітник відповідального відділу реєструє в Lotsia PDM Plus креслення та документи, що додаються, і відправляє заявку на здачу в архів. При цьому він уже має оригінали підписаних та роздрукованих креслень. У заявці автоматично підраховується кількість аркушів креслень різного формату. Система не дозволяє надіслати заявку, якщо до проекту не прикріплено файли документів, за винятком випадків, коли до архіву здаються документи субпідрядної організації, яка не надала документи в електронному вигляді.
Співробітник групи оформлення проектних робіт отримує заявку до Lotsia PDM Plus і одночасно – оригінали підписаних креслень. Він звіряє кількість аркушів у Lotsia PDM Plus з отриманим на папері і перевіряє відповідність креслень, що здаються, на папері і в Lotsia PDM Plus. Якщо якихось листів не вистачає, виявлено невідповідність паперової та електронної версії, неправильно заповнені штампи, співробітник групи оформленняпроектних робіт повертає заявку.
Як тільки оформлення проекту завершено, співробітник підтверджує виконання оформлення Lotsia PDM Plus і заявка передається до технічного архіву. Технічний архів розміщує оригінали креслень у себе і відзначає їх здачу в архів у заявці, отриманій Lotsia PDM Plus. Після цього комплект документів відзначається як зданий до архіву та стає недоступним для редагування.

Однак одного контролю на етапі здачі до архіву недостатньо. Бажано також, щоб виконавцям було зручно завантажувати документи до системи електронного документообігу (ЕДО) та працювати з ними. У кращому випадку, документ повинен розроблятися в Lotsia PDM Plus із самого початку, а не завантажуватися в систему на етапі здачі в архів.

Керуючись цим, були розроблені функції, які роблять роботу з електронним архівом зручною: для документів, зареєстрованих у Lotsia PDM Plus, було реалізовано функцію автоматичної вставки та заповнення штампу. Співробітник, який розробляє документ, має можливість заповнювати штамп і оновлювати його автоматично, якщо креслення прикріплено до Lotsia PDM Plus.

Оскільки заявки на друк документів у нашій організації також обробляються за допомогою системи Lotsia PDM Plus, друк документів, які вже зареєстровані в електронному архіві, виконується набагато простіше: дані про договір, виконавців, формати аркушів, масштаб заповнюються в заявці автоматично.

Документи до електронного архіву можуть бути завантажені в тому вигляді, в якому це зручно проектувальнику. Система дозволяє завантажувати файли будь-якого формату. Для документів, що додаються (специфікацій обладнання) замість завантаження файлу специфікацій ми розробили механізм інтеграції з системою ІВС МТР, в якій розробляються специфікаціїобладнання. Для документів, розроблюваних у просторі аркуша, передбачено механізм, що дозволяє фізично зберігати аркуш одному місці, а структурі проекту відображати, що у комплекті кілька аркушів (рис. 2).

Оскільки в електронному архіві зберігається повна та достовірна інформація про креслення, що розробляються, стало можливим розробляти та автоматично отримувати звіти з проектної документації — журнали здачі в архів.

Мал. 2. Зберігання документа у просторі аркуша у Lotsia PDM Plus

Мал. 3. Варіанти креслень, створювані у процесі розробки проекту

Реєстрація внесених змін

Реєстрація змін у проекті є не менш важливим завданням, ніж реєстрація вихідних документів. Для проектів, котрі коригуються протягом тривалого часу, дуже важливо мати останній варіант внесеної зміни.

Мал. 4. Запит на повернення проекту до роботи

Запит на повернення проекту до роботи (внесення змін) надходить до технічного архіву. Після цього в дереві креслення створюються об'єкти змін для кожного креслення, що коригується. Розробник прикріплює до них змінені файли документації. Згодом зміна проекту також здається до архіву разом із дозволом на внесення змін, який формується автоматично на підставі інформації, внесеної на етапі повернення в роботу (рис. 5).

Мал. 5. Сформований дозвіл на внесення змін

В результаті за останній рік роботи архіву у форматі виконання було зареєстровано близько 50 тис. файлів документів, зданих до архіву, та 40 тис. чорнових версій файлів та файлів, що видаються як завдання.

Створення електронного архіву документів у форматі виконання у Lotsia PDM Plus забезпечилонашої організації такі переваги:

Щодо найближчої перспективи розвитку електронного архіву, то ми припускаємо удосконалення системи звітності та інтеграцію із системами САПР. У довгостроковій перспективі планується домогтися об'єднання архіву у форматі виконання та сканованої документації.