Факс - обличчям вниз головою вперед
Чому я винесла факс в окремий топік? Причина проста: сучасний офіс важко уявити без цього чуда інженерної думки.
Наскільки прискорюється процес отримання/надсилання необхідних документів, якщо у Вас на столі або на робочому місці секретаря стоїть факс!
Достатньо просто натиснути кнопку "Start". У цьому топіці хотілося б зупинитися не тільки на технічному боці відправлення факсового повідомлення, а й на деяких загальних принципах роботи з факсом.
Як правило, він стоїть у секретаря, у чиї прямі обов'язки входить відправлення/прийняття факсових повідомлень. Але бувають і винятки: особисто мені за 11 років роботи в різних фірмах неодноразово доводилося самостійно відправляти документи факсом, а іноді — просити секретаря знайти факс і відправити/прийняти факс. Тож це реальна життєва ситуація, і до неї треба бути готовим.
Отже, Ви знайшли факс і у ваших руках документ, який ви повинні надіслати. Пам'ятайте: документ у факс вставляється "обличчям вниз, головою вперед". А якщо забули, то не біда: на поверхні паза для паперу намальовано, як правильно помістити аркуш, щоб відправити факс.
Надсилати краще документ, надрукований на принтері. Текст, написаний олівцем, кольоровим маркером, ручкою з красивою пастою гелю золотистого кольору, швидше за все, буде просто нерозбірливою плямою в одержувача. Але найчастіше — порожнім листом. Зверніть увагу на папір. Бажано, щоб вона була офісною, а не газетною. Білої, а не сірої чи кольорової. І не дуже тонкою. Не вставляйте у факс: — листи зі скобами та скріпками; — м'ятий і вологий лист;, —велику стопку (на кришці намальовано обмеження).
При надсиланні/отриманні факсу прийнято говорити "Старту" (якщо Ви натискаєте на велику зелену кнопку першим) або "Стартуйте" (якщо з якоїсь причини Ви не готові). Процес передачі повідомлення факсом супроводжується досить характерним звуком - не дуже приємним скрипопиліканням. До речі, якщо Ви зателефонували абоненту, і почули після з'єднання не сигнал дзвінка або короткі гудки, а звук факсу не лякайтеся: швидше за все, це факс у режимі автоматичного прийому. У цьому випадку необхідно після надсилання повідомлення додзвонитися за іншим номером і уточнити, чи пройшов факс, і якщо пройшов, то добре видно текст.
Приймати повідомлення факсом ще простіше, ніж відправляти: достатньо відповісти «Старту» на пропозицію прийняти факс і натиснути зелену кнопку. За кілька хвилин у Вас буде факс-копія відправленого документа. Проте бувають ситуації, коли факс начебто проходить, але факс-копії немає. При цьому на дисплеї факсу з'являється сервісне повідомлення «Факс у пам'яті». Швидше за все, у Вас закінчився папір у факсі. Про це свідчить і червона смуга на звороті попередніх факс-копій. Відкривши факс, уважно подивіться, як правильно вставити новий рулон, інакше папір виходитиме чистим. До речі, у факсах використовується не простий, а термопапір, який не любить нешанобливого звернення. Зокрема, на ній не варто робити позначки олівцем: вони не стираються гумкою. Для таких як я, любителів позначок на полях, є факси, в які вставляються звичайні аркуші формату А-4.
До речі, не всі знають, що якщо факс просто поставити необхідний документ і натиснути кнопку «Старт», він видасть копію на факсовому папері.
Якщо Вам не вдалося знайти факс в офісі, це ще не означає,що його зовсім немає. Цілком можливо, що в офісі встановлена одна з програм для надсилання факсу: Ventafax, Winfax, Faxline. Найбільш поширеною є Ventafax. Прийом повідомлень за допомогою цієї програми відрізняється від прийому звичайним факсом тільки тим, що на зелену кнопку Ви натискаєте не пальцем, а курсором «мишки». Прийняті факси зберігаються в журналі отриманих повідомлень, і ви завжди можете їх надрукувати на принтері. Так само як і звичайний факс програма автоматично зберігає інформацію про те, з якого номера, коли і яке повідомлення було надіслано, а якщо програму ще й налаштувати, буде відображатися і назва (ім'я) відправника. А ось відправка документів трохи відрізняється: якщо Вам треба відправити лист, рахунок, договір або інший документ з «живим» підписом та/або печаткою по Ventafax, його доведеться спочатку відсканувати. А взагалі, Ventafax відправляє факси з будь-якої програми Windows. Для цього треба відправити файл на друк (Ctrl+P), вказавши в полі "принтер" - "Ventafax" і дотримуючись інструкцій, які дає Вам ця програма. До речі, у цій програмі маса додаткових функцій.