Форми журналів для обліку та реєстрації документів

Якщо говорити провиди журналів, то слід зазначити, що вони можуть використовуватися практично на всіх ділянках роботи діловодної служби та секретаріату. У законодавстві можна знайти сотні форм журналів, що використовуються в різних сферах діяльності. За допомогою журналів ведеться облік розпорядчих документів, що надходять і надісланої кореспонденції, договорів, довідок, звернень громадян і т.д. До журналів, службовцям на вирішення завдань обліку, реєстрації, контролю виконання документів, примикають журнали, які у інших галузях діловодства і секретарського обслуговування. Так, зазначені журнали служать для обліку відвідувачів у приймальнях. За допомогою журналів враховується видача бланків, печаток та штампів. У журналах фіксується виконання копіювальних робіт.

Журнал обліку вхідних документів;

Журнал обліку вихідних документів;

Журнал обліку службової інформації, що відправляється, засобами факсимільного зв'язку (порядок слів);

Журнал обліку прийнятих факсограм.

Журнал обліку вхідної кореспонденції;

Журнал обліку вихідної кореспонденції;

Журнал контрольних справ зі строком виконання, що минув;

Журнал обліку розгляду пропозицій, заяв та скарг громадян;

Журнал обліку прийому громадян.

Журнал обліку ділових зустрічей;

Журнал обліку зразків виробів та матеріалів, сувенірів (подарунків), одержуваних від іноземців;

Журнал обліку зразків виробів та матеріалів, сувенірів (подарунків), що передаються іноземцям;

Журнал участі фахівців Держкомекології України в переговорах з іноземцями, які проводяться в інших відомствах та представництвах закордонних організацій в Україні;

Які вимоги до оформлення журналу?У журналі інформація подається у вигляді таблиці. Таблиця може розміщуватись на одному або на двох аркушах.

Формат листів журналу, їх кількість та спосіб брошурування можуть бути різними. Часто для ведення діловодних журналів використовують книги обліку, які продаються практично в будь-якому канцелярському магазині. Ці книжки мають щільну обкладинку. Вони зазвичай 72 аркуша формату А4 (з графлением горизонтальними лініями), скріплені двома металевими дужками. Варіантів тут може бути багато. Найбільшою мірою потреби конкретної організації вдається врахувати, коли журнали виготовляються на замовлення. У цьому випадку в журналі робиться друкарським способом вся розмітка по графах, друкуються необхідні відомості на обкладинці та в заголовній частині таблиць номери сторінок.

На обкладинці журналузазначаються: назви організації та структурного підрозділу, в якому ведеться журнал; назва журналу; дати початку та закінчення журналу; кількість листків; номер тому та інші відомості.

Склад реквізитів журналувизначається видом документів, для роботи з якими він використовується, та завданнями інформаційного пошуку. Так, наприклад, Журнал обліку вхідної кореспонденції може включати мінімальний набір реєстраційних реквізитів або передбачати докладний опис пошти, що надійшла.

---