Формування справ

На етапі підготовки документів до здачі до архіву одночасно у структурних підрозділах проводиться контроль правильності формування справ та їх оформлення. Як правило, увага звертається також на правильність оформлення справ у поточному діловодстві.

Формування справ – це процес групування виконаних документів у справу відповідно до номенклатури справ, та систематизація документів усередині справи. Зазвичай формування справ відбувається в підрозділах, де були створені документи або куди були передані для виконання. Виняток становлять невеликі організації, де формування справ може відбуватися централізовано. І тут відповідальність за формування може бути покладено однією посадова особа, відповідальна за діловодство (наприклад, секретаря). Дотримання правил оформлення справ допоможе в разі потреби оперативно знайти документ і забезпечити збереження справ у майбутньому.

Формування нової справи (за винятком специфічних сфер діяльності, де справи можуть мати тимчасових характер – судово-слідчого провадження, документи навчальних закладів, які формуються за навчальний рік та ін. відбувається на початку діловодного року.

«?»Згадайте, то таке діловодний рік. Чим він може відрізнятися від календарного?

«Основними правилами роботи архіву організацій» передбачено часткове та повне оформлення справ. Частковому оформленню справ підлягають справи з терміном зберігання до 10 років, і навіть справи, що у поточному діловодстві. Часткове оформлення справи передбачає дотримання неповного складу вимог: документи поміщаються в одну папку згідно з вимогами формування справи, на обкладинцісправи заповнюються основні графи (за винятком відомостей про державний архів), документи розташовують у зворотній хронологічній послідовності (див. нижче), справу не зшивають, не вказують у ньому завірювального напису, воно може містити металеві дужки, листи не нумерують.

Склад вимог, що пред'являються до повного оформлення архівної справи,розширено: після належного оформлення справа зберігатиметься довгий час або постійно. Його формують за результатами експертизи цінності при подальшій передачі його до архіву підприємства або на державне зберігання. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом.

«Правилами…» передбачені такі вимоги щодо повного оформлення архівної справи:

- у справу групують лише виконані документи;

- у справу, як правило, поміщають один екземпляр (оригінал) документа;

- документи, що стосуються одного й того ж питання, мають у своєму розпорядженні разом (наприклад, якщо йдеться про підготовку однієї розширеної наради, проведення конференції, підготовки та реалізації одного проекту тощо);

- документ поміщають у справу разом з його додатками; додатки обсягом понад 250 аркушів становлять окремий том, про що у документі робиться відмітка;

- У справу зазвичай поміщають документи з одним терміном зберігання. Інакше висловлюючись, не можна поміщати під одну обкладинку документи тимчасового та постійного термінів зберігання. Листування групують, як правило, за календарний рік і систематизують у хронологічній послідовності. Якщо листування продовжується з питання, яке розпочалося у попередньому році, документи включають у справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року. Залежно від специфіки діяльності підприємства листуванняможе групуватися також за один навчальний рік, театральний сезон та ін. Справа має містити не більше 250 листів при товщині не більше 4 см

У процесі формування справи важливо також дотримуватись відповідного порядку розташування документів:

- За хронологічним принципом: дата прийнятого документа визначається за датою надходження в організацію, вихідного, що надсилається, - за датою відправки в іншу організацію; особові відносини співробітників формуються у міру надходження документів);

- За питанняно-логічним принципом: усередині кожної справи можуть розташовуватися документи, що належать до одного питання, у прямому хронологічному порядку: наприклад, конкурсні заявки розташовуються в одній справі за алфавітом (прізвищами учасників конкурсу), усередині кожної заявки документи формуються за заздалегідь затвердженим списком, або за хронологією).

!Важливо пам'ятати,що при формуванні справ документи розташовуються абов зворотній (від документа «пізнішого» за датою до раннього), або прямий (від самого «раннього» до «пізнішого» ») хронологічної послідовності. Документи справи в поточному діловодстві, або справ з невеликим терміном зберігання формують у зворотній хронологічній послідовності, а в інших випадках - у прямій послідовності.

Ряд вимог, що з оформленням справи, дотримується ще стадії поточного (діловодчого) зберігання, наприклад, якщо йдеться оформлення обкладинки дела[2]. На відміну від справи з частковим оформленням (до 10 років зберігання), в архівній справі заповнюють усі графи обкладинки: найменування організації, структурного підрозділу, індекс справи, архівний шифр справи, номер справи (томи, частини) за річним розділом зведеного опису справ, заголовок справи. При зміні найменування організації(структурного підрозділу) протягом періоду, що охоплюється документами справи, або під час передачі справи в іншу організацію (в інший структурний підрозділ) на обкладинці справи вказують нове найменування цієї організації або організації-наступника, а колишнє найменування організації (структурного підрозділу) укладають у дужки.

Обов'язковими реквізитами обкладинки справи є кількість аркушів у справі, яка проставляється на підставі завірювального напису справи, та строки зберігання справи (на справах постійного зберігання пишеться: «Зберігати постійно». У тих випадках, коли справа складається з кількох томів (частин), на обкладинку кожного тома або частини виноситься загальний заголовок справи та заголовок кожного тому частини.У заголовках справ, що містять копії документів, вказується їх копійність.Справжність документів справи в заголовку не обговорюється.У разі, якщо архівні справи будуть передаватися на державне зберігання, необхідно заповнити відповідні графи обкладинки, у тому числі, найменування державного архіву, до якого справи організації будуть прийняті, коди архіву та організації.

«!»Дати справи можуть не вказуватися на обкладинці справ, що містять річні плани та звіти, оскільки вони вже відображені в заголовках справ.

У процесі оформлення обкладинки справи важливо правильно визначити крайні дати справи. На обкладинці справи вказуються арабськими цифрами останні дати справи – роки її закладу та закінчення. Якщо у справу включені документи, дати яких за крайні дати справи, то під датами справи з нового рядка робиться звідси запис: «У справі є документи за . роки».

Крайні дати справ будуть різними для кожного виду документів:

- для справ, що містять організаційно-розпорядчу та іншу документацію (протоколи, стенограми, листи, доповіді)і т.д.) – дати реєстрації або складання найранішого та найпізнішого документів;

- для справ, які з кількох томів (частин) – крайні дати документів справи;

- Для журналів реєстрації розпорядчих документів – точні календарні дати першого та останнього записів у журналі.

При оформленні архівної справи на самому його початку поміщаютьвнутрішній опис документів. Наприкінці її робиться підсумкова запис, у якій вказують цифрами та прописом кількість включених до неї документів та кількість аркушів внутрішнього опису. За необхідності складається новий підсумковий запис до внутрішнього опису та засвідчувальний напис справи. Підписує опис її укладач.

Приклад 4. Форма внутрішнього опису документів справи

ВНУТРІШНІЙ ОПИС документів од. хр. N ______________

N п/п

Індекс документа

Дата документу

Заголовок документа

Номери листів од. хр.

Примітка

Разом ___________________________________ документів.

(цифрами та прописом)

Кількість аркушів внутрішнього опису __________________________.

(цифрами та прописом)

Найменування посади особи,

склав внутрішній опис

документів справи Підпис Розшифровка підпису

---