Групова відмітка на видалення документів в 1С 8
Завдання позначки видалення всіх документів чи групи документів у основі 1С 8.3 постає перед користувачами регулярно. Вивчимо різні способи проведення цієї операції.
Правило №1. Зібралися видаляти чи змінювати об'єкти у базі 1С 8.3 – зробіть архівну копію.
Як помітити видалення з умовами відбору
Підходить для 1С 8.3 ЗУП, 1С 8.3 Управління торгівлею, 1С 8.3 Бухгалтерія та інших конфігурацій 1С 8.3. Вивчимо режим запуску програми 1С 8.3 Керований додаток.
Не всі знають, що ця обробка фактично замінила обробку Універсальний добір та обробка об'єктів. А позначка видалення в 1С 8.3 вважається службовим реквізитом об'єкта. Тому можна говорити про зміну реквізиту документа у разі бажання позначити документ на видалення.
Відкрити обробку Групова зміна реквізитів у 1С 8.3 можна з меню Адміністрація – Підтримка та обслуговування:
Або через Усі функції – Групова зміна реквізитів:
Поставимо завдання: в 1С 8.3 Бухгалтерія підприємства, ред.3.0 потрібно помітити видалення всі реалізації (акти, накладні) у сумі більше 10 000 крб. від організації “Іванів” за контрагентом “Тесляр+”.
Відкриємо обробку Групова зміна реквізитів у 1С 8.3. Виберемо Об'єкти для зміни (у вікні Змінити). Відразу серед реквізитів потрібного реквізиту Помітка видалення не побачимо. Тому натиснемо Додаткові параметри та встановимо прапор– Показувати службові реквізити:
Ось тепер бачимо на закладці Реквізити потрібний реквізит.
Правило №2. Будьте уважні. Заповнюйте поля у зведених прапорців, якщо хочете присвоїти реквізитам нове значення.
Встановимо галочку Позначка видалення. При цьому непросто встановимо галочку, а поставимо значення Так у полі Нове значення:
Примітка: Якщо в 1С 8.3 потрібно очистити значення реквізиту, наприклад, реквізит Підрозділ, то встановимо прапорець у відповідному рядку, а колонку Нове значення не заповнюватимемо.
На кнопці Всі елементи налаштуємо (на кнопці Додати умови відбору) відбір умов відповідно до поставленого завдання. Якщо не налаштовуватимемо, то будуть обрані всі Реалізації. У нашому випадку додамо відбори за:
- Організації і “Іванів”;
- Контрагенту одно "Тесник +";
- Сумі більше 10 000 руб.
Додамо умову "І" оскільки повинні одночасно виконувати всі умови. Щоправда, і так виконується умова "І", коли додаємо відбори. Але, наприклад, покажемо як групувати умови:
- "І" - повинні виконуватися всі умови одночасно,
- "АБО" - хоча б одне з згрупованих.
Виділимо три рядки жовтим кольором. Для цього натиснемо Згрупувати умови, оберемо – Група “І”:
Вибір об'єктів завершено. Натискаємо Ок. Далі програма 1С 8.3 повертає до основного вікна. Залишилось натиснути Змінити реквізити. У результаті 6 обраних об'єктів позначені видалення:
Однак, в результаті бачимо повідомлення: «Проведений документ не може бути помічений видалення»:
Тобто бачимо помилки. Якщо помилки пов'язані з самим документом, то можемо його відкрити з таблиці помилок, виправити помилку і натиснути кнопку Повторити зміни.
Варіант рішення у нашому випадку – натиснути кнопку Назад та додати ще один прапор зміни реквізитів Проведено – Ні:
Натискаємо кнопку Змінити реквізити та бачимо результат обробки – 6 елементів реквізити було змінено:
Перевіримо це. У журналі Реалізацій, зробивши відбір за контрагентом,бачимо, що відзначилися продажу з організації “ІП Іванов” контрагенту “Тесляр +” у сумі понад 10 000 крб.:
Як помітити на видалення групу документів
Щоб зробити групову позначку документів на видалення 1С 8.3, позначимо необхідні документи у вікні Вибору елементів для зміни (Змінити):
Далі встановлюємо позначку видалення, як у розглянутому вище прикладі.
Як помітити видалення в журналі документів
Обробку, розглянуту вище, є сенс використовувати в 1С 8.3 при складних відборах і великому обсязі документів, що видаляються. Якщо видаляються документи з одного журналу документів, можна зробити так.
У відкритому журналі документів Реалізацій встановлюємо відбір за контрагентом Тесляр+ та Організації Іванів ІП:
Натискаємо Ctrl+A – позначаємо всі документи відбору, потім при натиснутій клавіші Ctrl клацаємо документ, який не потрібно видаляти. Наприклад, реалізації менше 10 000 руб. Таким чином відібрали потрібні документи згідно з прикладом, виділеним кольором (у даному випадку жовтим):
Клацаємо правою кнопкою миші за списком. У контекстному меню, що випадає (або по кнопці Ще) вибираємо потрібну команду Позначити на видалення/Зняти позначку:
Отримуємо результат – 6 вибраних документів позначені на видалення:
Як помітити на видалення за допомогою обробки Універсальні підбір та обробка об'єктів
Для передплатників Інформаційно-технологічного супроводу (ІТС) є спеціальна обробка Універсальні Підбір І Обробка Об'єктів. Знайти її можна на диску ІТС у каталозі \1CITS\EXE\ExtReps\Unireps82\UniversalSelection\ або пошуком в онлайн версії ІТС.
Щоправда, працює вона лише за запуску 1С 8.3 як звичайного докладання. Для керованої програми можна знайтианалогічні обробки на сайтах розробників.
Скористайтеся обробкою для передплатників ІТС. Для цього налаштуємо запуск програми 1С 8.3 у звичайному режимі. Розглянемо приклад у програмі 1С 8.3 ЗУП 3.0. Запускаємо програму 1С ЗУП 3.0 у режимі Конфігуратор. У меню Сервіс-Параметри на закладці Запуск 1С Підприємства ставимо крапку, як на малюнку нижче, у додатку Товстий клієнт (звичайний додаток):
Натискаємо застосувати. Запускаємо програму 1С ЗУП 3.0 (8.3) у режимі Підприємство (можна за кнопкою F5 із конфігуратора). Тепер можна з меню Файл – Відкрити вибрати обробку із каталогу, де вона встановлена (або можна підключити її).
У вікні Об'єкт пошуку починаємо набирати слово "нарахування". Програма 1С ЗУП 3.0 (8.3) запропонує у списку варіанти. Обираємо об'єкт Нарахування зарплати та внесків:
Натискаємо кнопку Знайти Об'єкти. Отримуємо результат. Якщо якийсь об'єкт не хочемо помічати видалення, то знімемо галочку навпроти нього:
Переходимо на закладку Обробки. Вибираємо обробку Позначити на видалення, натиснувши на стрілку, переносимо її у праву частину вікна - Вибрані обробки. Натискаємо Виконати. Отримуємо результат:
Як помітити на видалення відразу всі документи без контролю цілісності посилання
Наприклад, цим способом можна скористатися, коли користувач 1С 8.3 вирішив повністю очистити від документів базу 1С 8.3, а наявні довідники та налаштування використовувати для обліку іншої організації.
У Головному меню (трикутник у лівому верхньому куті) вибираємо Усі функції. Знаходимо обробку Універсальний обмін даними у форматі XML:
На закладці Видалення даних цієї обробки можна вибрати не тільки відразу всі видалення документів, але й задати окремі види документів, період видалення. За замовчуванням 1С 8.3стоїть галочка Видаляти об'єкти, на які є права доступу:
Позначаємо галочкою всі документи. Залишається тільки натиснути кнопку Видалити. Але, звертаємо увагу, що без контролю цілісності посилання є сенс видаляти об'єкти конфігурації при чищенні бази 1С 8.3 або при налагодженні перенесення (попереджувальний напис від розробників). В інших випадках краще помічати об'єкти видалення.
Чому рекомендується спочатку позначати об'єкти видалення, а потім видаляти?
На зорі програм 1С головний бухгалтер якось сумно дивувалася: «Відкриваю видаткову накладну, а там у рядку з товаром товару немає. Куди він зник?». Виявилося, що менеджер вирішив почистити довідник. Товари від товарів, які компанія вже не продає. Не було ще тоді в програмі 1С (версії 7 і раніше) функції Контролю посилальної цілісності, тобто перевірки чи немає в інших об'єктах конфігурації посилань на об'єкт, що видаляється. Зазначимо, що у нашому прикладі використовуються посилання на товари у витратній накладній.