Імпортданих Excel у таблицю Access
Виберіть у вікні бази даних командуФайл › Зовнішні дані › Імпорт.
В менюТип файлу виберітьMicrosoft Office Excel (*.xls), потім у списку файлів вкажітьКаталогиЕхсеl.хls та клацніть на кнопціІмпорт. Також можна двічі клацнути на цьому файлі. У будь-якому випадку буде запущено майстер Імпорт електронної таблиці.
Насамперед майстру необхідно знати, що імпортується – вся таблиця чи його іменований спектр. Під іменованим діапазоном в Excel мається на увазі певний набір осередків, яких можна звертатися з використанням зазначеного імені. У цій таблиці іменованих діапазонів немає, тому залиште вибраним перемикачЛисти. Якщо ви встановите перемикачІменовані діапазони, список, розташований праворуч, не зміниться (оскільки іменованих діапазонів не існує). У нижній частині вікна майстра наведено дані таблиці. Клацніть на кнопціДалі.
У наступному вікні як імена полів можна вказати заголовки стовпців Excel. Рекомендується завжди встановлювати прапорецьПерший рядок містить заголовки стовпців. В іншому випадку імена полів оброблятимуться Excel як звичайні записи. Встановивши прапорець, клацніть на кнопціДалі.
Майстер дозволяє зберегти дані в новій таблиці або вже існуючій. За замовчуванням вибрано перемикачУ новій таблиці. Не змінюючи нічого у цьому вікні, клацніть на кнопціДалі.
У наступному вікні виконуються багато дій. По-перше, можна перейменувати будь-яке поле, вибравши його в нижньому списку та вказавши ім'я в елементі керуванняІм'я поля. По-друге, можна вказати індекс, про який розповідається в розділі 11 "Налаштування таблиць". Якщо Access важко в інтерпретаціїданих, активізується списокТип даних, за допомогою якого можна вказати тип даних для поля. Вибір прапорцяНе імпортувати (пропустити) поле призведе до скасування імпорту певного поля. Залишіть усі параметри без змін та клацніть на кнопціДалі.
На цьому етапі майстер має намір допомогти у визначенні первинного ключа. За промовчанням передбачається створення нового ключа автонумерації. Виберіть перемикач Визначити ключ, а потім, у розкривному списку праворуч, опцію Ім'я. Потім клацніть на кнопціДалі(2) (інформація про первинні ключі міститься в розділі 4, "Планування бази даних").
В останньому вікні надайте новій таблиці ім'я. ТаблицяКаталоги вже існує, тому введіть ім'яКаталогиІзЕхсеl та клацніть на кнопціГотово. На екрані з'явиться повідомлення про імпорт електронної таблиці. Клацніть на кнопціОК.
У вікніРослини: база даних Знайдіть нову таблицю та відкрийте її. Таблиця з імпортованими даними показано на рис. 16.3. Вона дуже схожа на вихідну таблицюКаталоги- у них навіть загальний первинний ключ. Дані у процесі виконання операцій експорту-імпорту практично не змінилися
MS Access. Використання форм для введення та простіру даних
Призначення форм
Форми в Microsoft Access створюють для того, щоб полегшити введення та редагування даних, забезпечити їх висновок у зручному для користувача поданні. За допомогою подібних об'єктів можна робити доступною лише частину даних, автоматично вибирати інформацію зі зв'язаних таблиць, обчислювати значення виразів і т.д.
Форми - це об'єкти, призначені, в основному, для введення та відображення даних на екрані, хоча вони можуть бути роздруковані тамістити так званіелементи управління, такі як поля, списки, прапорці, перемикачі та ін.
У форми можна поміщати командні кнопки для відкриття інших форм, виконання запитів або команд меню, фільтрації даних, що виводяться на екран, організації виведення повідомлень або друку інформації (зокрема, можна встановити різні набори опцій для виведення форми на екран і на друк). Таким чином, форми дозволяють керувати ходом виконання програми та є основним засобом організації інтерфейсу користувача в Microsoft Access.
Основні способи створення форм
При створенні форми слід вказати ім'я таблиці або запит, що є джерелом відомостей і вибрати спосіб створення форми (крім режиму конструктора можна створити форму за допомогою майстра, створити форму-діаграму підвищення наочності числових даних або зведену таблицю типу зведеної таблиці Microsoft Excel).
За допомогоюмайстри форм можна створювати форми на основі однієї або декількох таблиць та/або запитів, а потім удосконалювати їх у режимі конструктора. Майстер форм розбиває процес створення форми на кілька етапів, кожному з яких потрібно встановити певні параметри для вказівки доступних полів, зв'язків та зовнішнього вигляду форми.
Автоформи в стовпець, стрічкова ітаблична є різними варіантами подання інформації з вихідної таблиці.Автоформа в стовпецьвідображає кожен запис джерела у вигляді набору елементів керування, які відповідають полям запису, розташованим в один стовпець. Устрічковій автоформізаписи слідують один за одним, і кожен відображається у вигляді набору елементів керування, що відповідають полям запису, розташованим в один рядок. Записи із джерела данихтабличногоавтоформівідображаються у вигляді таблиці.
Розробку структури, зміна зовнішнього вигляду форми, додавання та видалення елементів управління можна проводити вручну як конструктора.
Режими роботи з формами
При роботі з формами можна використовувати три режими:
Перемикання між режимами здійснюється відповідними командами менюВид (або кнопкою на панелі інструментів).
Обов'язковим розділом, що визначає основну частину форми, єОбласть даних, в якій розміщуються відомості, які вибираються для виведення з базової таблиці або запиту. Під час друку багатосторінкової форми цей розділ відображається на кожній сторінці.
Розміщення у формі пов'язаних із джерелом записів із джерелом записів даних спрощується, якщо використовуватисписок полів. Його можна відкрити, виконавши командуВид / Список полів (кнопка на панелі інструментів Конструктор форм). Для створення у формі зв'язаного елемента управління слід вибрати в списку ім'я поля та перемістити його в потрібну позицію. При цьому автоматично створюється елемент, який відповідає типу даних у вибраному полі.
Панель елементів
Робота зі створення незв'язаних та обчислюваних елементів у режимі конструктора форм відбувається, в основному, за допомогоюпанелі елементів. Її можна викликати командою менюВид / Панель елементів (кнопка на панелі інструментів Конструктор форм).
Вибравши потрібний елемент на панелі, слід помістити вказівник миші у потрібній області форми (він перетвориться на значок вибраного елемента) і клацнути лівою кнопкою.
Перерахуємо кнопки панелі елементів (зліва направо та зверху вниз):
Вибір об'єктів - використовується для виділення, зміни розмірів, переміщення таредагування елемента керування, за умовчанням натиснуто;
Майстри - допомагає загалу властивості відповідних елементів, за замовчуванням включена;
Напис- використовується для створення області тексту;
Поле- використовується для створення однойменного елемента управління, що служить для виведення тесту, чисел, дат, обчислюваних виразів; цей елемент можна пов'язати з одним із полів таблиці або запиту;
Група перемикачів - використовується для створення елементів керування (групи перемикачів, прапорців або вимикачів);
Вимикач, Перемикач, Прапорець - елементи управління, що приймають значення Так/Ні, які можна пов'язати з полем базової таблиці (запиту) та/або використовувати для організації діалогу з користувачем;
Поле зі списком, Список — використовуються для створення елементів керування, що містять список потенційних значень, які можна внести до рядка властивостіДжерело рядків або використовувати підстановку з наявної таблиці або запиту;
Кнопка - елемент керування, за допомогою якого можна активізувати функцію або макрос;
, - засоби для вставки у форму малюнка, рамок (пов'язаних та вільних), малювання ліній та прямокутників;
Розрив сторінки,Вкладка - елементи, що дозволяють розділити інформацію із джерела записів на окремі сторінки (вкладки);
Підлегла форма/звіт - для включення до цієї форми інформації з додаткового джерела. Як правило, як підлегла форма використовується об'єкт (форма, запит, таблиця), пов'язаний з вихідним. Тож у підлеглому об'єкті найчастіше відбиваються в повному обсязі записи, лише відповідні певному значенню деякого поля головної форми.